Pflichtfelder in der Ablage von Dokumenten

Hallo!

Wir haben in der Datenbank Felder als Pflichtfelder definiert, die bei der Ablage von Dokumenten gefüllt werden müssen. Somit wird garantiert, dass die Dokumente später angezeigt werden und suchbar sind.
Dies funktioniert bei der Ablage aus Listen heraus (z.B. "Posteingang" oder "Rechnungen" (=Scann-Ordner)) ohne Probleme.

Heute ist mir aufgefallen, dass dies aber scheinbar nicht bei der Ablage aus dem Briefkorb des Users heraus greift. Vielmehr ist es hier möglich, ohne die Eingabe von Index-Daten das Dokument ins Archiv zu übernehmen.
Da die Benutzer sehr häufig Dokumente in Briefkorb "zwischenspeichern" und sie später ins Archiv ablegen, haben wir hier eine "Problemzone".

Sollte der User aus Versehen das Dokument ablegen ohne Indizierung, hat er keinen Zugriff mehr darauf und der Admin muß es erst "wieder herstellen".

Frage:
Ist dies so gewollt oder müssen hier die Einstellungen von DocuWare angepaßt werden?

MfG, Hingst

Hallo Herr Hingst,

ich bin mir nicht ganz sicher, was bei Ihnen "Ablage aus Listen" ist, aber vielleicht hilft Ihnen folgendes:
Pflichtfelder sind entweder auf Archivebene definiert (bis Version 7.0) oder auf Dialogebene (ab Version 7.1).

Wenn Sie eine Version bis einschließlich 7.0 einsetzen, dann ist ein Pflichtfeld auf Archivebene eingerichtet und es gibt zusätzlich ein Recht, dass es bestimmten Benutzern (oft nur der Besitzer des Archivs) erlaubt, trotzdem  Dokumente mit leeren Indexbegriffen abzulegen.

Wenn Sie eine Version ab 7.1 einsetzen, dann sind Pflichtfelder bei den Dialogen definiert, beim Update wird die Einstellung auf die Dialoge umgestellt. Neu angelegte Dialoge haben dann eventuell diese Option noch nicht.

Ich hoffe das hilft Ihnen weiter.

MfG
Tobias Getz
Director Product

Hallo Herr Getz!

Danke für die schnelle Antwort! Zum besseren Verständnis noch ein paar Daten:

Im Einsatz ist die v7 und wir haben auf der Datenbankebene bei bestimmten Feldern diese als Pflichtfeld definiert.

Unter dem Punkt "Dialoge" der entsprechenden Datenbank haben wir verschiedene Dialoge für die Ablage importierter Dokumente eingerichtet. Diese werden den Mitarbeitern entsprechend im Briefkorb zur Auswahl angezeigt.

Wenn jetzt an diesem Punkt der Mitarbeiter ein Dokument zur Ablage aus seinem Briefkorb heraus auswählt und versehentlich sofort auf "Ablage" geht, wird das Dokument ohne die Beachtung der Pflichtfelder (diese sind noch leer und somit sollte die Ablage nicht möglich sein) ins System übernommen.

Durch die Rechtestruktur in unserer Implementierung wird aber genau nach diesen Pflichtfeldern die Anzeige von z.B. Suchergebnissen gefiltert, so dass der Mitarbeiter zu diesem Dokument auch nicht nachträglich die Indexwerte ändern kann (er sieht es einfach nicht).

Könnte hier dieses Recht helfen, von dem Sie geschrieben haben? Wenn ja, wo muß ich dies anpassen bzw. welche Lösung gibt es noch?

MfG, Hingst

Hallo Herr Hingst,

wenn der Mitarbeiter direkt auf "Ablage" klicken kann, dann hat er offensichtlich das Recht, das Feld leer zu lassen, obwohl es ein Pflichtfeld ist. Sie können dies in der Archivverwaltung bei den Rechten des Archivs überprüfen und berichtigen.

MfG
Tobias Getz
Director Product