Scénario :
Vous souhaitez migrer un système DocuWare sur site vers le cloud.
Solution :
La première tâche à effectuer avant de commencer la migration consiste à mettre à niveau le système DocuWare sur site vers la même version que le système en nuage.
Téléchargez toujours la dernière mise à jour de DocuWare pour vous assurer que vous disposez de tous les correctifs les plus récents.
Il n'existe pas de scripts permettant de répliquer le système sur site dans le cloud. La quasi-totalité de la migration du système DocuWare et des flux de travail doit être effectuée manuellement.
- Les utilisateurs peuvent être synchronisés à partir d'Active Directory ou de LDAP s'ils sont utilisés dans le système sur site.
- Les formulaires peuvent être exportés et réimportés dans le cloud.
- Les paramètres de l'armoire peuvent être exportés et réimportés dans le cloud.
- Tous les flux de travail peuvent être exportés et réimportés dans le nuage. (Applicable uniquement pour les versions 7.4 ou supérieures)
- Les configurations de traitement des documents peuvent être exportées puis importées dans le nuage.
- Les configurations d'exportation de données peuvent être exportées puis importées dans le nuage.
L'ordre suggéré pour la réplication du système sur site est le suivant :
- Répliquer les groupes, les rôles et les profils de fonction.
- Répliquer les utilisateurs.
- Exporter et importer les paramètres de l'armoire de classement.
- Répliquer les cachets publics. (Remarque : les timbres privés doivent être recréés par le propriétaire du timbre).
- Exporter et importer des formulaires.
- Répliquer toutes les configurations de capture.
- Répliquer tous les flux de travail vers le système de gestion de l'information.Reproduisez tous les flux de travail à utiliser dans le nuage.
- Reproduisez tous les autres paramètres de configuration nécessaires.
- Transférez ou synchronisez les documents.
Planifiez le transfert ou la synchronisation des documents.
Synchronisation :
Conçue pour maintenir la synchronisation de 2 armoires à dossiers ou plus en transférant les documents nouveaux et modifiés entre ces armoires. La synchronisation dispose également d'une option miroir, qui peut être utilisée pour envoyer les nouveaux documents et les documents modifiés dans une seule direction. Pour une migration du système sur site vers le cloud, l'option miroir est le meilleur choix.
Avantages :
- Maintient une relation entre les documents sources et les documents cibles.
- Peut être exécuté autant de fois que nécessaire si les documents sont modifiés dans le système sur site.
Inconvénients :
- Ne peut pas être utilisé avec des armoires qui sont dotées d'un contrôle de version.
Suppression de documents dans l'armoire cible.
Si une tâche de synchronisation est exécutée pour copier des documents dans le nuage et que des documents sont supprimés dans l'armoire du nuage, ces documents ne peuvent plus être synchronisés à nouveau dans le nuage. La raison en est que les documents supprimés sont marqués de manière à ne pas être resynchronisés.
Il est important de se rappeler que vous ne pouvez pas effectuer une synchronisation et décider ensuite de supprimer tous les documents dans le nuage et de recommencer.
Transfert :
Conçu pour copier ou déplacer des documents d'une armoire à l'autre.
Avantages :
- Des taux de transfert assez rapides peuvent être atteints avec Transfert car il n'effectue aucune comparaison entre la source et la cible. (En fonction de la taille du document, du nombre de pages, etc.).
- La possibilité de supprimer les documents source après un transfert réussi constitue un moyen efficace d'éviter les doublons et de redémarrer le transfert en toute sécurité.
Inconvénients :
- Comme il n'existe aucune relation entre les documents source et cible, il est possible que des documents en double soient créés dans l'armoire cible si la tâche de transfert est redémarrée ou réexécutée. Le transfert ne conserve pas de trace de ce qui a été transféré. Si l'option "Supprimer le document source" n'est pas utilisée, un filtre efficace doit être mis en place dans la configuration du transfert.
- Les modifications apportées aux documents de l'armoire source après le transfert n'apparaîtront pas dans l'armoire cible. Un nouveau transfert de ces documents est nécessaire.
Suggestions de choses à faire et à ne pas faire :
En général :
- Effectuez une sauvegarde complète de la base de données et du système de fichiers sur site avant de migrer une armoire.
- Vérifiez que tous les champs de date personnalisés sont corrects avant de commencer une synchronisation ou un transfert si la base de données du système sur site est MySQL. En effet, MySQL ne vérifie pas la validité d'une date, si ce n'est qu'elle doit être antérieure au 01/01/0001. Les bases de données DocuWare Cloud sont Microsoft Azure et n'acceptent aucune date antérieure au 01/01/1753. Toute date erronée supérieure à 1753 ne sera pas synchronisée ou transférée.
- Vérifiez la correspondance des champs entre les armoires source et cible afin de vous assurer que toutes les valeurs d'index sont correctement synchronisées/transférées. Ceci est essentiel si l'armoire en nuage a été créée manuellement.
Lorsque vous utilisez la synchronisation :
- Ne supprimez pas de documents dans l'armoire en nuage. Ces documents ne pourront pas être resynchronisés.
- N'autorisez pas (dans la mesure du possible) le stockage de nouveaux documents afin d'éviter d'avoir à exécuter plusieurs tâches de synchronisation sur une armoire.
- Limitez les utilisateurs à la lecture seule dans l'armoire sur site.
Si un utilisateur est en train de modifier un document lorsque la synchronisation tente d'y accéder, le document sera ignoré.
Lors de l'utilisation du transfert :
- N'autorisez pas le stockage de nouveaux documents dans le système sur site.
- N'autorisez pas la mise à jour ou le redémarrage du serveur sur site pendant un transfert. Un transfert qui ne se signale pas comme étant terminé (que ce soit par erreur ou par succès) redémarrera automatiquement. Il en résultera des enregistrements en double dans l'armoire en nuage.
- Limitez les utilisateurs à la lecture seule dans l'armoire à archives sur site en cours de transfert. Si un utilisateur est en train de modifier un document lorsque le transfert tente d'y accéder, le document sera ignoré.
- Utilisez l'option "Supprimer le document source" afin d'éviter les enregistrements en double et de disposer d'une méthode simple et sûre pour redémarrer le travail. Cette option permet également de dresser facilement la liste de tous les documents qui n'ont pas été transférés. Il est essentiel de disposer d'une sauvegarde complète lorsque l'on utilise cette option.
Audit d'un transfert :
Dans certaines situations, pour diverses raisons, il n'est pas possible ou souhaitable d'utiliser l'option "Supprimer le document source" lors d'un transfert de documents. Dans ce cas, il faut veiller à ne pas créer de documents en double et à pouvoir isoler les documents qui ne sont pas transférés afin d'en corriger la cause.
Cette méthode de contrôle du transfert est assez technique et nécessite un suivi constant de la progression du transfert. Il est également impératif de prêter attention aux détails.
Pour réaliser un transfert contrôlable, nous devons créer une relation entre les documents sources et le nouveau document dans le nuage.
Créez 2 nouveaux champs dans l'armoire sur site
ORIGDOCID type NUMERIC
TRANSFERRED type TEXT
- Créez les mêmes champs dans l'armoire Cloud.
- Créez une tâche AutoIndex pour transférer le Doc Id vers le champ ORIGDOCID dans l'armoire on-premise.
-Créez la tâche de transfert, en vous assurant que le champ ORIGDOCID est correctement mappé de l'armoire sur site vers l'armoire cloud.
- Définissez un filtre sur la tâche de transfert pour ne transférer que les documents dont le champ TRANSFERRED est VIDE.
- Exécutez le transfert.
Si le transfert échoue ou se termine avec des documents non transférés, ne le relancez pas tant qu'un audit n'a pas été effectué.
Réalisation de l'audit :
- Exécutez une extraction globale dans l'armoire Cloud et produisez la liste des résultats au format CSV.
- Établissez une connexion au fichier CSV dans le système sur site.
- Créez un flux de travail AutoIndex pour itérer le fichier CSV et faire correspondre l'ORIGDOCID dans le CSV à l'ID du document dans l'armoire sur site.
- Lorsqu'une correspondance est trouvée, écrire une entrée fixe dans le champ TRANSFERRED. L'entrée peut être ce que vous voulez - par exemple la date du jour.
- Vous pouvez maintenant effectuer une recherche dans l'armoire sur site où TRANSFERRED est VIDE() et inspecter les documents qui n'ont pas été transférés pour d'éventuelles raisons.
Le transfert peut maintenant être réexécuté sans risque de doublons. En cas d'échec, vous devez répéter les étapes d'audit pour mettre à jour l'indicateur TRANSFERRED sur les documents nouvellement transférés avant de réexécuter le transfert.
KBA applicable aux organisations en nuage et sur site
Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.
