Meyer Frank Docuplan GmbH & Co. KG | IT-Leiter

Hallo Herr Holtstiege,<br> <br> das man ein im Ablagedialog eingeblendetes Feld nicht mittels Intelligent Indexing konfigurieren kann, kenne ich nur dann, wenn man a) in der Dialogkonfiguration für das entsprechende Feld mit der Vorbelegung mit einem festen Wert arbeitet, oder b) wenn das Datenbankfeld einen anderen Typ aufweist, als das Feld, dass man hierfür in der Intelligent Indexing Konfiguration verwenden möchte.<br> <br> Wenn dagegen in der Dialogkonfiguration ein Feld nicht ausgeblendet werden kann, liegt das meiner Erfahrung nach lediglich daran, dass man bei diesem Feld eine mehrspaltige Auswahlliste hinterlegt hat, und hierbei auch zusätzlich mit der Filterfunktion arbeitet, die auf (mindestens) ein weiteres Feld im selben Dialog mit selber mehrspaltiger Auswahlliste und wechselseitiger Filterung zeigt.<br> <br> Viele Grüße<br> Frank

Hallo Oliver,<br> <br> ich glaube, wenn man die Ergebnisliste mit den ca. 40.000 Stück nicht ab- oder aufsteigend sortiert manuell durchgucken will, um so Dubletten zu finden und zu löschen, würde ich hier einen ganz anderen Weg gehen.<br> Anhand deiner Beschreibung würde ich die Ergebnisliste aller Bauteil-IDs als CSV-Datei exportieren und dann Excel über hierin eingebaute Funktionen (wie z.B. doppelte Werte hervorheben) die Arbeit machen lassen, die entsprechenden IDs zu finden.<br> Hiernach könntest du dann gezielt die doppelten Datensätze manuell im DocuWare entfernen.<br> Alternativ könnte das ja auch schon durch Excel innerhalb der CSV-Datei durchgeführt werden, aber dann müsstest du danach zuerst alle Datensätze im DocuWare löschen und die Dubletten-bereinigte CSV-Datei wieder importieren usw.<br> <br> Viele Grüße<br> Frank

Hallo Erwin,<br> eine weitere mögliche Lösung, die nicht so komplex ist, wäre dann z.B. ein Stempel &quot;Änderungsantrag&quot;, der ein Pflichtfeld für Freitext enthält, und der gleichzeitig einen entsprechenden Status setzt. So könnten dann flexibel Änderungswünsche bzw. Korrekturanfragen über diesen Stempel eingegeben werden.<br> Dann den Status über eine Liste abfragen und jemanden mit entsprechenden Berechtigungen die Änderungen vornehmen lassen.<br> Viele Grüße<br> Frank

<p>Hallo Erwin,</p> <p>wenn ich dich nicht missverstanden habe, müsstet du sowas schnell und einfach umsetzen können, in dem du meiner Meinung nach eigentlich nur sämtlichen relevanten Ergebnislisten, im jeweiligen Reiter Indexdialog, das oder die entsprechenden Felder auf &quot;Nur lesen&quot; stellst.</p> <p>Dann haben alle Nutzer nach wie vor die gleichen Berechtigungen, können manuell (oder auch über Workflowaufgaben) weiterhin stempeln, aber nicht mehr manuell diese Indexeinträge ändern.</p> <p>Viele Grüße</p> <p>Frank</p>

Hallo Herr Hahn,

Ihre Beschreibung, dass Sie keine Angaben auf dem Dokument zur Indexierung mehr auswählen können, sprich dass das One Click Indexing nicht mehr funktioniert, ist ein ganz klares Indiz dafür, dass das PDF-Dokument einen kaputten Textshot aufweist.
Dies können Sie auch z.B. außerhalb des DocuWare noch einmal gegentesten, indem Sie das Dokument z.B. mit dem Adobe Acrobat Reader öffnen und hier probieren, ob Sie hier die entsprechenden Textstellen mit der Maus markieren können, oder ebenfalls nicht.
Man soll zwar eigentlich keine PDF-Dateien erneut als PDF drucken, aber ich würde das Dokument spaßeshalber aus dem Adobe Acrobat Reader heraus noch einmal über den DocuWare Printer jagen, und gucken, ob dann ein vernünftiger Textshot vorhanden ist.
Ich glaube, wenn man im Adobe Acrobat Reader Druckdialog einstellt, dass man das Dokument als Bild drucken möchte, "überlistet" man den DocuWare-Printer, sodass auf jeden Fall eine neue Texterkennung durch DocuWare angestoßen werden müsste. Ich würde beides einmal ausprobieren.
Vorsicht bitte bei der Option als Bild drucken - soweit ich mich entsinne, merkt sich der Adobe Reader diese Einstellung - Sie sollten diese Einstellung nach Ihren Tests wieder rückgängig machen.

Viel Erfolg und viele Grüße
Frank Meyer

Guten Morgen Herr Holtstiege,
man könnte doch sicherlich zuerst im betreffenden Archiv ein neues Feld "Exportdatum" anlegen, und dieses dann beim Export entsprechend automatisch befüllen lassen etc.
Viele Grüße
Frank Meyer

Falls es nicht doch (noch) mit den Problemen vom heutigen Tag zu tun hat (was man, wenn möglich, einfach mit dem Starten einer weiteren Instanz des betreffenden Workflows gegenprüfen könnte), könnte es evtl. auch daran liegen, dass der Kunde versehentlich nur einen Datensatz erzeugt/abgelegt hat, aber kein Dokument.
Auch beim Ablegen eines Datensatzes startet ein Workflow, wenn er getriggert wird, aber beim Setzen des 1. Stempels (bspw. durch die getroffene Entscheidung einer Workflowaufgabe), kommt es dann auch zu so einer Art von Fehlermeldung.

Ich kenne das Problem bzw. Phänomen auch und habe hierbei die besten Erfahrungen gemacht, indem man bspw. folgende Einstellungen setzt:
Im oberen Bereich "Neuen Workflow starten" die Checkboxen "für neue Dokumente" und "wenn Indexeinträge des Dokumentes geändert wurden" aktivieren.
Im mittleren Bereich "Wenn 'eine' der folgenden Bedingungen vor der Indexänderung erfüllt ist/sind" nichts definieren, Bereich also komplett leer lassen!
Im unteren Bereich "Wenn 'alle' der folgenden Bedingungen nach der Indexänderung erfüllt ist/sind" dann folgendes definieren:
Feld "Status" - Einstellung "ist gleich" - Wert "Start"
Feld "Art des Dokumentes" - Einstellung "ist gleich" - Beispielwert "Eingangsrechnung"
Feld "Status" - Einstellung "hat sich geändert"

Viel Erfolg und viele Grüße!

Frank

Hallo Helmut Holtstiege,

die Stelle ist, wie einige andere auch, etwas versteckt.

In der jeweiligen Listenkonfiguration | Tab/Registerkarte Ergebnis | ganz nach unten scrollen | Mehr Optionen | Automatisch aktualisieren | Hier kann neben der autom. Aktualisierung auch der Intervall verstellt werden (Standardeinstellung ist auf alle 30 Sekunden).
Die Einstellung ist also an der gleichen Stelle zu finden, wie bei einem On-Premises System, jedoch gibt es (zumindest bei der 7.4) hier nur die Möglichkeit, die automatische Aktualisierung ein- oder auszuschalten, aber keine Möglichkeit, zusätzlich noch den Intervall einzustellen.

Viele Grüße

Frank Meyer

Also ich habe erst neulich (innerhalb einer Cloudumgebung), mit nur einem einzigen Autoindex-Durchlauf, ein solches Stammdatenhilfsarchiv mit insgesamt knapp 5000 Datensätzen vollständig befüllen können. Woher stammt die Info oder Erkenntnis, dass dies nur mit 1000 Datensätzen geht bzw. gehen soll?
Wenn es sich hierbei um einen einmaligen Import handelt, und man wirklich auf eine Limitierung stößt, könnte man sich ja auch mehrere einzelne (gleichnamige) CSV-Dateien erstellen (bspw. Datei 1 - Datensätze 1-5000 und Datei 2 - Datensätze 5001-10000), die man dann der Reihe nach jeweils einzeln hochlädt und mittels des Autoindex importiert.
Viele Grüße
Frank Meyer