Docuware Printer Konfiguration unter 7.3

Hallo, gibt es eine einfache Möglichkeit verschiedenste Dokumente ( Word, Excel, PDF ) zusätzlich zum physikalischen Ausdruck einfach in einem Archiv abzulegen? 

In unserem Beispiel haben wir ein Archiv namens "Divers" in dem die Kollegen einfach alle Dokumente ablegen die sie im Moment nicht anderweitig ablegen können. Bisher wurden diese gedruckt und dann wieder eingescannt und über eine Importkonfiguration im Archiv abgelegt.

Das Archiv verfügt über ein einziges Feld namens "Dateiname" , hier wird einfach der Dateiname im Feld abgelegt.

Ich komme mit dem Reiter "Verarbeitung" in der Dokumentenverarbeitung nicht klar, welche Einstellungen für mein Szenario relevant sind und wie diese zu setzen sind. Meine Tests sind bisher erfolglos verlaufen. Es wird keine passende Konfiguration gefunden, lautet die lapidare Mitteilung in der Historie. 

Was übersehe ich hier? 

 

Ich hatte jetzt eine Teamviewer Sitzung zusammen mit Docuware und unserem Dienstleister. Kurz zusammengefasst ist es nicht möglich ohne eine Konfiguration pro Beleg zu erstellen. Da das Archiv aber ein Sammeltopf für alle möglichen Arten von Belegen darstellt, ist der Ansatz über den DW Printer obsolet. 

Hallo Stephan Löffler,

ohne jetzt die Teamviewer Session zu kennen, würde ich das vermutlich so abbilden:
Die User drucken die zu archivierenden Dokumente über den DocuWare Printer, da diese Dokumente keiner Konfiguration zugewiesen werden können (Keine der Konfigurationen enthält passende Identifizierungen) werden die Dokumente im Standardbriefkorb des Benutzers abgelegt. Von da aus kann der Benutzer dann das Dokument im Archiv "Divers" ablegen. Das Archiv "Divers" hat nur ein Feld und dieses eine Feld sollte der "Dokumentname" sein. Dann wird automatisch der Dateiname in dieses Feld geschrieben.

Natürlich ist das keine vollautomatische Lösung, aber erspart Ihren Benutzern den Gang zum Drucker und Scanner und damit auch eine Menge Papier und auch Speicherplatz, da ein direkt gedrucktes PDF weniger Platz benötigen wird, als ein eingescanntes Dokument.

Viele Grüße
Tobias Getz

Hallo Herr Löffler,

die Lösung mit dem automatischen archivieren nach dem Drucken erhalten Sie wie von Ihrem Partner schon erwähnt nur, wenn Sie eine Konfiguration haben, die für diese Dokumente greift. Wenn Sie allerdings eine Konfiguration einrichten können, die für alle Dokumente greift (bspw. lassen Sie immer klein irgendwo "DocuWare Ablage" reinschreiben und den Begriff dann beim Identifizieren suchen lassen) könnte das trotzdem funktionieren.

Ein weiterer Workaround könnte sein, die Dokumente direkt über den Windows Explorer Client (also mit "Speichern unter") abzulegen, dann haben Sie die Dokumente auch im Originalformat vorliegen und nicht nur als PDF.

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant