Notre organisation cherche à accélérer l'indexation des documents fréquemment stockés et des documents actuellement archivés dans notre système. Les plugins Autoindex et Intelligent Indexing semblent être la solution idéale. Quelles sont les différences entre Autoindex et Intelligent Indexing ?
Autoindex et Intelligent Indexing permettent tous deux de remplir de manière transparente les champs d'index avec les informations souhaitées sans avoir à saisir manuellement les données d'indexation. Bien que ces deux solutions offrent une méthode idéale pour accélérer l'indexation des documents, Autoindex et Intelligent Indexing sont utilisés et configurés de manière radicalement différente et pour des scénarios d'indexation différents. Comprendre les différences entre Autoindex et Intelligent Indexing vous permettra de mieux intégrer ces solutions dans les processus d'entreprise de votre organisation ;
- Configuré à l'aide de sources de données internes ou externes pour remplir ou remplacer les données d'indexation des documents sur la base d'un code de correspondance unique.
- Utilisé lorsque de nouveaux documents sont stockés ou si les entrées d'index des documents existants ont été modifiées dans l'armoire configurée.
- Les données d'index sont automatiquement appliquées en fonction du jeu de règles Autoindex et de l'occurrence programmée de la tâche Autoindex.
- Ne propose pas de suggestions de données d'index pour les documents basés sur les procédures de stockage précédentes. L'indexation automatique remplit ou écrase les entrées de données précédentes en utilisant les sources de données internes ou externes configurées.
- L'indexation intelligente est activée dans les boîtes de dialogue des bacs à documents et des armoires. L'indexation intelligente utilise les métadonnées des procédures de stockage précédentes de documents similaires pour suggérer les entrées d'index idéales pour un document.
- Cette fonction ne peut être utilisée que lors du stockage d'un document dans une armoire à dossiers.
- Le système ne stocke pas automatiquement les documents une fois que les données d'indexation ont été suggérées. Les utilisateurs doivent stocker manuellement les documents pour finaliser les suggestions d'indexation intelligente.
- Ne peut pas être configuré avec des sources de données externes. L'indexation intelligente peut être entraînée à renvoyer les meilleures données d'indexation possibles pour des documents similaires.
En conclusion, Autoindex peut être utilisé pour indexer automatiquement les documents nouveaux ou existants dans une armoire, tandis que l'indexation intelligente est utilisée pendant le processus de stockage. Si une multitude de documents doivent être réindexés et sont déjà stockés dans une armoire, Autoindex serait idéal car il peut être utilisé pour plusieurs documents déjà stockés. L'indexation intelligente apprend activement et suggère des entrées d'index potentielles basées sur les métadonnées de documents similaires précédemment stockés dans le système, tandis que l'indexation automatique remplit ou écrase les données d'index en fonction des sources de données configurées. Si votre organisation stocke continuellement des documents similaires avec des entrées d'index de consentement dans une armoire donnée, l'indexation intelligente peut aider les utilisateurs en pré-remplissant ces entrées d'index. Bien que ces deux solutions soient utilisées pour des scénarios d'indexation différents, Autoindex et Intelligent Indexing peuvent être utilisés conjointement pour accélérer le processus d'indexation des documents entrants ou existants.
Le KBA est applicable aux organisations en nuage et sur site.
Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.
