シナリオ
既存のDocuWareオンプレミスシステムをクラウドに移行したい。
解決策
移行を開始する前に最初に行う作業は、オンプレミスのDocuWareシステムをクラウドと同じバージョンにアップグレードすることです。
常に最新のDocuWareアップデートをダウンロードし、すべての最新パッチが適用されていることを確認してください。
オンプレミスシステムをクラウドに複製するスクリプトはありません。DocuWareシステムとワークフローの移行は、ほぼすべて手動で行う必要があります。
- オンプレミスシステムでActive DirectoryやLDAPを使用している場合、そこからユーザーを同期することができます。
- フォームをエクスポートしてクラウドに再インポートすることができます。
- ファイルキャビネットの設定をエクスポートしてクラウドに再インポートすることができます。
- すべてのワークフローをクラウドにエクスポートおよび再インポートできます。(バージョン 7.4 以降にのみ適用）。
- 文書処理設定をエクスポートし、クラウドにインポートできます。
- エクスポート データ構成は、エクスポートしてからクラウドにインポートできます。
- グループ、ロール、および機能プロファイルをレプリケートします。
- ユーザーをレプリケートします。
- ファイルキャビネット設定をエクスポートおよびインポートします。
- パブリックスタンプをレプリケートします。 (注：プライベートスタンプは、スタンプの所有者が再作成する必要があります）
- フォームのエクスポートとインポート
- すべてのキャプチャ構成を複製します。
- すべてのワークフローを複製します。
- 必要に応じて、その他のすべての構成設定を複製します。
- ドキュメントを転送または同期します。
ドキュメントを転送するか同期するかを計画します。
同期:
2つ以上のファイルキャビネットを「同期」させるように設計されており、これらのキャビネット間で新しいドキュメントや変更されたドキュメントを転送することができます。同期にはミラーオプションもあり、新規文書や変更文書を一方向にのみ送信することができます。オンプレミスからクラウドへの移行には、ミラーオプションが最適です。
長所：
- ソース文書とターゲット文書の関係を維持する。
- オンプレミスシステムで文書が変更された場合、何度でも再実行できる。
短所：
- バージョン管理が有効なファイルキャビネットでは使用できない。
ターゲットキャビネットの文書を削除する。
クラウドにドキュメントをコピーするために同期ジョブを実行し、クラウドキャビネットでドキュメントが削除された場合、それらのドキュメントはクラウドに再度同期することができなくなります。その理由は、削除されたドキュメントにはフラグが立てられ、再同期されないようになっているからです。
重要なことは、同期を実行した後、クラウド上のすべてのドキュメントを削除してやり直すことはできないということです。
転送:
ドキュメントをあるファイルキャビネットから別のファイルキャビネットにコピーまたは移動するように設計されています。
長所：
- 転送ではソースとターゲットの比較を行わないため、かなり高速な転送が可能です。(ドキュメントのサイズ、ページ数などに依存)
- 転送成功後にソースドキュメントを削除できるため、重複を避ける効果的な手段となり、転送のフェイルセーフな再開が可能です。
短所：
- ソースドキュメントとターゲットドキュメントの間に関係がないため、転送ジョブを再開または再実行すると、ターゲットファイルキャビネットに重複したドキュメントが作成される可能性があります。転送は転送内容の記録を残しません。もし "ドキュメントを転送後にソースファイルキャビネットから削除 "オプションを使用しない場合は、転送設定に効果的なフィルターを実装する必要があります。
- 転送後にソースキャビネットのドキュメントに加えられた変更は、ターゲットキャビネットには表示されません。これらのドキュメントの再転送が必要です。
推奨される「すべきこと」と「すべきでないこと」：
一般的に:
- ファイルキャビネットを移行する前に、オンプレミスのデータベースとファイルシステムの適切な完全バックアップを取ってください。
- オンプレミスのシステムデータベースがMySQLの場合、同期化または転送を開始する前に、すべてのカスタム日付フィールドで正しい日付を確認して ください。MySQLでは、01/01/0001より新しい日付であることを除いて、日付の有効性をチェックしないためです。DocuWare CloudのデータベースはMicrosoft Azureであり、01/01/1753より古い日付は受け付けません。1753より古い日付が誤って入力されると、同期または転送に失敗します。
- すべてのインデックス値が正しく同期/転送されていることを確認するために、ソースとターゲットのファイルキャビネット間のフィールドマッピングを確認してください。クラウドキャビネットが手動で作成されている場合、これは非常に重要です。
同期を使用する場合：
- クラウドファイルキャビネット内のドキュメントを削除しないでください。これらのドキュメントは再同期できません。
-1つのキャビネットで複数の同期ジョブを実行することを避けるために、（可能な限り）新しいドキュメントの保存を許可しないでください。
- オンプレミスのファイルキャビネットでは、ユーザーを読み取り専用に制限してください。
同期がドキュメントにアクセスしようとしたときに、ユーザーがドキュメントを編集していた場合、そのドキュメントはスキップされます。
転送を使用する場合：
- オンプレミスシステムに新しい文書の保存を許可しない。
- 転送中にオンプレミスのサーバーを更新したり、再起動したりしないでください。 完了フラグが立っていない転送（エラーまたは成功）は、自動的に再起動されます。この結果、クラウドキャビネットに重複レコードが発生します。
- 転送されるオンプレミスのファイルキャビネットでは、ユーザーを読み取り専用に制限してください。転送がドキュメントにアクセスしようとしたときに、ユーザーがドキュメントを編集していた場合、そのドキュメントはスキップされます。
- 重複レコードを回避し、ジョブを再起動する簡単なフェールセーフ方法を提供するために、"ソースドキュメントを削除 "オプションを使用します。このオプションは、転送されなかったすべての文書を簡単にリストアップすることもできます。 このオプションを使用する場合、フルバックアップが重要です。
転送の監査:
ドキュメントを転送する際、様々な理由で "ドキュメントを転送後にソースファイルキャビネットから削除 "オプションを使用できない、または使用したくない状況があります。このような状況では、重複文書が作成されないように細心の注意を払い、転送されない文書を切り分け、原因を修正できるようにしなければなりません。
この転送制御方法はかなり技術的であり、転送の進行状況を常に監視する必要があることに注意してください。細部への注意も不可欠です。
監査可能な転送を実現するには、ソース文書とクラウド上の新しい文書との間にリレーションシップを作成する必要があります。
オンプレミスのキャビネットに2つの新しいフィールドを作成する
ORIGDOCID タイプ NUMERIC
TRANSFERRED タイプ TEXT
- クラウドのキャビネットに同じフィールドを作成します。
- Doc Id をオンプレミスのキャビネットの ORIGDOCID フィールドに転送する AutoIndex ジョブを作成します。
- 転送ジョブを作成し、ORIGDOCIDがオンプレミスからクラウドファイルキャビネットに正しくマッピングされていることを確認します。
- 転送ジョブでフィルターを設定し、TRANSFERREDフィールドがEMPTYであるドキュメントのみを転送します。
- 転送を実行します。
転送が失敗した場合、または転送されていない文書で終了した場合は、監査が実行されるまで再実行しないでください。
監査の実行:
- クラウドキャビネットでグローバル検索を実行し、結果リストを CSV に出力します。
- オンプレミスシステムで CSV ファイルへのファイル接続をセットアップします。
- AutoIndex ワークフローを作成して CSV ファイルを繰り返し、CSV の ORIGDOCID とオンプレミスのファイルキャビネットの Doc Id を一致させます。
- 一致が見つかったら、TRANSFERRED フィールドに固定エントリーを書き込みます。
- これで、TRANSFERREDがEMPTY()であるオンプレミスのキャビネットで検索を実行し、考えられる理由で転送されなかった文書を検査することができます。
これで、重複の可能性を排除して転送を再実行できます。再度、失敗した場合は、転送を再実行する前に、新たに転送された文書のTRANSFERREDフラグを更新する監査手順を繰り返す必要があります。
クラウドとオンプレミスの両方の組織に適用可能なKBA
ご注意：この記事は英語からの翻訳です。この記事に含まれる情報は、オリジナルの英語版製品に基づくものです。翻訳版の記事で使用されている文法などには、細かい誤りがある場合があります。翻訳の正確さを完全に保証することは出来かねますが、ほとんどの場合、十分な情報が得られると思われます。万が一、疑問が生じた場合は、英語版の記事に切り替えてご覧ください。