Scénario :
Vous souhaitez purger automatiquement des documents en fonction de certains critères.
Solution :
Pour ce faire, vous pouvez utiliser une règle de suppression DocuWare. Veuillez consulter le guide suivant pour savoir comment créer une politique de suppression ;
1. Accédez à la page Configurations via le menu déroulant situé sous votre nom d'utilisateur.
2. Si vous disposez des autorisations nécessaires, vous devriez pouvoir accéder au module d'extension de la politique de suppression. Si ce plugin est absent de votre page de configuration, veuillez contacter votre administrateur système afin qu'il vous accorde les autorisations nécessaires.
3. Dans l'onglet " Policy", vous disposez de nombreuses options pour définir les critères. Ce critère peut être basé sur une entrée d'index, telle que "Store Date"
Remarque : il est TRÈS important de lire attentivement les options de date, car leur formulation est très spécifique.
Pour une suppression basée sur le champ Store Date, vous avez le choix entre des années, des heures, des jours ou des mois.
4. Vous avez également la possibilité d'ajouter d'autres critères de champ basés sur des entrées d'index ou des entrées système.
5. Dans l'onglet Schedule, vous pouvez définir un calendrier pour l'exécution de la politique de suppression. Vous pouvez personnaliser l'heure de début de la planification et la fréquence d'exécution par minute, par heure, par jour, par semaine ou par mois. En outre, vous pouvez définir la planification sur "Jamais", ce qui n'exécutera la politique que lorsqu'elle sera lancée manuellement.
6. Dans l'onglet Permissions, vous pouvez spécifier qui aura la permission d'exécuter cette politique de suppression.
Les meilleures pratiques recommandent de n'appliquer ce droit qu'aux utilisateurs administratifs, car ce module doit être traité avec un niveau de sécurité élevé.
Une fois que cela a été fait, enregistrez votre configuration, et elle devrait être prête à fonctionner.
Le KBA s'applique aussi bien aux organisations en nuage qu'aux organisations sur site.
Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.