La nostra organizzazione sta cercando di accelerare l'indicizzazione dei documenti archiviati di frequente e dei documenti attualmente archiviati nel nostro sistema. I plugin Autoindex e Intelligent Indexing sembrano essere la soluzione ideale. Quali sono le differenze tra Autoindex e Intelligent Indexing?
Sia Autoindex che Intelligent Indexing consentono di riempire i campi dell'indice con le informazioni desiderate senza dover inserire manualmente i dati dell'indice. Sebbene entrambe le soluzioni offrano un metodo ideale per accelerare l'indicizzazione dei documenti, Autoindex e Intelligent Indexing vengono utilizzate e configurate in modi drasticamente diversi e per scenari di indicizzazione differenti. Comprendendo le differenze tra Autoindex e Intelligent Indexing è possibile integrare meglio queste soluzioni nei processi aziendali;
- Configurazione che utilizza fonti di dati interne o esterne per riempire o sovrascrivere i dati dell'indice dei documenti in base a un codice di corrispondenza univoco.
- Si utilizza quando vengono archiviati nuovi documenti o se le voci dell'indice dei documenti esistenti sono cambiate all'interno del raccoglitore configurato.
- I dati di indice vengono applicati automaticamente in base al set di regole Autoindex e all'occorrenza pianificata di Autoindex Job.
- Non offre suggerimenti sui dati di indice per i documenti basati su procedure di archiviazione precedenti. Autoindex riempirà o sovrascriverà le voci di dati precedenti utilizzando le fonti di dati interne o esterne configurate.
- L'Intelligent Indexing è abilitato nelle finestre di dialogo dei vassoi dei documenti e dei raccoglitori. Apprende e utilizza i metadati delle precedenti procedure di archiviazione di documenti simili per suggerire le voci di indice ideali per un documento.
- Può essere utilizzata solo quando si archivia un documento in un raccoglitore.
- Non archivia automaticamente i documenti una volta suggeriti i dati dell'indice. Gli utenti devono archiviare manualmente i documenti per finalizzare i suggerimenti di Intelligent Indexing.
- Non può essere configurato con fonti di dati esterne. Intelligent Indexing può essere addestrato a restituire i migliori dati di indice possibili per documenti simili.
In conclusione, Autoindex può essere utilizzato per indicizzare automaticamente i documenti nuovi o esistenti all'interno di un raccoglitore, mentre Intelligent Indexing viene utilizzato durante il processo di archiviazione. Se è necessario reindicizzare una moltitudine di documenti già archiviati all'interno di un raccoglitore, Autoindex è l'ideale perché può essere utilizzato per più documenti già archiviati. Intelligent Indexing apprende attivamente e suggerisce potenziali voci di indice in base ai metadati di documenti simili precedentemente archiviati nel sistema, mentre Autoindex riempie o sovrascrive i dati dell'indice in base alle fonti di dati configurate. Se l'organizzazione archivia continuamente documenti simili con voci di indice consentite all'interno di un determinato schedario, Intelligent Indexing può aiutare gli utenti a pre-compilare queste voci di indice. Sebbene entrambe le soluzioni siano utilizzate per scenari di indicizzazione diversi, Autoindex e Intelligent Indexing possono essere utilizzate insieme per accelerare il processo di indicizzazione dei documenti in arrivo o esistenti.
KBA è applicabile sia alle organizzazioni cloud che a quelle on-premise.
Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dalla lingua inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla/le versione/i originale/i del/i prodotto/i in inglese. Potrebbero esserci errori minori, come nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi troverai che è sufficientemente informativa. In caso di dubbio, fai riferimento alla versione inglese di questo articolo.