Szenario:
Sie möchten Dokumente nach bestimmten Kriterien automatisch löschen.
Lösung:
Sie können dies durch eine DocuWare-Löschrichtlinie erreichen. Wie Sie eine Löschrichtlinie erstellen, erfahren Sie in der folgenden Anleitung;
1. Navigieren Sie zur Seite Konfigurationen über das Dropdown-Menü unter Ihrem Benutzernamen.
2. Wenn Sie die richtigen Berechtigungen haben, sollten Sie auf das Plugin für Löschrichtlinien zugreifen können. Wenn dieses Plugin auf Ihrer Konfigurationsseite fehlt, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator, damit er Ihnen die erforderlichen Berechtigungen erteilt.
3. Auf der Registerkarte " Richtlinie " haben Sie viele Optionen für die Festlegung der Kriterien. Dieses Kriterium kann auf einem Indexeintrag basieren, wie z. B. "Speicherdatum"
Hinweis: Es ist SEHR wichtig, die Datumsoptionen sorgfältig zu lesen, da sie sehr spezifisch formuliert sind.
Für das Löschen auf der Grundlage eines Feldes "Speicherdatum" können Sie zwischen Jahren, Stunden, Tagen oder Monaten wählen.
4. Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Feldkriterien auf der Grundlage von Indexeinträgen oder Systemeinträgen hinzuzufügen.
5. Auf der Registerkarte " Zeitplan" können Sie einen Zeitplan für die Ausführung der Löschrichtlinie festlegen. Sie können die Startzeit des Zeitplans und die Häufigkeit der Ausführung auf der Basis von Minuten, Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten anpassen. Außerdem können Sie den Zeitplan auf "Nie" einstellen, wodurch die Richtlinie nur ausgeführt wird, wenn sie manuell gestartet wird.
6. Auf der Registerkarte " Berechtigungen " können Sie festlegen, wer die Berechtigung zum Ausführen dieser Löschrichtlinie hat.
Es wird empfohlen, dieses Recht nur administrativen Benutzern zu gewähren, da dieses Modul mit hoher Sicherheit behandelt werden sollte.
Speichern Sie anschließend Ihre Konfiguration, und sie sollte betriebsbereit sein.
KBA ist sowohl für Cloud- als auch für On-Premise-Organisationen anwendbar.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine Übersetzung aus dem Englischen. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Originalversion(en) des Produkts. In der übersetzten Version unserer Artikel können kleinere Fehler enthalten sein, z.B. in der Grammatik. Wir können zwar nicht für die vollständige Richtigkeit der Übersetzung garantieren, aber in den meisten Fällen werden Sie sie als ausreichend informativ empfinden. Im Zweifelsfall wechseln Sie bitte zurück zur englischen Version dieses Artikels.