Unsere Organisation möchte die Indizierung häufig gespeicherter Dokumente und von Dokumenten, die derzeit in unserem System archiviert sind, beschleunigen. Die Plugins Autoindex und Intelligent Indexing scheinen die ideale Lösung zu sein. Was sind die Unterschiede zwischen Autoindex und Intelligent Indexing?
Sowohl Autoindex als auch Intelligent Indexing bieten die Möglichkeit, Indexfelder nahtlos mit den gewünschten Informationen zu füllen, ohne die Indexdaten manuell eingeben zu müssen. Obwohl beide Lösungen eine ideale Methode zur Beschleunigung der Dokumentenindizierung bieten, werden Autoindex und Intelligent Indexing auf völlig unterschiedliche Weise und für unterschiedliche Indizierungsszenarien verwendet und konfiguriert. Wenn Sie die Unterschiede zwischen Autoindex und Intelligent Indexing verstehen, können Sie diese Lösungen besser in die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens integrieren;
- Konfiguriert unter Verwendung interner oder externer Datenquellen zum Füllen oder Überschreiben von Dokumentindexdaten auf der Grundlage eines eindeutigen Übereinstimmungscodes.
- Wird verwendet, wenn neue Dokumente gespeichert werden oder wenn sich Indexeinträge vorhandener Dokumente innerhalb des konfigurierten File Cabinet geändert haben.
- Die Indexdaten werden automatisch auf der Grundlage des Autoindex-Regelsatzes und des geplanten Auftretens des Autoindex-Jobs angewendet.
- Bietet keine Indexdatenvorschläge für Dokumente, die auf früheren Ablagevorgängen basieren. Autoindex füllt oder überschreibt frühere Dateneinträge unter Verwendung der konfigurierten internen oder externen Datenquellen.
- Die intelligente Indizierung ist in den Dialogen für Dokumentenablagen und Aktenschränke aktiviert. Sie lernt aus den Metadaten früherer Ablagevorgänge ähnlicher Dokumente und verwendet diese, um die idealen Indexeinträge für ein Dokument vorzuschlagen.
- Kann nur verwendet werden, wenn ein Dokument in einem Aktenschrank abgelegt wird.
- Dokumente werden nicht automatisch abgelegt, sobald Indexdaten vorgeschlagen wurden. Die Benutzer müssen die Dokumente manuell ablegen, um die Vorschläge für die intelligente Indizierung abzuschließen.
- Kann nicht mit externen Datenquellen konfiguriert werden. Die Intelligente Indizierung kann trainiert werden, um die bestmöglichen Indexdaten für ähnliche Dokumente zu liefern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Autoindex zur automatischen Indizierung neuer oder vorhandener Dokumente in einem Archiv verwendet werden kann, während Intelligent Indexing während des Ablageprozesses eingesetzt wird. Wenn eine Vielzahl von Dokumenten neu indiziert werden muss, die bereits in einem Archiv gespeichert sind, wäre Autoindex ideal, da es für mehrere bereits gespeicherte Dokumente verwendet werden kann. Intelligent Indexing lernt aktiv und schlägt potenzielle Indexeinträge auf der Grundlage der Metadaten ähnlicher Dokumente vor, die zuvor im System gespeichert wurden, während Autoindex die Indexdaten auf der Grundlage konfigurierter Datenquellen füllt oder überschreibt. Wenn Ihr Unternehmen kontinuierlich ähnliche Dokumente mit übereinstimmenden Indexeinträgen in einem bestimmten Archiv speichert, kann Intelligent Indexing die Benutzer durch Vorbefüllung dieser Indexeinträge unterstützen. Während diese beiden Lösungen für unterschiedliche Indizierungsszenarien verwendet werden, können Autoindex und Intelligent Indexing in Verbindung miteinander verwendet werden, um den Indizierungsprozess für eingehende oder vorhandene Dokumente zu beschleunigen.
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