Que fait exactement l'indexation intelligente ?
L'indexation intelligente vous aide dans votre travail quotidien, en indexant automatiquement et intuitivement des champs d'index préconfigurés, ce qui vous permet de gagner un temps précieux lors de l'archivage de vos documents.
Après avoir installé et configuré l'indexation intelligente, le système doit d'abord être correctement formé.
Veillez à toujours utiliser l'"indexation en un clic" (marquer avec la souris) pour remplir les champs de DocuWare.
Si l'indexation intelligente a été correctement apprise pour les différents types de documents, le système reconnaît automatiquement les termes d'indexation sur le document et les saisit dans les champs d'indexation prédéfinis de la boîte de dialogue du magasin.
La couleur du bord gauche du champ d'indexation indique dans quelle mesure le résultat a pu être reconnu.
Rouge - aucun terme d'indexation correspondant n'a été trouvé sur le document
Jaune - le terme d'indexation a été trouvé, mais l'affectation n'est pas correcte à 100 %
Vert - le terme d'indexation a été trouvé et indexé avec succès
L'indexation intelligente peut ainsi remplacer complètement la saisie manuelle. Vous pouvez ainsi saisir les données de manière plus efficace et plus précise.
Différence entre Intelligent Indexing Cloud et Intelligent Indexing On-Premises
L'indexation intelligente peut être connectée à DocuWare de deux manières différentes.
D'une part, nous proposons l'indexation intelligente en tant que service en nuage, géré et développé en permanence par DocuWare.
Toutes les organisations DocuWare Cloud sont automatiquement connectées à la solution Intelligent Indexing Cloud.
D'autre part, nous proposons l'indexation intelligente sur site.
Cette solution n'est pas gérée par DocuWare et doit être installée et administrée par les partenaires ou les clients de DocuWare. Elle est principalement utilisée pour les systèmes de haute sécurité.
Tous les systèmes DocuWare installés sur un serveur local peuvent connecter les deux solutions d'indexation intelligente à DocuWare.
Quel est le quota dont nous disposons et quelles sont les actions qui l'utilisent ?
Seuls les systèmes DocuWare sur site qui ont connecté l'indexation intelligente en tant que solution cloud disposent d'un quota.
Vous pouvez à tout moment vérifier l'utilisation de votre quota dans le plugin d'indexation intelligente de la configuration de DocuWare.
En règle générale, le quota est toujours réinitialisé le premier du mois.
Quelles sont les actions qui consomment un document du quota ?
- L'importation/le téléchargement d'un document consomme un quota
- Dès que la couleur est affichée, un document a été soustrait du quota.
- L'option "Répéter l'indexation intelligente" ne consomme pas de quota
- Les erreurs d'indexation intelligente ne consomment pas de quota
- Le dépouillement des documents dans le panier consomme un quota supplémentaire
- Chaque page non agrafée (y compris la première page) consomme un quota.
- La copie de documents d'une corbeille/armoire à l'autre consomme du quota.
- En supposant que l'indexation intelligente soit activée dans cette corbeille
Vous pouvez augmenter le quota moyennant un coût supplémentaire. Pour ce faire, contactez votre interlocuteur DocuWare ou notre service des commandes (Clients EMEA : Orders@DocuWare.com Amériques: DWOrders@DocuWare.com).
Que faut-il savoir pour que l'indexation intelligente fonctionne correctement ?
Pour que l'indexation intelligente soit formée et puisse donner des suggestions correctes, le document doit avoir une bonne image du texte (Qu'est-ce que l'OCR).
DocuWare crée sa propre capture de texte du document s'il n'en existe pas déjà une.
Pour vérifier si le document dispose déjà d'un OCR, ouvrez le document avec n'importe quelle visionneuse PDF et vérifiez si le texte peut être marqué et copié. Cela indique généralement qu'un OCR existe déjà.
Vous pouvez également vérifier la capture de texte dans DocuWare (Vérifier la capture de texte intégral d'un document).
Pour garantir une connexion fluide au service Intelligent Indexing Cloud, assurez-vous que les adresses suivantes sont accessibles et ne sont pas bloquées.
- Intellix.docuware.com
- ssl.intellix.azurewebsites.net
- intellix.azurewebsites.net
Ces adresses doivent être accessibles principalement sur le serveur DocuWare ou le serveur de la plate-forme.
Le KBA s'applique UNIQUEMENT aux organisations sur site.
Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.