Scenario:
Si desidera migrare un sistema DocuWare On-Premise esistente verso il Cloud.
Soluzione:
La prima operazione da completare prima di iniziare la migrazione è l'aggiornamento del sistema DocuWare on-premise alla stessa versione del Cloud.
Scaricare sempre l'ultimo aggiornamento di DocuWare per assicurarsi di disporre di tutte le patch più recenti.
Non esistono script per replicare il sistema on-premise nel cloud. Quasi tutte le migrazioni del sistema DocuWare e dei flussi di lavoro devono essere completate manualmente.
- Gli utenti possono essere sincronizzati da Active Directory o LDAP, se utilizzati nel sistema On-Premise.
- I Forms possono essere esportati e reimportati nel Cloud.
- Le impostazioni del File Cabinet possono essere esportate e reimportate nel Cloud.
- Tutti i flussi di lavoro possono essere esportati e reimportati nel Cloud. (Applicabile solo alle versioni 7.4 o successive).
- Le configurazioni di Elaborazione documenti possono essere esportate e poi importate nel Cloud.
- Le configurazioni di esportazione dei dati possono essere esportate e poi importate nel Cloud.
L'ordine suggerito per la replica del sistema On-Premise è il seguente:
- Replicare gruppi, ruoli e profili di funzione.
- Replicare gli utenti.
- Esportare e importare le impostazioni del File cabinet.
- Replicare i timbri pubblici. (Nota: i timbri privati devono essere ricreati dal proprietario del timbro).
- Esportazione e importazione di Forms.
- Replicazione di tutte le configurazioni di Cattura.
- Replicazione di tutti i flussi di lavoro per i profili di funzione.Replicare tutti i flussi di lavoro da utilizzare nel Cloud.
- Replicare tutte le altre impostazioni di configurazione come richiesto.
- Trasferire o sincronizzare i documenti.
Pianificare se trasferire o sincronizzare i documenti.
Sincronizzazione:
Progettato per mantenere "sincronizzati" 2 o più schedari, trasferendo facoltativamente i documenti nuovi e modificati tra questi schedari. La sincronizzazione dispone anche di un'opzione specchio, che può essere utilizzata per inviare i documenti nuovi e modificati in una sola direzione. Per una migrazione dal sistema on-premise al Cloud, l'opzione mirror è la scelta migliore.
Pro:
- Mantiene una relazione tra i documenti di origine e quelli di destinazione.
- Può essere rieseguito tutte le volte che è necessario se i documenti vengono modificati nel sistema on-premise.
Contro:
- Non può essere usato con i raccoglitori abilitati al controllo di versione.
Eliminazione di documenti nel cabinet di destinazione.
Se viene eseguito un lavoro di sincronizzazione per copiare i documenti nel cloud e i documenti vengono eliminati nel cabinet del cloud, non è più possibile sincronizzarli nuovamente con il cloud. Il motivo è che i documenti eliminati vengono contrassegnati in modo da non essere risincronizzati.
La cosa importante da ricordare è che non è possibile eseguire una sincronizzazione e poi decidere di eliminare tutti i documenti nel cloud e ricominciare da capo.
Trasferimento:
Progettato per copiare o spostare documenti da un archivio a un altro.
Pro:
- Con Trasferimento è possibile ottenere velocità di trasferimento piuttosto elevate, poiché non esegue alcun confronto tra origine e destinazione. (a seconda delle dimensioni del documento, del numero di pagine, ecc.
- La possibilità di eliminare i documenti di origine dopo un trasferimento riuscito fornisce un mezzo efficace per evitare i duplicati e per riavviare il trasferimento in modo sicuro.
Contro:
- Poiché non vi è alcuna relazione tra i documenti di origine e di destinazione, è possibile che vengano creati documenti duplicati nell'archivio di destinazione se il lavoro di trasferimento viene riavviato o rieseguito. Il trasferimento non conserva un registro dei documenti trasferiti. Se non si utilizza l'opzione "Elimina documento di origine", è necessario implementare un filtro efficace nella configurazione di trasferimento.
- Le modifiche apportate ai documenti nell'archivio di origine dopo il trasferimento non vengono visualizzate nell'archivio di destinazione. È necessario trasferire nuovamente i documenti.
Consigli e suggerimenti:
In generale:
- Eseguite un backup completo del database on-premise e del file system prima di migrare un archivio.
- Controllate che tutti i campi data personalizzati siano corretti prima di avviare una sincronizzazione o un trasferimento se il database del sistema on-premise è MySQL. Il motivo è che MySQL non controlla la validità di una data, a parte il fatto che sia più recente del 01/01/0001. I database di DocuWare Cloud sono Microsoft Azure e non accettano date più vecchie del 01/01/1753. Qualsiasi data digitata erroneamente più vecchia del 1753 non riuscirà a sincronizzare o trasferire.
- Controllare le mappature dei campi tra i file cabinet di origine e di destinazione per assicurarsi che tutti i valori degli indici siano sincronizzati/trasferiti correttamente. Questo è fondamentale se il cloud cabinet è stato creato manualmente.
Quando si utilizza la sincronizzazione:
- Non eliminare i documenti nel file cabinet cloud. Tali documenti non potranno essere risincronizzati.
- Non consentire (ove possibile) la memorizzazione di nuovi documenti per evitare di dover eseguire più processi di sincronizzazione su un cabinet.
- Limitare gli utenti alla sola lettura nel file cabinet on-premise.
Se un utente sta modificando un documento quando la sincronizzazione tenta di accedervi, il documento verrà saltato.
Quando si utilizza il trasferimento:
- Non consentire l'archiviazione di nuovi documenti nel sistema on-premise.
- Non permettere che il server on-premise venga aggiornato o riavviato durante un trasferimento. Un trasferimento che non viene segnalato come completo (per errore o per successo) si riavvia automaticamente. Ciò comporterà la presenza di record duplicati nel cloud cabinet.
- Limitare gli utenti alla sola lettura nel file cabinet on-premise che viene trasferito. Se un utente sta modificando un documento quando il trasferimento tenta di accedervi, il documento verrà saltato.
- Utilizzate l'opzione "Elimina documento di origine" per evitare record duplicati e fornire un semplice metodo di sicurezza per riavviare il lavoro. Questa opzione consente inoltre di elencare facilmente tutti i documenti che non sono stati trasferiti. Un backup completo è fondamentale quando si utilizza questa opzione.
Verifica di un trasferimento:
Ci sono situazioni in cui, per vari motivi, non è possibile o auspicabile utilizzare l'opzione "Elimina documento di origine" durante il trasferimento dei documenti. In queste situazioni, è necessario prestare molta attenzione per garantire che non vengano creati documenti duplicati e che sia possibile isolare i documenti che non vengono trasferiti in modo da poterne correggere la causa.
Si noti che questo metodo di controllo del trasferimento è piuttosto tecnico e richiede un monitoraggio costante dell'avanzamento del trasferimento. È inoltre necessario prestare attenzione ai dettagli.
Per ottenere un trasferimento verificabile, è necessario creare una relazione tra i documenti di origine e il nuovo documento nel cloud.
Creare 2 nuovi campi nel cabinet on-premise
ORIGDOCID di tipo NUMERICO
TRASFERITO di tipo TESTO
- Creare gli stessi campi nel cabinet del cloud.
- Creare un job Autoindex per trasferire il Doc Id al campo ORIGDOCID nel cabinet on-premise.
- Creare un job di Trasferimento, assicurandosi che il documento di origine sia stato trasferito nel cloud.Creare il lavoro di trasferimento, assicurandosi che l'ORIGDOCID sia mappato correttamente dall'archivio on-premise a quello cloud.
- Impostare un filtro sul lavoro di trasferimento per trasferire solo i documenti in cui il campo TRANSFERRED è VUOTO.
- Eseguire il trasferimento.
Se il trasferimento non riesce o termina con documenti non trasferiti, non rieseguirlo finché non è stato eseguito un audit.
Esecuzione dell'audit:
- Eseguire un recupero globale nell'armadio Cloud ed emettere l'elenco dei risultati in csv.
- Impostare una connessione al file CSV nel sistema on-premise.
- Creare un flusso di lavoro Autoindex per iterare il file CSV e abbinare l'ORIGDOCID nel CSV al Doc Id nell'archivio on-premise.
- Quando viene trovata una corrispondenza, scrivere una voce fissa nel campo TRASFERITO. La voce può essere qualsiasi cosa si desideri, ad esempio la data corrente.
- Ora è possibile eseguire una ricerca nell'archivio in sede in cui TRANSFERRED è VUOTO() e ispezionare i documenti che non sono stati trasferiti per eventuali motivi.
Il trasferimento può ora essere rieseguito senza la possibilità di duplicati. Anche in questo caso, se il trasferimento non va a buon fine, è necessario ripetere le fasi di verifica per aggiornare il flag TRANSFERRED sui nuovi documenti trasferiti prima di eseguire nuovamente il trasferimento.
KBA applicabile sia alle organizzazioni cloud che a quelle on-premise
Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dall'inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla versione originale in inglese del/i prodotto/i. Potrebbero esserci piccoli errori, ad esempio nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi la troverete sufficientemente informativa. In caso di dubbi, si prega di fare riferimento alla versione inglese di questo articolo.