Veröffentlicht Wed, 04 Apr 2018 06:30:23 GMT von Stephan Löffler SECOMP GmbH IT

Ich habe ein grosses Problem mit der Handhabung der DesktopApps...

Im Moment legen wir  automatisch diverse Dokumente aus zur Zeit ~ 25 vschsd. Verzeichnisse ab. Die DesktopApps laufen auf dem Server, nicht lokal. Der Grund liegt darin das ich als Admin die täglich anfallenden Fehlermeldungen ansehen muss. Im Moment werden täglich ~ 3000 - 5000 Dokumente abgelegt.

Zumindest ab Version 6.12 kann man einfacher als unter 6.7 in den Logs ein etl. nicht abgelegtes Dokument erneut ablegen. Ob unter 6.12 die Logs immer noch auf maximal 1000 Einträge beschränkt sind, weiß ich leider nicht. Ein Datenübernahmejob läuft im Moment bei uns, dieser legt in einem Block 500.000 Dokumente ab. Hier muss ich entweder etliche Teilimporte von 1000 Dokumenten erstellen, oder regelmässig die Logs überprüfen. Warum ist Docuware nicht in der Lage eine bspw. Mail zu versenden ( täglich bspw. ) um dem Admin mitzuteilen das Dokumente nicht oder fehlerbehaftet sind?

Wir arbeiten mit ~ 30 Archiven, aus diesem Grund wollte ich das auch meine Kollegen ihre Dokumente ggfs. eigenständig prüfen. Das ist aber nicht möglich da die Verzeichnisse nur von einer einzigen DesktopApp kontrolliert werden können.

Bin ich zum Beispiel im Urlaub, müsste ich theoretisch meine auf dem Server laufende DesktopApp auf andere "Fake" Verzeichnisse legen ( Aufwand ) um dann einer Vertretung in deren DesktopApps die zu überwachenden "Echt" Verzeichnisse einzutragen, hier stehen natürlich vorher dem Anpassen auch wieder "Fake"-Verzeichnisse.

Werde ich allerdings krank, geht das alles nicht, abgesehen davon soll definitiv nicht jeder User auf den Server zugreifen.

Das Handling hat m.E. viel Luft nach oben und ist im Moment mangels Alternativen sehr zeitaufwändig.

Gibt es hier Ideen oder Ansätze wie man das einfacher handeln kann? :)

 

 

 

 

 

Veröffentlicht Wed, 04 Apr 2018 08:02:03 GMT von Martin Zebedies Solution Consultant DMS

Hallo Stephan,

also ja, zum einen gebe ich dir voll und ganz recht, das DW bei der DesktopApp gerade für Massenimporte >500 Dokumente pro Tag, eine bessere serverseite Lösung benötigt, als wie die bisherige Gestaltung der DesktopApps.

 

Ich habe bei einigen Projekte >10000 Dokumente pro Tag verschiedene Lösungsansätze in Absprache mit den Kunden gefunden.

Zum einen möchtest du deinen Kollegen, welche vermutlich für einige Dokumente, bzw. Archive zuständig sind, die "Arbeit", also den Zugriff übertragen, verstehe ich das korrekt? Hier arbeite ich bei einem Kunden mit Themenspezifischen Dummy-Benutzern, welche entsprechende die DesktopApps für Ihre Jobs ausführen und so auch entsprechend ihre Logs prüfen können --> Benutzer für die Anmeldung verwenden und DesktopApps installieren und entsprechende Ordner mit entsprechender Konfiguration für die Überwachung Anlegen.

 

Für die Überwachung von Fehlern, hier gebe ich dir grundsätzlich auch recht, dass das derzeitige System nicht für Serverausführung und Massenimporte ausgelegt ist, gibt es zum einen den Ansatz das durch die Trennung der themen-/archivspezifischen Jobs unterschiedliche Briefkörbe für einen Fail ausgewählt werden können, sodass der zuständige Benutzer/Admin/etc die Dokumente sieht und auch die entsprechende Fehlermeldung im Status im Briefkorb sieht, ohne das auf den Server zugegriffen werden muss. 

Eine weitere Möglichkeit hier wäre die Dokumente trotzdem ablegen zu lassen und über definierte Listen die entsprechend der fehlenden Indexeinträge erstellt sind, die fehlerhaft importierten Dokumente anzeigen zu lassen, sodass hier dann auch vom entsprechenden Benutzer direkt gehandelt werden kann.

Eine letzte Möglichkeit hierbei ist, wenn du Mail-Informationen willst, einen entsprechenden Workflow pro Archiv anzulegen der prüft ob alle benötigten Indexeinträge vorhanden sind, wenn nein soll hier eine Aufgabe für den entsprechenden Benutzer, im Zweifel auch mit Mail, entstehen, sodass hier dann auch die Indexierung vervollständigt werden kann.

 

Diese Szenarien einzeln, oder in Kombination habe ich in verschiedenen Projekte, auch mit Ideen der Kunden, implementiert um hier eine benutzerseitige Überwachung und Nachindexierung zu realisieren, ohne das hier ein direkter Serverzugriff von "irgendwem" benötigt wird.

 

Ich hoffe doch das bei Version 7 eine Anpassung der Importfunktionalität stattfindet, sodass man hier eine wirkliche Serveraplikation für diese Jobs zur Verfügung hat. Eventuell kann sich ja jemand von DW noch einmal zu diesem Thema äußern?!=)

Viele Grüße

 

Martin

Veröffentlicht Mon, 16 Apr 2018 05:35:00 GMT von Stephan Löffler SECOMP GmbH IT

Hallo Martin, habe mal mit unserem Dienstleister darüber gesprochen, für mich wäre es am einfachsten wenn nicht ablegbare Belege im dem Archiv zugewiesenen Briefkorb landen würden, ist alles nicht möglich. Weder unter 6.7 noch unter 6.12 gibt es hier eine wirkliche Entlastung. Hoffen wir mal auf die Version 7.

Den Punkt mit den Dummy Usern halte ich für einen sehr guten Ansatz, ich teste den Ansatz in den nächsten Tagen mal aus. :-)

 

Veröffentlicht Wed, 02 May 2018 06:06:55 GMT von Christian Prantl Manager Product

Hallo Herr Zebedies,

vielen Dank für Ihren Input und die zahlreichen Ideen. Was die Importfunktionalität insbesondere in Serverumgebungen betrifft, werden wir in DocuWare Version 7 keine Anpassungen vornehmen können. Die von Ihnen und Herrn Löffler genannten Punkte inklusive Logging und Benachrichtigungen für den Administrator sind aber bereits in Diskussion.
Im Moment liegt der Fokus jedoch auf andere Teilbereiche der Software, weswegen ich hier leider noch keinen genauere Angaben zur weiteren Entwicklung der serverseitigen Ablage geben kann.
 

Beste Grüße

Christian Prantl

Veröffentlicht Tue, 30 Oct 2018 12:50:21 GMT von Enno Dünkel Service Consultant

Moin,

in DW 6.11 haben wir gerade einen Massenimport von DVD eines Scandienstleisters eingespielt. (PDF+DWCONTROL-Dateipärchen) Die Desktop-App läuft mit lokalen Verzeichnissen auf dem DW-Server und wir haben den Import bereits mit den Override-Dateien optimiert.

1.) das hat für 1,3GB Daten mehrere Tage gebraucht - das ist zu langsam

2.) über 1400 Dokumente sind nun im *-Basket des Import-Users drin und die Status-Spalte ist voll mit diesen Einträgen:

"Image enhancement failed."
sowie
"Auf den Inhalt des Dokuments konnte nicht zugegriffen werden."
(WTF?!)

 

in 6.11 müsste ich jetzt je gefiltertem Historie-Eintrag klicken und sagen "erneut verarbeiten" und dann wird noch nicht einmal das entsprechende Dokument im Basket angefasst sondern verbleibt dort!

Besser war dann der Workaround den Ablagedialog einzublenden und dann mittels STRG-A und STRG-ALT-A massenweise "automatisch ablegen" zu nutzen - aber auch wieder nur für max 100 Dokumente.

Beides ist extrem nervig.

Die AV-Schutz-Ausnahmen wurde bereits implementiert:
https://faq.docuware.com/knowledgebase/article/KBA-35712/en-us

 

Das war schon länger her:
Wenn ich nun bedenke, dass ich 180 Baskets (für jeden Nutzer einzeln) von Hand anlegen musste, 180 Import-Konfigurationen bauen musste und 180 x beides in den Desktop-Apps zu einem Job verknüpfen musste, dann stellt sich mir hier leider die Frage, was das alles mit einem professionellen DMS-System zu tun hat - da gab es früher mal sowas wie %username%

Bitte nachbessern.

Veröffentlicht Tue, 30 Oct 2018 13:15:57 GMT von Thorsten Sprenger 3rd Party Manager / Partnermanager

Genau das war aaber vor 1-2 Jahren als relevantes Thema bei DocuWare vorgesehen, die JOBS (Desktop Apps) wieder zurück auf den Server zu verlagern und die großen Probleme der lokalen Apps mit den IMPORT (Massen) zu unterbinden. Leider hat man so richtig nichts aus den Fehler der Vergangenheit (ActiveImport Jobs) gelernt und belässt es  jetzt auch noch dabei, weil man sich dringendereren Sachen widmet. Bitte schön, was ist wichtiger als als ein solcher Mainstream-Job? Das sind "Butter und Brot" Funktionen eines DMS Systems, Herr Prantl!

Veröffentlicht Tue, 30 Oct 2018 14:08:51 GMT von Martin Zebedies Solution Consultant DMS

Hallo Enno,
hallo Thorsten,

ich kann euch hier nur beipflichten.
Leider wird seit längerem davon gesprochen das es endlich eine serverseitige Importvariante geben sollte, die eben Massenimporttauglich ist und dann auch noch bei Fehlern entsprechend reagiert, aber mittlerweile habe ich das Gefühl das sich hier auf die Variante eines Imports über die Platform verlassen wird die ja jeder Partner selbst bauen kann.

Finde ich sehr schade und kann mich dem vorhandenen Unmut nur anschließen....=/...

VG

Martin

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