Wie Dokumenten-Stapel am sinnvollsten archivieren/indexieren?

Hallo,

ich stehe aktuell vor dem folgenden Thema, zu dem mich Eure Meinung interessieren würde:

Wir sind ein Brennstoffhandel mit verschiedenen LKW, die täglich Produkte an Endkunden ausliefern. Unsere Basis für die Buchhaltung und Rechnungsstellung ist die Tour eines jeden einzelnen LKW. Abends kommen die Fahrer zurück und bringen einen Stapel mit unterschiedlichen Papieren mit. Darunter sind z.B. diverse Ladepapiere aus der Raffinerie, Lieferscheine fürs Abladen beim Kunden oder an Tankstellen sowie ein Deckblatt mit den Rahmendaten der Tour. In Summe sind das 10-20 Seiten.

Bislang werden diese Stapel als zusammenhängendes, mehrseitiges Dokument gescannt und so in DW abgelegt (Indexiert mit Fahrzeug, Fahrername und Ausfuhrdatum). Ich würde es grundsätzlich für sinnvoller halten, die Dokumente einzeln zu archivieren und individuell zu indexieren. So könnte z.B. ein einzelner Lieferschein später auch über die Kundennummer wieder in der "Kundenakte" zu finden sein. Sucht man aktuell einen bestimmten Lieferscheine, so findet man den im Stapel nur über die Volltextsuche (OCR) oder über das Ausfuhrdatum.

Haltet ihr das derzeitige Vorgehen ("Ablegen als Stapel") für sinnvoll oder würdet Ihr auf einzelne Dokumente setzen? Wie könnte ich einzelne Dokumente am besten als "virtuellen Stapel" anzeigen lassen? Ich dachte hierbei möglicherweise an die Tourennummer als einheitliches Merkmal. Dieses steht jedoch nicht auf allen Papieren drauf. Wie schaffe ich es dem System schon beim Scannen zu sagen, dass dies alles Dokumente der gleichen Tour sind?

Fragen über Fragen - vielleicht hat ja jemand Lust mir etwas beim Denken zu helfen.

Viele Grüße
Jochen

 

Hallo Jochen Weissert,

die Frage ist nicht ganz einfach zu beantworten. Ein großer Vorteil der Archivierung als einzelne Dokumente ist natürlich, dass auf die einzelnen Dokumente sehr einfach und vor allem auch pro Kunde oder Lieferant zugegriffen werden kann. Die Tournummer bleibt als übergreifendes Merkmal bestehen und über die "Dokumentverknüpfungen" kann von jedem Dokument des Stapels der gesamte Stapel eingesehen werden.
Andererseits erhöhen Sie den Aufwand zur Indexierung. Je nachdem wie stark sich die Indexierung automatisieren lässt, ist dann insgesamt ein Vorteil zu erkennen. Das können letztlich nur Sie entsprechend entscheiden. Bei der einzelnen Archivierung werden 10-20 mal so viele Dokumente indexiert als bisher, falls die Indexierung manuell erfolgen muss, kann der Gesamtnutzen auch nicht sehr hoch ausfallen. Falls Sie die Indexierung sehr stark automatisieren können, dann ist es vermutlich insgesamt vorteilhaft.

Ob sie eine hohe Automatisierung erreichen können, hängt von der Herkunft der Dokumente (falls Sie die Dokumente erzeugen, können Sie bereits bei der Erzeugung die relevanten Dokumente auslesbar auf dem Dokument platzieren z.B. über einen QR Code), der Qualität (werden die Dokumente bei der Auslieferung dreckig) und auch davon ab, ob sie eventuell zusätzliche Informationen aus einem anderen System/Datenbank zu dem in DocuWare archivierten Dokument hinzufügen können.

Viele unserer Kunden nutzen z.B. QR Codes (oder andere Barcodes) auf Etiketten, um Dokumente mit entsprechenden Nummern oder anderen Informationen zu indexieren.
Wenn es nur um die Tournummer geht, könnten Sie beispielsweise die Tournummern als kleine Barcode-Etiketten ausdrucken und auf jedem Dokument der Tour vor dem Scannen aufkleben, dann kann die Tournummer bereits automatisch indexiert werden.

Ich hoffe, das beantwortet ein paar Fragen und hilft erstmal ein wenig beim Denken.

Mit freundlichen Grüßen
Tobias Getz
Team Leader Product Management

Vielen Dank für die Denkanstöße und besonders den Hinweis auf die Dokumentenverknüpfungen. Auf der Basis können wir jetzt nochmal weiterdenken.

Viele Grüße
Jochen Weissert