Docuware Forms und Ablage - irgendwas mache ich bestimmt falsch…

Hi,

ich richte gerade meine zukünftige DocuwareCloud ein und bekomme ein Problem bei der Ablage mit Forms nicht gelöst.
 

Ich muss eine Ablagemaske hinterlegen. In Forms kann ich wunderbar abhängige Felder machen und die zu Pflichtfeldern erklären klappt alles super, nur mit dem Ablagedialog bin ich am verzweifeln.

Nehme ich den Admin-„ich darf alles“-Ablagedialog geht natürlich alles, für den Admin. Alle anderen fehlt die Berechtigung. Nehme ich den „normalen Dialog“, den auch alle dürfen, habe ich plötzlich Pflichtfelder aus dem Dialog zu füllen, die ich nicht im Formular habe und auch nicht füllen kann.

Lege ich einen extra-Dialog für das Formular an, müssen den auch alle, die das Formular ausfüllen können sollen zur Verfügung haben und ich kann ihn nur beim Benutzer in seinem persönlichen Profil (außerhalb der Administration) ausblenden.

In dem Dialog kann ich Felder, die ich im Formular abhängig als Pflichtfelder bestimme nicht zu Pflichtfeldern machen - sonst sind sie immer Pflicht, auch wenn ich sie nicht einblende. Heißt, die Benutzer können „wild“ Datensätze außerhalb der Verwendung des Formulars erstellen, irgendwas irgendwie mit dem Dialog machen und konfusen Schabernack treiben. Eigentlich will ich überhaupt keinen Dialog für Forms… ist ja ein Systemseitiges schreiben und ich bestimme ja, wem das Formular überhaupt zur Verfügung steht, wozu diese doppelte Einschränkung? Und wenn ich schon einen extra-Dialog brauche, der ja auch gepflegt werden will, dann sollte der doch Admin-seitig „ausblendbar“, aber dennoch verwendbar sein,..

Da die Docuware ansonsten irre diffizil mit den Berechtigungen ist und das von mir beobachtete Verhalten keinerlei Sinn ergibt, mache ich bestimmt irgendwas falsch - nur was?

Danke für Erleuchtung schon vorab. :)

Tim

 Öhm - soll das mit dem html so, wenn man einen Beitrag nochmal bearbeitet?

Hallo Tim, 

du hast das schon richtig verstanden, der User muss auch Zugriff auf den Dialog haben.
Der einzige Workaround wäre aus dem Formular ein öffentliches zu machen, das kann dann aber jeder verwenden der den Link hat, nicht nur DocuWare Benutzer.

Das mit dem HTML ist ein lange bekannter Bug im Forum, leider immer noch nicht behoben :(

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Simon,

vielen herzlichen Dank für die Info und vor allem auch für den Tipp mit dem öffentlichen Formular, was ich aber eigentlich natürlich nicht möchte - aber das ist doch völlig unlogisch oder nicht? Ich habe im Standarddialog Pflichtfelder, die im Formular nicht gefüllt werden sollen. Dafür werden Merkmale gefüllt, anhand derer ich dann mittels eines Workflows die Felder befülle, die im Formular noch nicht gefüllt werden, aber eigentlich Pflichtfelder sind, sodass das Archiv dahingehend durch den Workflow wieder konsistent wird.

Meinen "normalen" Ablagedialog kann ich daher nicht hinterlegen, da dort natürlich die Felder, die in jedem Fall gefüllt sein sollen, Pflichtfelder sind, sondern ich muss für das Formular einen extra-Ablagedialog anlegen, der den Nutzern dann, das kann ich nicht verhindern, auch zur Verfügung steht.

Im Formular gibt es explizit Funktionen, die Felder gezielt einblenden und die dann zu Pflichtfeldern werden können. Im zugeordneten Ablagedialog kann ich die aber nicht zu Pflichtfeldern machen, da sie sonst immer gefüllt werden müssen - was mir das gezielte Einblenden im Formular effektiv unmöglich macht und somit diese eigentlich coole Programmfunktion obsolet wird.

Mache ich es aber nicht zum Pflichtfeld, sodass das Formular funktioniert - können die Benutzer mit dem Dialog, den ich ihnen ja nicht entziehen kann "wilde Sachen treiben" und mir die Konsistenz des Archivs auf den Kopf stellen …

Ist das wirklich so gewollt und vor allem soll das so bleiben? Mir entzieht sich die dahinterstehende Logik völlig. Da ich ja das Formular ohnehin nur den Benutzern/Gruppen/Rollen zugänglich mache, die ich möchte, habe ich doch die Einschränkung, die ich will - ganz ohne dass ich mittels eines Ablagedialoges irgendwas einschränke oder auch nicht. 

Hat sich Docuware dazu mal geäußert? Die müssen doch selbst merken, dass das nicht der Weisheit letzter Schluss sein kann.

Danke nochmal für die Antwort und den Tipp mit dem öffentlichen Formular, da muss ich tief in mich gehen, ob ich die eine oder die andere Kröte schlucken möchte. :) 

Tim

Hallo Tim,

ich kann voll und ganz nachvollziehen, was du meinst, und ich löse es genauso wie du es in deinem ersten Post geschrieben hast - manuelles Ausblenden des separaten Formular-Ablagedialogs bei den Usern im Bereich "Profil & Einstellungen".

Evtl. könntest du aber noch versuchen, mit einem versteckten Hilfsfeld zu arbeiten, bspw. namens "Herkunft".
Dieses Feld bekommt in beiden Ablagedialogen einen festen Wert, z.B. im normalen Dialog den Wert "Ablagedialog" und im Formulardialog den Wert "Formulardialog" (beim Formular am besten bereits im Formulardesigner mit einem festen Wert befüllen).
In beiden Dialogen blendest du das Feld für die Benutzer aus.
Nach der Ablage prüfst du über einen Autoindex oder einen Workflow, ob bei Verwendung des Formulardialoges alle im Formular definierten (Pflicht)Felder (sinnvoll) gefüllt wurden. Wenn du das irgendwie abbilden kannst, könntest du so ggf. einen Missbrauch des "Formulardialoges" ohne Formularverwendung automatisiert herausfinden und so ein Dokument direkt entsprechen kennzeichnen (z.B. mit einem speziellen Status versehen).
Ist nur so 'ne Idee, falls du das irgendwie halbwegs logisch für dich abfangen kannst...

Und du hast natürlich vollkommen Recht - es sollte die Möglichkeit geben, einen Dialog nur für die Formularverwendung zur Verfügung zu stellen/zu definieren, und die Zugriffsrechte nur über die Formularkonfiguration zu steuern!

Viele Grüße
Frank

Hi Frank,

danke, das ist eine gute Idee. :) Ich habe ein "Löscharchiv" in das die Anwender Dokumente schieben können, indem sie einen Stempel mit "bitte löschen" aufbringen. Dokumente mit dem Stempel werden einmal täglich in das Löscharchiv verschoben. Dort sehe ich dann nach, was es ist, und lösche es oder auch nicht. So kann ich das betreffende Feld bei Ablage via Dialog mit "bitte löschen" befüllen und zumindest den Missbrauch rauslöschen. Bei Ablage mit dem Formular schreibe ich dann "wiederherstellen", was der Rückgänigmachung aus dem Löscharchiv entspräche. Danke :)

Klar werde ich den Dialog bei den Benutzern ausblenden, das ist aber maximal umständlich und die Nutzer könn(t)en es eigenmächtig wieder rückgängig machen. Wer hat sich denn, aus Admin-Sicht, bitte so was einfallen lassen?

Ich hab auch ein bisschen rumexperimentiert, Felder zu Pflichtfeldern gemacht und im Dialog ausgeblendet - ausgeblendete Felder können keine Pflichtfelder sein, Felder mit "nur lesen" im Dialog versehen - können dann aber auch nicht via Formular abgelegt werden - man kann zwar Eingaben im Formular in den Feldern machen, die zugeordnet sind, aber die können dann nicht geschrieben und das Formular nicht abgelegt werden.

Aber so oder so, das ist meines Erachtens ein Bug by Design und für mich überhaupt nicht nachvollziehbar und vor dem Hintergrund der notwendigen, aber maximal komplexen Steuerung der Nutzerrechte an zig Stellen kaum zu glauben, dass es so ist.

Bleibt nur zu hoffen, dass das geändert wird.

Danke nochmal, die Idee ist gut :)

Tim