Was genau macht Intelligent Indexing?
Intelligent Indexing unterstützt Sie in Ihrem täglichen Arbeitsablauf, indexiert vorkonfigurierte Indexfelder automatisch und intuitiv und spart somit wertvolle Zeit bei der Ablage Ihrer Dokumente.
Nach der Einrichtung und Konfiguration von Intelligent Indexing muss das System zunächst richtig angelernt werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie möglichst immer „One Click Indexing“ (markieren mit der Maus) zum Befüllen der DocuWare Felder verwenden.
Ist Intelligent Indexing korrekt für die verschiedenen Dokumenttypen angelernt worden, erkennt das System die Indexbegriffe auf dem Dokument selbständig und trägt sie in die dafür vordefinierten Indexfelder im Ablagedialog ein.
Wie genau das Ergebnis dabei erkannt werden konnte erkennen Sie an der Farbe am linken Rand des Indexfeldes.
Rot - es wurde kein passender Indexbegriff auf dem Dokument gefunden
Gelb - der Indexbegriff wurde gefunden, die Zuordnung ist aber nicht 100 % korrekt
Grün - der Indexbegriff wurde erfolgreich gefunden und indexiert
So kann Intelligent Indexing die manuelle Eingabe vollständig ersetzen. Dies führt dazu, dass Sie effizienter und genauer Ihre Daten erfassen können.
Unterschied zwischen Intelligent Indexing Cloud und Intelligent Indexing On-Premises
Intelligent Indexing kann über zwei verschiedene Arten an DocuWare angebunden werden.
Zum einen bieten wir Intelligent Indexing als Cloud-Dienst an, welcher von DocuWare verwaltet und stetig weiterentwickelt wird.
Alle DocuWare Cloud Organisationen sind automatisch mit der Intelligent Indexing Cloud Lösung verbunden.
Als zweite Lösung bieten wir Intelligent Indexing On-Premises an.
Diese Lösung wird nicht von DocuWare verwaltet und muss vom DocuWare Partner oder Kunden installiert und administriert werden. Diese Lösung wird hauptsächlich bei Hochsicherheitssystemen verwendet.
Alle DocuWare Systeme, welche auf einem lokalen Server installiert sind, können beide Intelligent Indexing Lösungen an DocuWare anbinden.
Wie viel Kontingent haben wir und bei welchen Aktionen wird dieses verbraucht?
Ein Kontingent haben nur DocuWare On-Premises Systeme, welche Intelligent Indexing als Cloud Lösung angebunden haben.
Sie können jeder Zeit Ihr aktuellen Kontingentverbrauch im Intelligent Indexing Plugin in der DocuWare Konfiguration überprüfen.
Das Kontingent wird im Normalfall immer am ersten des Monats zurückgesetzt.
Welche Aktionen verbrauchen ein Dokument des Kontingents:
- Das Importieren/Hochladen eines Dokumentes verbraucht Kontingent
- Sobald die Flagge angezeigt wird, wurde ein Dokument vom Kontingent abgezogen
- Die Option "Intelligent Indexing wiederholen" Verbraucht kein Kontingent
- Intelligent Indexing Fehler Verbrauchen kein Kontingent
- Das Entheften von Dokumenten im Briefkorb verbraucht weiteres Kontingent
- Jede entheftete Seite (inklusive der ersten Seite), verbraucht ein Kontingent
- Das Kopieren von Dokumenten von Briefkorb/Archiv zu Briefkorb verbraucht Kontingent
- Vorausgesetzt dieser Briefkorb hat Intelligent Indexing aktiviert
Sie können das Kontingent beliebig gegen Mehrkosten erweitern. Kontaktieren Sie hierfür Ihren DocuWare Ansprechpartner oder unsere Orders-Abteilung (Orders@DocuWare.com).
Was gibt es zu beachten, damit Intelligent Indexing einwandfrei funktioniert?
Damit Intelligent Indexing antrainiert werden kann und richtige Vorschläge geben kann, muss das Dokument einen guten Textshot haben (Was ist eine OCR).
DocuWare erstellt einen eigenen Textshot vom Dokument, wenn dieses keinen bereits vorhandenen Textshot hinterlegt hat.
Zum Überprüfen, ob das Dokument bereits eine OCR hat, öffnen Sie das Dokument mit einem beliebigen PDF Viewer und prüfen, ob auf dem Dokument Text markiert und kopiert werden kann. Dies ist meistens ein Indiz dafür, dass eine bereits vorhandene OCR existiert.
Sie können den Textshot auch in DocuWare Anzeigen (Volltext Textshot eines Dokumentes überprüfen).
Damit die Verbindung zum Intelligent Indexing Cloud-Dienst reibungslos funktioniert, stellen Sie sicher, dass die folgenden Adressen erreichbar sind und nicht blockiert werden.
- DocuWare.com
- intellix.azurewebsites.net
- azurewebsites.net
Diese Adressen müssen hauptsächlich auf dem DocuWare Server, bzw. dem Plattform Server erreichbar sein.