Come si configura DocuSign per l'utilizzo con Workflow

Domanda:
Come posso impostare un flusso di lavoro per utilizzare il servizio di firma DocuSign?

Risposta:
Seguire le istruzioni riportate di seguito per impostare il sistema DocuWare in modo che utilizzi il servizio di firma DocuSign.

Fase 1: registrare l'organizzazione con il servizio di firma DocuWare.

Registrazione di un sistema di produzione
Per registrare un token di produzione, un utente deve utilizzare questa pagina Web. Verrà richiesto di accedere a DocuSign. Dovrà utilizzare le credenziali dell'account DocuSign che desidera abilitare il nostro servizio di firma a connettersi a DocuSign per suo conto.

Una volta effettuato l'accesso a DocuSign, l'utente verrà reindirizzato alla pagina di registrazione. Qui dovrà inserire l'organizzazione, l'URL di DocuWare e fornire un nome utente e una password di DocuWare. Inoltre, devono fornire un indirizzo e-mail valido al quale verrà inviato il token risultante. Verranno visualizzate alcune informazioni sul proprio account DocuSign, tra cui il tipo di abbonamento e l'ID dell'utente con cui si è effettuato l'accesso nel passaggio precedente. Se tutte le informazioni sono corrette, la registrazione sarà completata e l'utente riceverà a breve un'e-mail con il token emesso per la propria organizzazione.

L'accesso e l'accettazione della richiesta garantiranno al DocuWare Signature Service l'accesso all'account DocuSign del cliente e consentiranno al nostro servizio di inviare i documenti da firmare con l'utente fornito al momento dell'accesso.
In questa fase, il cliente deve inserire l'organizzazione e l'URL DocuWare e fornire un nome utente e una password DocuWare. Inoltre, è necessario fornire un indirizzo e-mail valido al quale verrà inviato il token risultante. Verranno visualizzate alcune informazioni sul proprio account DocuSign, tra cui il tipo di abbonamento e l'ID dell'utente con cui si è effettuato l'accesso nel passaggio precedente. Se tutte le informazioni sono corrette, la registrazione sarà completata e l'utente riceverà a breve un messaggio di posta elettronica con il token rilasciato per la propria organizzazione.



Fase 2: Aggiunta del servizio di firma DocuWare come servizio Web
Prima di configurare il flusso di lavoro, è necessario aggiungere DocuSign ai servizi Web disponibili nella configurazione di DocuWare: https://signature.docuware.cloud/DocuSignSignatureService.svc



Fase 3: Configurazione del flusso di lavoro di firma



La procedura seguente descrive come il documento nel flusso di lavoro viene inviato a DocuSign per la firma e recuperato:

• La condizione di trigger si verifica su un documento.
• Il DocuWare Signature Service supporta solo i PDF; il documento viene convertito secondo le necessità.
• Il documento viene inviato all'applicazione web DocuSign.
• L'utente apre un'e-mail e preme un pulsante che lo invia a DocuSign, dove può esaminare il documento.
• L'utente potrebbe dover soddisfare alcuni requisiti di autenticazione (codice di accesso, telefono, SMS o autenticazione basata sulla conoscenza), quindi può firmare il documento.
• L'applicazione DocuSign chiama il nostro servizio e notifica a DocuWare che il documento è stato firmato.
• DocuWare recupera il documento che è stato aggiornato con una firma, sia nei metadati sia inserendo un'immagine della firma in una posizione specifica del documento.
• La versione firmata del documento può sostituire il documento originale o essere aggiunta al documento originale. Inoltre, un campo indice viene aggiornato con un valore specifico. Questo valore può essere una condizione di attivazione per un altro flusso di lavoro, ad esempio.

Le specifiche del flusso di lavoro dipendono dalle esigenze del caso d'uso da soddisfare. L'applicazione di una firma a un documento di workflow richiede due attività di workflow: "Assign data" e "Web service".

Assign data
Il primo passo è l'applicazione di un'attività di workflow del tipo "Assign data". Lo scopo di questa fase è creare variabili globali per tutti i parametri e assegnare loro i dati da utilizzare per chiamare il servizio Web. È buona norma assegnare alle variabili globali lo stesso nome del parametro che devono rappresentare.

Per i dettagli e i parametri, vedere quanto segue. Questo si basa sul metodo AddNewDocumentRemote:

• FileCabinetId (stringa) - GUID del file cabinet con il documento
• DocId (stringa) - ID del documento da firmare
• Token (stringa) - token ricevuto nella fase di registrazione che identifica l'organizzazione del cliente e fornisce le credenziali dell'utente
• SignerName - nome della persona che firma il documento
• SignerEmail - indirizzo e-mail del firmatario del documento
• SectionNumber (int) - indice della sezione all'interno del documento da firmare
  -1 indica l'ultima sezione trovata.
  0o 1 sarà la prima sezione.
  Si verificherà un errore se viene specificata una sezione che non esiste.
• AnchorText (stringa) - È la parte di testo che il servizio può cercare nel documento. Se viene specificato e non viene trovato, si verificherà un errore. Se non viene specificato, le informazioni di localizzazione successive saranno assolute, anziché relative alla ricerca di un pezzo di testo.
• AnchorTextOccurrence - Quale occorrenza del testo di ancoraggio deve essere usata come posizione iniziale per posizionare la firma
  -1 è l'ultima occorrenza.
  0o 1 è la prima.
  Qualsiasi altro numero è un'occorrenza specifica.
• PageNumber (int) - numero di pagina all'interno del file per iniziare a cercare il testo di ancoraggio. -1 indica di cercare nell'ultima pagina. Se non è specificato alcun testo di ancoraggio, è il numero di pagina assoluto.
• SizeX (int) - dimensione in millimetri della larghezza dell'immagine della firma.
• SizeY (int) - dimensione in millimetri dell'altezza dell'immagine della firma
• PosizioneX (int) - Relativamente al lato sinistro del testo di ancoraggio, questa è la posizione orizzontale dell'immagine della firma da posizionare sul documento (sempre in millimetri). I numeri positivi sono a destra. I numeri negativi sono a sinistra.
• PosizioneY (int) - Rispetto alla parte superiore del testo di ancoraggio, questa è la posizione verticale dell'immagine della firma da posizionare sul documento (sempre in millimetri). I numeri positivi sono in basso. I numeri negativi sono in alto.
• SuccessStatusField (stringa) - Identifica un campo dell'archivio del documento che verrà aggiornato quando un documento viene firmato o rifiutato dall'utente in DocuSign.
• SuccessStatusValue (stringa) - Fornisce il valore da impostare nel campo di cui sopra quando un documento viene firmato.
• FailureStatusValue (stringa) - Fornisce il valore da impostare nel campo precedente quando un documento viene rifiutato dall'utente in DocuSign.
• DateSignedFieldName (stringa) - Si tratta di un parametro opzionale che può essere utilizzato per fornire il nome di un campo del file cabinet in cui inserire la data di firma del documento. Una volta firmato, questo campo verrà aggiornato con la data di firma dell'utente in DocuSign.
• PostSigningAction (stringa) - specifica cosa deve essere fatto con il documento firmato dopo che l'utente lo ha firmato in DocuSign. Le opzioni disponibili sono "ClipBefore", "ClipAfter" e "Replace".
• IssuerName (stringa) - Nome visualizzato utilizzato per il mittente dell'e-mail e nel contenuto del messaggio e-mail. Se questo valore viene lasciato vuoto, verrà impostato di default sul nome dell'organizzazione.
• EmailSubject (stringa) - Oggetto dell'e-mail.
• EmailMessage (stringa) - testo visualizzato nel contenuto dell'e-mail.
• RecipientAuthenticationType (stringa) - Consente al flusso di lavoro di specificare il tipo di autenticazione DocuSign necessaria per consentire al firmatario di firmare un documento. I valori validi sono "Nessuno", "AccessCode", "Telefono", "SMS", "KBA".
• SignerPhoneNumber (stringa) - numero di telefono utilizzato per l'autenticazione a due fattori (utilizzare il formato del numero di telefono internazionale, ad esempio +18455639045) durante il processo di firma. Richiesto per l'autenticazione via SMS.
• RecipientMayProvideNumber (booleano) - Solo per l'autenticazione via telefono. Se impostato su true, ignora qualsiasi valore impostato dall'utente nel numero di telefono. Quindi, al momento della firma, il firmatario può fornire il numero da chiamare per ricevere il codice inserendolo nell'applicazione DocuSign.

Selezionare il servizio Web in un'attività Web Service. Se non viene visualizzato il servizio di firma, configurarlo lì e tornare a questo passaggio. Quindi, selezionare il metodo di servizio appropriato che si desidera implementare.
Ora, nei parametri, selezionare le variabili globali create per ciascun parametro.





Si può anche scegliere di utilizzare i parametri di risultato. Questi possono essere impostati su variabili globali e vengono utilizzati per decidere il passo successivo del flusso di lavoro.Ad esempio, se il risultato "Success" del servizio Web (trovato nel booleano success) è falso, si potrebbe voler intraprendere un percorso diverso rispetto al caso in cui il risultato sia vero.



Una volta apportate queste modifiche, procedere al salvataggio e alla pubblicazione del flusso di lavoro, quindi si sarà pronti a utilizzare il servizio di firma DocuSign.

KBA è applicabile alle organizzazioni cloud e on-premise.

Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dall'inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla versione originale in inglese del/i prodotto/i. Potrebbero esserci piccoli errori, ad esempio nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi la troverete sufficientemente informativa. In caso di dubbi, si prega di fare riferimento alla versione inglese di questo articolo.