Szenario:
Sie möchten ein bestehendes DocuWare On-Premise-System in die Cloud migrieren.
Lösung:
Bevor Sie mit der Migration beginnen, müssen Sie zunächst das On-Premise DocuWare-System auf die gleiche Version wie die Cloud aktualisieren.
Laden Sie immer das neueste DocuWare-Update herunter, um sicherzustellen, dass Sie alle aktuellen Patches haben.
Es gibt keine Skripte, die das On-Premise-System in der Cloud replizieren können. Fast die gesamte Migration des DocuWare-Systems und der Arbeitsabläufe muss manuell durchgeführt werden.
- Benutzer können aus Active Directory oder LDAP synchronisiert werden, wenn dies im On-Premise-System verwendet wird.
- Formulare können exportiert und wieder in die Cloud importiert werden.
- Archiveinstellungen können exportiert und wieder in die Cloud importiert werden.
- Alle Arbeitsabläufe können in die Cloud exportiert und wieder importiert werden. (Gilt nur für Versionen 7.4 oder höher)
- Konfigurationen für die Dokumentenverarbeitung können exportiert und anschließend in die Cloud importiert werden.
- Konfigurationen für den Datenexport können exportiert und anschließend in die Cloud importiert werden.
Die vorgeschlagene Reihenfolge für die Replikation des On-Premise-Systems lautet:
- Replizieren von Gruppen, Rollen und Funktionsprofilen.
- Replizieren von Benutzern.
- Exportieren und Importieren von Archiveinstellungen.
- Replizieren von öffentlichen Stempeln. (Hinweis: Private Stempel müssen vom Eigentümer des Stempels neu erstellt werden).
- Exportieren und Importieren von Formularen.
- Replizieren aller Erfassungskonfigurationen.
-Replizieren Sie alle Workflows, die in der Cloud verwendet werden sollen.
- Replizieren Sie alle anderen Konfigurationseinstellungen nach Bedarf.
- Übertragen oder Synchronisieren von Dokumenten.
Planen Sie, ob Dokumente übertragen oder synchronisiert werden sollen.
Synchronisierung:
Entwickelt, um 2 oder mehr Archive "synchron" zu halten, indem optional neue und geänderte Dokumente zwischen diesen Archiven übertragen werden. Die Synchronisierung verfügt auch über eine Spiegelungsoption, mit der neue und geänderte Dokumente nur in eine Richtung übertragen werden können. Für eine Migration von On-Premise in die Cloud ist die Spiegelungsoption die beste Wahl.
Vorteile:
- Behält eine Beziehung zwischen den Quell- und Zieldokumenten bei.
- Kann beliebig oft erneut ausgeführt werden, wenn Dokumente im On-Premise-System geändert werden.
Nachteile:
- Kann nicht mit Aktenschränken verwendet werden, die die Versionskontrolle aktivieren.
Löschen von Dokumenten im Zielarchiv.
Wenn ein Synchronisierungsauftrag ausgeführt wird, um Dokumente in die Cloud zu kopieren, und Dokumente im Cloud-Schrank gelöscht werden, können diese Dokumente nicht mehr erneut in die Cloud synchronisiert werden. Der Grund dafür ist, dass die gelöschten Dokumente gekennzeichnet sind, so dass sie nicht erneut synchronisiert werden.
Wichtig ist, dass Sie keine Synchronisierung durchführen und dann beschließen, alle Dokumente in der Cloud zu löschen und neu zu beginnen.
Übertragen:
Zum Kopieren oder Verschieben von Dokumenten von einem Archiv in ein anderes.
Vorteile:
- Mit Übertragen können recht schnelle Übertragungsraten erzielt werden, da kein Vergleich zwischen Quelle und Ziel durchgeführt wird. (Abhängig von der Größe des Dokuments, der Anzahl der Seiten usw.).
- Die Möglichkeit, die Quelldokumente nach einer erfolgreichen Übertragung zu löschen, bietet ein wirksames Mittel zur Vermeidung von Duplikaten und einen ausfallsicheren Neustart der Übertragung.
Nachteile:
- Da es keine Beziehung zwischen den Quell- und Zieldokumenten gibt, ist es möglich, dass doppelte Dokumente im Zieldateischrank erstellt werden, wenn der Übertragungsauftrag neu gestartet oder erneut ausgeführt wird. Transfer speichert nicht, was übertragen wird. Wenn die Option "Quelldokument löschen" nicht verwendet wird, muss in der Übertragungskonfiguration ein wirksamer Filter implementiert werden.
- Änderungen, die an Dokumenten im Quellarchiv nach der Übertragung vorgenommen werden, erscheinen nicht im Zielarchiv. Eine erneute Übertragung dieser Dokumente ist erforderlich.
Empfohlene Do's und Don'ts:
Allgemein:
- Erstellen Sie vor der Migration eines Archivs eine vollständige Sicherung der lokalen Datenbank und des Dateisystems.
- Überprüfen Sie alle benutzerdefinierten Datumsfelder auf korrekte Daten, bevor Sie eine Synchronisierung oder Übertragung starten, wenn die lokale Systemdatenbank MySQL ist. Der Grund dafür ist, dass MySQL die Gültigkeit eines Datums nicht überprüft, außer dass es neuer als 01/01/0001 ist. Die DocuWare Cloud-Datenbanken sind Microsoft Azure-Datenbanken und akzeptieren keine Daten, die älter sind als 01/01/1753. Alle falsch eingegebenen Daten, die älter als 1753 sind, werden nicht synchronisiert oder übertragen.
- Überprüfen Sie die Feldzuordnungen zwischen Quell- und Zieldateiarchiv, um sicherzustellen, dass alle Indexwerte korrekt synchronisiert/übertragen werden. Dies ist besonders wichtig, wenn das Cloud-Archiv manuell erstellt wurde.
Bei Verwendung der Synchronisierung:
- Löschen Sie keine Dokumente im Cloud-Archiv. Diese Dokumente können nicht erneut synchronisiert werden.
- Erlauben Sie (wenn möglich) nicht die Speicherung neuer Dokumente, um zu vermeiden, dass mehrere Synchronisierungsaufträge für ein Archiv ausgeführt werden müssen.
- Beschränken Sie die Benutzer im lokalen Archiv auf den Lesezugriff.
Wenn ein Benutzer ein Dokument bearbeitet, während die Synchronisierung versucht, darauf zuzugreifen, wird das Dokument übersprungen.
Bei der Verwendung von Transfer:
- Erlauben Sie keine Speicherung von neuen Dokumenten im On-Premise-System.
- Lassen Sie nicht zu, dass der On-Premise-Server während einer Übertragung aktualisiert oder neu gestartet wird. Eine Übertragung, die sich nicht selbst als abgeschlossen kennzeichnet (entweder durch Fehler oder Erfolg), wird automatisch neu gestartet. Dies führt zu doppelten Datensätzen im Cloud-Archiv.
- Schränken Sie die Leseberechtigung der Benutzer in dem zu übertragenden lokalen Archiv ein. Wenn ein Benutzer ein Dokument bearbeitet, während die Übertragung versucht, darauf zuzugreifen, wird das Dokument übersprungen.
- Verwenden Sie die Option "Quelldokument löschen", um doppelte Datensätze zu vermeiden und eine einfache, ausfallsichere Methode zum Neustart des Auftrags bereitzustellen. Mit dieser Option ist es auch einfach, alle Dokumente aufzulisten, die nicht übertragen wurden. Bei Verwendung dieser Option ist eine vollständige Datensicherung unerlässlich.
Überprüfen einer Übertragung:
Es gibt Situationen, in denen es aus verschiedenen Gründen nicht möglich oder wünschenswert ist, die Option "Quelldokument löschen" bei der Übertragung von Dokumenten zu verwenden. In diesem Fall muss sehr sorgfältig darauf geachtet werden, dass keine doppelten Dokumente erstellt werden und dass es möglich ist, alle Dokumente, die nicht übertragen werden, zu isolieren, damit die Ursache behoben werden kann.
Beachten Sie, dass diese Methode der Kontrolle der Übertragung recht technisch ist und eine ständige Überwachung des Übertragungsfortschritts erfordert. Auch die Aufmerksamkeit für Details ist unabdingbar.
Um eine überprüfbare Übertragung zu erreichen, müssen wir eine Beziehung zwischen den Quelldokumenten und dem neuen Dokument in der Cloud herstellen.
Erstellen Sie 2 neue Felder im lokalen Schrank
ORIGDOCID Typ NUMERIC
TRANSFERRED Typ TEXT
- Erstellen Sie die gleichen Felder im Cloud-Schrank.
- Erstellen Sie einen AutoIndex-Auftrag, um die Doc Id in das Feld ORIGDOCID im lokalen Schrank zu übertragen.
-Erstellen Sie den Auftrag "Transfer" und stellen Sie sicher, dass die ORIGDOCID korrekt vom lokalen in das Cloud-Archiv übertragen wird.
- Setzen Sie einen Filter für den Übertragungsauftrag, um nur Dokumente zu übertragen, bei denen das Feld TRANSFERRED LEER ist.
- Führen Sie die Übertragung durch.
Wenn die Übertragung fehlschlägt oder mit nicht übertragenen Dokumenten endet, führen Sie sie nicht erneut durch, bis eine Prüfung durchgeführt wurde.
Durchführung der Prüfung:
- Führen Sie einen globalen Abruf im Cloud-Archiv aus und geben Sie die Ergebnisliste als CSV-Datei aus.
- Richten Sie eine Dateiverbindung zur CSV-Datei im lokalen System ein.
- Erstellen Sie einen AutoIndex-Workflow, um die CSV-Datei zu iterieren und die ORIGDOCID in der CSV mit der Doc Id im lokalen Archiv abzugleichen.
- Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, schreiben Sie einen festen Eintrag in das Feld TRANSFERRED. Der Eintrag kann ein beliebiger Wert sein - zum Beispiel das aktuelle Datum.
- Jetzt können Sie eine Suche im lokalen Archiv durchführen, bei der TRANSFERRED EMPTY() ist, und die Dokumente, die nicht übertragen wurden, auf mögliche Gründe hin untersuchen.
Die Übertragung kann nun erneut durchgeführt werden, ohne dass es zu Duplikaten kommen kann. Wenn die Übertragung fehlschlägt, müssen Sie die Prüfungsschritte wiederholen, um das TRANSFERRED-Kennzeichen für neu übertragene Dokumente zu aktualisieren, bevor Sie die Übertragung erneut ausführen.
KBA gilt sowohl für Cloud- als auch für On-Premise-Organisationen
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine Übersetzung aus dem Englischen. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Originalversion(en) des Produkts. In der übersetzten Version unserer Artikel können kleinere Fehler enthalten sein, z.B. in der Grammatik. Wir können zwar nicht für die vollständige Richtigkeit der Übersetzung garantieren, aber in den meisten Fällen werden Sie sie als ausreichend informativ empfinden. Im Zweifelsfall wechseln Sie bitte zurück zur englischen Version dieses Artikels.
