Hayder Thomas EBB Truck-Center GmbH Leiter IT

Hallo zusammen,

der Betreff umschreibt unsere gesuchte Anforderung ganz gut.

Wir setzen verknüpfte Dokumente an vielen Stellen / Archiven ein. Wir schränken die Anzeige einer Dokumentenverknüpfung bereits nach bestimmten Ergebnislisten und nur für bestimmte Dokumente mit definierten Werten in deren Indexfeldern ein.

Hierdurch werden Dokumentenverknüpfungen nur angezeigt wo auch theoretisch sinnvoll. 

Was ich aber vermisse ist, dass der Eintrag zur Anzeige einer Dokumentenverknüpfung am Quelldokument auch angezeigt wird wenn die Ergebnismenge der Zieldokumente NULL ist. 

Wir haben Konstellationen in denen eine gewisse Dokumentenverknüpfung nur in etwa 5% der Quelldokumente existiert und es ist einfach verlorene Zeit wenn ich erst im neuen Tab / Register der Dokumentenverknüpfung sehe, dass in diesem Fall kein Zieldokument existiert.

Können Dokumentenverknüpfungen am Quelldokument ausgeblendet werden wenn die Ergebnismenge NULL ist?

Klar, es müsste im Zuge des Kontextklicks oder bereits bei, Laden der Quell-Ergebnisliste die Results der aktiven Dokumentenverknüpfungen abgefragt werden ... um dann Dokumentenverknüpfungen ohne Ergebnis auszublenden.

Habe ich etwas in DW übersehen und existiert diese Funktion? Vermisst noch wer diese Funktion?

LG Thomas

Hallo Herr Nalmpantis,

wir haben dies bei uns über eine externe Programmierung gelöst auf Basis von PHP. Mit Docuware kann ich mir derzeit keine funktionale Lösung ohne WebService Einsatz vorstellen.

Kundendaten wie Name, Ort und USTID aus dem zu prüfenden Dokument entnehmen und an einen WebService innerhalb des DW Workflows übergeben. Per C# Verbindung zum SOAP von EVATR aufbauen. Per C# das Ergebnis auswerten und eine Entscheidung treffen, ob die erweiterte USTID-Prüfung für Sie valide ist (die ganzen Rückgabewerte sind ja gut online dokumentiert). Das Ergebnis als RESULT des DocuWare WebService in den Indexdaten ablegen. 

Und nun das XML Result  von EVATR als PDF ausgeben inkl. Verweis auf das Dokument / den Vorgang der zur Prüfung führte. Dies dann per IMPORT automatisiert wieder ins Archiv zu Ihrem Vorgang importieren.

Mit PHP kein Problem mit C# sicherlich auch nicht ... nur nicht meine Sprache.

Ich hoffe dieser grobe Gedankengang hilft Ihnen.

LG Thomas

Hallo Herr Wieland,

laut BSI Veröffentlichung CSW-Nr. 2021-549032-1432, Version 1.4 (https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Cybersicherheitswarnungen/DE/2021/2021-549032-10F2.pdf) sind unter bestimmten Voraussetzungen auch die Versionen 1.x betroffen.

Im Gegenzug ist die allgemein empfohlene Maßnahme des Setzens der Umgebungsvariable LOG4J_FORMAT_MSG_NO_LOOKUPS erst ab den Versionen 2.10 funktional.

Da beide Punkte aus der BSI Meldung somit für mein Verständnis dem DocuWare Security Advisory zu widersprechen scheinen, würde ich mich um eine Klarstellung seitens DocuWare in Bezug auf OnPrem Systeme mit SOLR freuen.

Hier die Textstellen aus der BSI Veröffentlichung:

Entgegen der anderslautenden ursprünglichen Annahme ist Berichten zufolge die Programmbibliothek auch in den Versionen 1.x verwundbar. In diesen Fällen sei die Verwundbarkeit jedoch nur über eine schadhafte Programmkonfiguration ausnutzbar, sodass eine Ausnutzung weit weniger wahrscheinlich erscheint.

Alternativ kann auch die Umgebungsvariable LOG4J_FORMAT_MSG_NO_LOOKUPS auf true gesetzt werden. Diese beiden Mitigationsmaßnahmen funktionieren erst ab Log4J Version 2.10.

LG Thomas Hayder

Wir haben uns nun für einen Workaround per WebService entschieden. Rechnungsnummer (hernach suchen wir in unserem zu sortierenden SQL VIew) vom Workflow an den WebService übergeben. Der WebService macht die SQL Abfrage inkl. ORDER BY und gibt uns den gewünschten Wert zurück. In unserem Fall die E-Mail Adresse aus dem ERP System an welche wir gleich die Rechnung senden werden.

Hier der WebService Code falls wer Interesse hat ... ist bestimmt nicht C# HighLevel ... aber er löst an dieser Stelle das Problem im WF der ORDER BY Thematik.


<%@ WebService Language="C#" Class="WebServiceEBBAkteMailOrderBy" %>

using System;
using System.Text;
using System.Collections;
using System.ComponentModel;
using System.Data;
using System.Diagnostics;
using System.Web;
using System.Web.Services;
using System.Data.SqlClient;

[WebService(Namespace = "https://FQDN_DES_SERVERS_AUF_DEM_DER_WEBSERVICE_LÄUFT/")]
[WebServiceBinding(ConformsTo = WsiProfiles.BasicProfile1_1)]
public class WebServiceEBBAkteMailOrderBy : System.Web.Services.WebService 
{
    public WebServiceEBBAkteMailOrderBy()
    {
        
    }

    [WebMethod]
    public string getmailaddress(ref string rechnungsnummer)
    {
        string mailadresse = "";
        
        using (SqlConnection connection = new SqlConnection("Data Source=SERVERNAME\\INSTANZNAME;Initial Catalog=DATENBANK;User ID=BENUTZERNAME;Password=KENNWORT"))
        using (SqlCommand cmd = new SqlCommand("SELECT TOP(1) EMail FROM TABELLE_AUS_DER_IHR_DIE_ABFRAGE_MACHT WHERE RechNr = '"+rechnungsnummer+"' ORDER BY Bereich DESC, Typ DESC, Standard DESC", connection))
        {
            connection.Open();
            using (SqlDataReader reader = cmd.ExecuteReader())
            {
                if (reader.HasRows)
                {
                    while (reader.Read())
                    {
                        mailadresse = reader.GetString(reader.GetOrdinal("EMail"));
                    }
                }
            }
            connection.Close();
        }
        return mailadresse;
    }    
}

 

Rückmeldung DocuWare Support am 22.09.2021:

"...  leider wird ORDER BY nicht im Workflow Designer unterstützt ..."
 

Hallo zusammen,

gleiches Problem in DW 7.3. Würde mich ebenfalls für die Lösung interessieren.

LG Thomas

Hallo zusammen, Hallo Herr Hellmann,

wir haben die Idee des möglichen Bezugs zwischen Ergebnisliste - Indexdialog - Validierung-Webservice und den Indexwertänderungen durch einen Stempel gestern getestet und müssen leider wie vermutet bestätigen, dass die Indexwert-Änderung durch einen Stempel sich nicht für den im aktuellen Indexdialog hinterlegten Validierung-Webservice interessiert.

Schade eigentlich - hierdurch hätten wir die Verwendung von Stempel spezifisch für Dokumente steuern können und gleichzeitig den Usern eine direkte Rückmeldung in der GUI geben können.

@DocuWare Team: ich bin mir bewusst dass es die User-Voice gibt 😉 und dort existieren auch etliche Einträge die sich in der einen oder anderen Ausprägung genau mit diesen Einschränkungen der Stempel beschäftigen - ich würde mich über eine Rückmeldung hier seitens DocuWare freuen wie Ihr diese Einschränkungen bewertet. Auch gerne auf die im Eröffnungspost angesprochen individuellen Aktionen im Kopfbereich der Ergebnisliste oder auch im Kontextmenü eines Dokuments, welche erlauben Aktionen an Dokumenten durchzuführen über Indexwert Änderungen.

Es mag für Stempel-Liebhaber eine super Hilfestellung sein den Weg von der analogen in die digitale Welt zu meistern in dem man Aktionen mit Stempel durchführt / einleitet. Ich habe aber immer wieder Probleme meinen Usern zu erklären: "Nein, eine Aktion wie das Dokument in den Workflow X zu übergeben kannst Du nur machen in dem Du einen Stempel hier drauf machst 🤨". Dokument markieren, Kontextmenü EBB Aktionen anwählen - erweitert sich und dort stehen dann Aktionen (in Wahrheit Stempel ohne Stempel - nur Indexwertänderung) zur Verfügung (wie etwa 'Dokument für Export markieren', 'Dokument in Postausgang übergeben', 'Dokument an Kunde per E-Mail senden (mit WF und Automatismus)', 'Dokument in WF X' ...). Ich denke man versteht mein Ansinnen.

Natürlich sind all diese Aktionen am besten wie auch die verknüpften Dokumente nur bei definierten Dokumenten mit der Eigenschaft X usw. verfügbar. 

Final dann auch mit der Möglichkeit je Aktion (Stempel) den Indexdialog auszuwählen der bei Indexwertänderung verwendet wird und hier hinterlegen wir dann den Validierung-Webservice.

Alle Probleme gelöst- die Welt könnte so schön sein 😆

LG Thomas Hayder

Hallo Herr Getz,

vielen Dank für Ihren Hinweis und den Shortcut - dem ist nichts hinzuzufügen - manchmal liegt das Offensichtliche so nah 😊 (und ich sehe es nicht 😑).

LG Thomas Hayder

Nachtrag: habe gerade bemerkt, dass ich auch in einem Indexdialog den Validierungs-Webservice mittlerweile einbinden kann - ich werde dies mit Bezug auf das Setzen von Stempeln und der direkten Rückmeldung an den User mal versuchen.

Sorry - manchmal ist aber das Schreiben eines Forum-Eintrages der Katalysator für die eigene Kurzsichtigkeit ;)

Ich werde berichten.

Hallo DW-Community, Hallo DW-Team,

möchte ich ein Dokument in einem Archiv in einen bestimmten Workflow übergeben, so geschieht dies meines Erachtens über das Ändern von Indexwerten. Fällt das Dokument anschließend unter die Startbedingung des WF kann es losgehen.

Stellen wir uns einen Workflow vor, welcher das Dokument über einen Postdienstleister versendet. Der Workflow prüft, ob das Dokument die Vorgaben für den Postversand erfüllt oder aber dieses überhaupt versendet werden darf. Das Dokument wird anschließend exportiert und per Webservice an den Postdienstleister übergeben.

Das manuelle Ändern eines Indexwertes über den Indexdialog halte ich für nicht benutzerfreundlich - vorkonfigurierte Indexänderungs-Buttons (Aktionen), angeordnet über der Ergebnisliste (Beschriftung 'Dokument per Dienstleister versenden') existieren meines Erachtens nicht. Bleibt mir somit nur ein Postausgangs-Stempel als Interaktions-Möglichkeit für der User.

Jetzt mein Problem.

Damit die User nur Dokumente in den Postausgang übergeben können, welche die Kriterien erfüllen (z.B. keine internen Dokumente), erlauben wir im entsprechenden Archiv nur die Nutzung von Stempeln für gewisse Dokumentenarten. Dies schließt aber für dieses Archiv alle weiteren Stempel aus, welche auf andere Dokumentenarten anwendbar wären. Ich kann das Recht des generellen Stempels nicht auf verschiedene Stempel in Kombination mit Indexwerten festlegen.

Nun war unser Gedanke, dass wir den Validierungs-Webservice für die durch die Stempel ausgelöste Indexwertänderung nutzen wie dies auch in den Ablagedialogen möglich ist. Der benutzerfreundliche Vorteil dessen wäre, dass der User sofort in der Oberfläche den Rückgabewert des Webservice als Meldung angezeigt bekommen könnte ('Dein Dokument wurde in den PA übergeben' / 'Dokument darf nicht extern versendet werden').

Allerdings sehe ich keine Möglichkeit wie ich Stempel, Indexwertänderung und Validierungs-Webservice gemeinsam verwenden kann.

Gebe ich das Dokument in den WF ohne diese Prüfung / Rückmeldung könnte man zwar im Workflow selbst ein Validierung vornehmen, ob der Stempel / Vorgang erlaubt ist - dies ist aber alles andere als benutzerfreundlich (User stempelt - wartet auf das Auftauchen des Dokuments im WF, nur um dann dort eine Rückmeldung zu erhalten, dass dies nicht erlaubt sei und muss dann den WF noch bestätigen um ihn zu beenden).

Diese für uns derzeit vorhandene Einschränkung nimmt DocuWare soviel seiner Möglichkeiten eine geführte und für den User nachvollziehbare Prozesslandschaft in DocuWare abzubilden.

Übersehe ich etwas? Gehe ich das Problem völlig falsch an? Wie löst Ihr dies in Euren Projekten / Umgebungen?

LG Thomas Hayder
EBB Truck-Center GmbH