Frage:
Wie können Indexeinträge einfach korrigiert werden?
Antwort:
Der DocuWare Index Cleaner kann ähnliche Werte eines Feldes einfach und schnell vereinheitlichen. Er kann verwendet werden um beispielsweise Tippfehler oder die Reihenfolge der Wörter zu korrigieren. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dieses Werkzeug am Besten einsetzen können.
Bitte beachten Sie, dass der Index Cleaner für DocuWare Cloud-Systeme aufgrund von technischen Einschränkungen nicht verfügbar ist.
Vorbereitungen
Bevor Sie den Index Cleaner verwenden, überprüfen Sie, ob der Speicherort, auf dem das ausgewählte Archiv gespeichert ist, nur Lesezugriff erlaubt und, sollte das der Fall sein, stellen Sie sicher, dass DocuWare entweder Schreibzugriff erhält oder keine Änderungen auf der Dateiebene vornimmt. Außerdem sollten Sie den Index Cleaner nur zu einer Zeit ausführen, zu der das DocuWare-System nicht aktiv verwendet wird, weil Dokumente, die vom Index Cleaner bearbeitet werden, für die Dauer der Änderungen für andere Benutzer gesperrt sind. Demnach ist es empfehlenswert, das Tool nur außerhalb der regulären Geschäftszeiten auszuführen.
Konfiguration
Um den Index Cleaner zu verwenden, muss zuerst ein Indexfeld ausgewählt werden, welches bereinigt werden soll. Hierbei muss es sich um ein Textfeld handeln. Außerdem sind die allgemeinen Inhalte dieses Feldes wichtig: Quasi beliebige Werte wie Zusammenfassungen, Betreffe von E-Mails oder Anmerkungen können nur schwer vereinheitlicht werden und sind deshalb für die Verwendung des Index Cleaner nicht gut geeignet. Felder, die einheitliche Werte voraussetzen, wie beispielsweise Firmennamen oder Ansprechpartner, sind deutlich besser geeignet. Das Ziel der Änderungen ist Einheitlichkeit, sodass Werte wie Peters Engineering nicht versehentlich als Peters Egnineering aufgeführt wird und somit Suchergebnisse verbessert werden.
Auf der Konfigurationsseite können Sie noch die folgenden Zusatzeinstellungen konfigurieren:
- Sonderzeichen ignorieren: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Sonderzeichen beim Vergleichen von zwei Indexwerten ignoriert. Das führt dazu, dass zwei Werte wie "Mustermann&Musterfrau" und "Mustermann & Musterfrau" als ähnlich angesehen werden, was ohne das Ignorieren von Sonderzeichen nicht möglich wäre. Die Zeichen, die vom Index Cleaner als Sonderzeichen erkannt werden, können in dessen Konfigurationsdatei (C:\Program Files (x86)\DocuWare\Index Cleaner\DocuWare.IndexCleaner.Client.exe.config) eingesehen und bearbeitet werden.
- Liste ignorierter Wörter: Diese Funktion erlaubt es, bestimmte Wörter, die in einem Indexfeld oft verwendet werden, vom Vergleich auszuschließen. Damit kann die Präzision der Vergleiche erheblich verbessern, da sonst Werte wie "Mustermann International GmbH" und "Musterfrau International GmbH" als ähnlich angesehen werden. Durch Hinzufügen des Wortes "international" zur Liste der ignorierten Wörter werden diese zwei Indexwerte während dem Vergleich auf "Mustermann GmbH" und "Musterfrau GmbH" reduziert. Das führt dazu, dass diese Werte nicht mehr als ähnlich gelten.
- Externe Einträge: In manchen Szenarios ist es erforderlich, die Liste eines externen Programms (beispielsweise eines CRM- oder ERP-Systems) zu überprüfen, um feststellen zu können, welcher Eintrag korrekt ist. Diese Liste kann in eine Datei exportiert, in der pro Zeile ein Eintrag steht, und hier ausgewählt werden. Dadurch werden Werte, die auch in dieser Liste enthalten sind, auf der Ergebnisseite hervorgehoben, um die Identifizierung von korrekten Einträgen zu vereinfachen.
Sobald die Konfiguration fertiggestellt ist, können Sie die Ergebnisseite aufrufen, indem Sie auf den "Ähnliche Schreibweisen überprüfen" oder "Auf Wortreihenfolge überprüfen"-Button klicken.
Bereinigung der Indexeinträge
Die oben gezeigten Ergebnisseiten listen alle Indexeinträge auf, die mindestens einen ähnlichen Eintrag haben. Werte, die eindeutig sind, werden deshalb hier nicht aufgelistet. Standardmäßig wird die Liste nach Häufigkeit der Indexwerte sortiert und in Haupt- und Untereinträge unterschieden. Haupteinträge werden durch einen dunkleren Hintergrund markiert, während vor Untereinträge Ankreuzfelder zu finden sind. Falls diese Funktion verwendet wird, werden Haupteinträge, die in der Liste der externen Einträge ebenfalls vorhanden sind, mit einem Häkchen in der Spalte "Ext." (externer Eintrag).
Um falsche Werte zu korrigieren muss lediglich deren Ankreuzfeld markiert werden. Untereinträge, die für die Verbesserung markiert wurden, werden nicht mehr als Haupteinträge aufgeführt. Im obigen Beispiel wird der Haupteintrag für "Inkorrekter Wert" ausgeblendet, sobald das Ankreuzfeld vor "Inkorrekter Wert" angehakt wird.
Über das Kontext- bzw. Rechtsklickmenü der Untereinträge können Sie zusätzlich die folgenden Aktionen ausführen:
- Untereinträge als Haupteinträge markieren
- Untereinträge ignorieren
- Nach Dokumenten suchen, die den Untereintrag als Indexwert haben (öffnet den Standardbrowser)
- Teile eines Eintrags zur Liste ignorierter Wörter hinzufügen
- Teile eines Eintrags von der Liste ignorierter Wörter entfernen
Um abschließend alle Änderungen, die Sie markiert haben, anzuwenden, klicken Sie auf den "Ändern"-Knopf.