Pregunta:
¿Cómo se pueden corregir fácilmente las entradas de índice?
Respuesta:
Con el DocuWare Index Cleaner se pueden corregir fácil y rápidamente todos los valores similares de un Campo de índice. Puede utilizarse para corregir errores tipográficos, así como el orden de las palabras introducidas en un Campo de índice. Este artículo describe cómo sacar el máximo partido de esta herramienta.
Tenga en cuenta que Index Cleaner no está disponible para las instalaciones de DocuWare Cloud debido a limitaciones técnicas.
Preparativos
Antes de iniciar Index Cleaner, compruebe si la ubicación de almacenamiento utilizada por el archivador es de sólo lectura o efectivamente de sólo lectura y, en caso afirmativo, asegúrese de que DocuWare puede escribir allí o de que no escribe ningún cambio en el sistema de archivos. Además, debe asegurarse de ejecutar Index Cleaner en un momento en el que el sistema DocuWare no se esté utilizando activamente, ya que se bloqueará el acceso a los documentos modificados por la herramienta. Por lo tanto, se recomienda ejecutar Index Cleaner sólo fuera del horario laboral.
Configuraciones
Para utilizar el Index Cleaner, comience por elegir un campo de índice que requiera coherencia. Este campo debe ser un campo de texto. Además, el contenido general de este campo es importante: Los campos con valores casi arbitrarios como resúmenes, asuntos de correo electrónico o anotaciones no son adecuados para ser limpiados con el Index Cleaner, pero sí lo son los campos que tienen contenidos específicos, como nombres de empresas o contactos. El objetivo es lograr coherencia para que, por ejemplo, Peters Engineering no se escriba como Peters Egnineering, ya que los valores incorrectos pueden provocar problemas al buscar documentos.
En la página de configuración, puede configurar los siguientes ajustes adicionales:
- Ignorar caracteres especiales: Si esta opción está activada, los caracteres especiales se ignoran al comparar dos valores de índice. Por ejemplo, dos valores como "Doe&Doe" y "Doe & Doe" pueden no reconocerse como similares si esta opción está desactivada, pero se consideran similares si la opción está activada. Los caracteres que se consideran especiales se pueden configurar en el archivo de ajustes de Index Cleaner (C:\Program Files (x86)\DocuWare\Index Cleaner\DocuWare.IndexCleaner.Client.exe.config).
- Lista de palabras ignoradas: Esta función se puede utilizar para ignorar palabras que se utilizan con frecuencia y que pueden hacer que dos entradas se consideren similares. Sin tener ninguna palabra en esta Lista, dos valores como "Company International Ltd." y "OtherCompany International Ltd." se consideran similares. Al añadir "internacional" a la lista de palabras ignoradas, los valores se reducen a "Empresa Ltd." y "OtraEmpresa Ltd." en el momento de la comparación y dejan de considerarse similares.
- Entradas externas: En algunos escenarios, decidir qué entrada es la correcta depende de listas de herramientas externas, por ejemplo un sistema CRM o ERP. Esta lista puede exportarse a un fichero, con cada valor ocupando una línea, y seleccionarse aquí. Al hacerlo, los valores contenidos en la lista aparecerán resaltados en la página de resultados para facilitar la identificación de los valores correctos.
Una vez realizada la configuración, puede continuar en la página de resultados pulsando el botón "Comprobar entradas similares" o "Iniciar comprobación del orden de las palabras".
Corrección de entradas de índice
Las páginas de resultados mostradas arriba enumeran todas las entradas de índice que tienen al menos una entrada similar. Los valores que son únicos y no tienen entradas similares no aparecerán en esta lista. Por defecto, la Lista se ordena por el número de apariciones de las respectivas entradas de índice y se divide en entradas principales y secundarias. Las entradas principales están marcadas con un fondo más oscuro y las subentradas tienen casillas de verificación delante de ellas. Si la entrada principal también está presente en la lista de entradas externas (si existe), se marcará con una cruz en la columna "Ext." (Entrada externa).
Para corregir cualquier valor incorrecto, sólo es necesario marcar sus respectivas casillas de verificación. Las subentradas que se hayan marcado para su corrección dejarán de figurar como entradas principales. En el ejemplo anterior, al marcar la casilla situada delante de "Valor incorrecto", la entrada principal de "Valor incorrecto" desaparecerá porque está marcada para ser corregida.
También puede utilizar el menú contextual de una subentrada para realizar cualquiera de las siguientes acciones:
- Marcar la subentrada como entrada principal
- Ignorar la subentrada
- Buscar documentos que tengan la subentrada como entrada de índice (se abre en el navegador por defecto)
- Añadir partes de una entrada a la lista de palabras ignoradas
- Eliminar partes de una entrada de la lista de palabras ignoradas
Por último, para confirmar los cambios que haya seleccionado, haga clic en el botón "Realizar cambios".
Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción del idioma inglés. La información contenida en este artículo se basa en la(s) versión(es) original(es) del producto(s) en inglés. Puede haber errores menores, como en la gramática utilizada en la versión traducida de nuestros artículos. Si bien no podemos garantizar la exactitud completa de la traducción, en la mayoría de los casos, encontrará que es lo suficientemente informativa. En caso de duda, vuelva a la versión en inglés de este artículo.