私たちの組織は、頻繁に保存される文書や、現在システムに保存されている文書のインデックス作成を迅速化したいと考えて います。AutoindexとIntelligent Indexingプラグインは、理想的なソリューションのように思えます。AutoindexとIntelligent Indexingの違いは何でしょうか？
AutoindexとIntelligent Indexingは、インデックスデータを手入力することなく、インデックスフィールドに必要な情報をシームレスに入力する機能を提供します。AutoindexとIntelligent Indexingは、どちらもドキュメントのインデックス作成を迅速に行うための理想的な方法ですが、AutoindexとIntelligent Indexingは、それぞれ異なる方法で、異なるインデックス作成シナリオのために使用、設定されます。AutoindexとIntelligent Indexingの違いを理解することで、これらのソリューションを組織のビジネスプロセスに統合する際に、より効果的に活用することができます；
- 内部または外部のデータソースを使用して、一意のマッチコードに基づいてドキュメントのインデックスデータを埋めたり上書きしたりするように構成されています。
- 新しい文書が保存されたとき、または既存の文書のインデックスエントリが設定されたファイルキャビネット内で変更されたときに使用されます。
- インデックスデータは、AutoindexルールセットとAutoindexジョブの発生予定に基づき、自動的に適用されます。
- 以前の保存手順に基づく文書のインデックスデータ候補は提供されません。Autoindexは、設定された内部または外部データソースを使用して、以前のデータエントリーを埋めたり上書きしたりします。
- ドキュメントトレイとファイルキャビネットダイアログで、インテリジェントインデクシングが有効になります。類似文書の過去の保存手順のメタデータから学習し、使用して、文書に最適なインデックス項目を提案します。
- ファイルキャビネット内にドキュメントを保存する場合にのみ使用できます。
- インデックスデータが提案された後、自動的に文書が保存されることはありません。Intelligent Indexingの提案を確定するために、ユーザーが手動で文書を保存する必要があります。
- 外部データソースとの連携はできません。 Intelligent Indexingは、類似した文書に対して最適なインデックスデータを返すようにトレーニングすることができます。
結論として、Autoindexはファイルキャビネット内の新規または既存の文書に自動的にインデックスを付けるために使用され、Intelligent Indexingは保存プロセスで使用されます。もし、多数の文書にインデックスを付け直す必要があり、すでにFile Cabinet内に保存されている場合、Autoindexはすでに保存されている複数の文書に使用できるため、理想的です。Intelligent Indexingは積極的に学習し、以前システムに保存されていた類似文書のメタデータに基づいてインデックスエントリーの候補を提案します。一方、Autoindexは設定されたデータソースに基づいてインデックスデータを埋めたり上書きしたりします。もし、あなたの組織が、あるファイルキャビネット内に、同意のインデックスエントリーを持つ類似文書を継続的に保存している場合、インテリジェント・インデックスは、これらのインデックスエントリーを前記入することでユーザーを支援することができます。これらのソリューションはそれぞれ異なるインデックス作成シナリオに使用されますが、AutoindexとIntelligent Indexingは互いに組み合わせて使用することで、受信または既存の文書のインデックス作成プロセスを迅速化することが可能です。
KBAは、クラウドとオンプレミスの両方の組織に適用されます。
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