Connect to Mail - Anbindung an internen Mailserver

Hallo,

wir wechseln gerade von der DocuWare On Premise in die Cloud. Dabei stehe ich vor folgendem Problem. Unser Exchange On Premise ist von außerhalb nur mittels VPN oder gültigem Client Zertifikat über Proxy erreichbar. Das war mit der On Premise Installation kein Problem, weil beide Server im gleichen Netzwerk waren. Nun mit DocuWare Cloud kann ich meinen Mailserver nicht mehr erreichen und habe somit keinen Zugriff auf das Postfach. 

Ein Workaround wäre beispielsweise die Weiterleitung aller Mails auf eine Domain, die nicht auf unserem Exchange verwaltet wird sondern bei einem externen Hosting-Anbieter. In der Realität stoße ich dabei jedoch auch an eine Grenze, weil wir die Mails über einen SMTP-Smarthost verschicken, der nur die eigene Domain akzeptiert. Mit einer Transportregel auf dem Exchange kann ich deshalb die Mails nicht ohne weiteres weiterleiten, da der "Original-Absender" erhalten bleibt und in der Folge vom Smarthost abgelehnt wird. Möglich wäre natürlich noch, dass wir unsere Mails ohne SMTP-Smarthost verschicken. Trotzdem fühlt sich das irgendwie nach Bastelei an.

Hat jemand noch eine Idee, wie ich den Zugriff auf unseren E-Mail Server erreichen kann? Bietet DocuWare Cloud die Möglichkeit ein Zertifikat zu hinterlegen oder einen VPN-Tunnel zu nutzen?

Hallo Jochen Weissert,

soweit ich weiß, wird von DW (Version 7.9) kein Client-Zertifikat und kein VPN-Tunnel unterstützt, zumal die DW Cloud ja via Microsoft Azure bereitgestellt wird und sich dynamisch auf viele verschiedene Hosts verteilt.

Geht es hier um Mailversand oder -empfang?

Für letzteres wäre es wahrscheinlich die simpelste Option ein Drittanbietermodul für den Mailimport zu verwenden, welches auf einem Server im eigenen Netzwerk installiert bleibt. Mehrere DocuWare Partner haben solche Lösungen im Angebot, eine davon ist (Achtung, Eigenwerbung) unser e-FileWatcher, der als Windows Dienst auf einem Server läuft und unter anderem Mailpostfächer überwachen und Dokumente mit Indexdaten nach DocuWare hochladen kann, ähnlich wie Connect to Mail.

Noch eine (unschöne) Alternative, die aber auch einer meiner Kunden verwendet, wäre folgende: Auf einem Server wird Outlook installiert, dort bleibt dauerhaft ein Windows User angemeldet und Outlook geöffnet und die "Ordner überwachen"-Funktion von Connect to Outlook wird zum Mails importieren verwendet.

Beim Mailversand sehe ich allerdings gerade keinen simplen Lösungsweg, allerdings ist hier ja meist der default sender noreply@docuware.cloud ausreichend.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Hellmann,

vielen Dank für Ihre interessante Antwort. Es geht in diesem Fall, wie schon von Ihnen vermutet, um den Empfang der E-Mails.

So wie es aussieht, erfordern alle Lösungen, dass im Haus ein zusätzliches Stück Software läuft. Sei es nun ein Drittanbietermodul oder ein dauerhaft geöffnetes Outlook. Einer der Gründe in die Cloud zu wechseln war, dass hier weniger Software läuft, die gepflegt werden muss und potenzielle Fehlerquellen sind. Das scheint leider nicht ganz so funktionieren.

Ich werde Ihre Vorschläge auf jeden Fall testen und prüfen, was für uns am besten passt. Vielleicht lässt sich aus einem Drittanbietermodul wie eFile Watcher auch noch zusätzlicher Nutzen ziehen. Das Tool sieht auf den ersten Blick auf jeden Fall vielseitig aus.

Einen Workaround konnte ich inzwischen auch mit dem Mail-Client Thunderbird finden. Wenn man dort eine Weiterleitung konfiguriert, wird die From-Adresse durch die eigene Absender ersetzt. Das hat natürlich auch den Nachteil, dass Thunderbird dauerhaft laufen muss. Ein Tool auf Linux-Basis, das ich mir noch anschauen möchte, ist Procmail. Das ist etwas schlanker, als ein vollwertiger Mailclient.

Viele Grüße
Jochen Weissert