Externe können Web-Formular nur ausfüllen, wenn sie eine personenbezogene ID eingeben

Hallo zusammen,

folgendes Szenario:

Für unsere Mitarbeiter möchten wir eine Umfrage mittels Web-Formular erstellen. Jeder Mitarbeiter hat eine eindeutige kryptische ID, die nur ihm bekannt ist (z.B. ma01xyrc).

Nun soll der Mitarbeiter seine eindeutige ID in ein Textfeld eingeben.

Beim Absenden des Formulars soll dann geprüft werden, ob die ID in einem Archiv vorhanden ist. Wie könnte das umgesetzt werden?
Eine Dropdownliste kommt leider nicht zur Auswahl, da dort alle IDs ersichtlich sind.

Wir sind auf Lösungsvorschläge gespannt.

Mit freundlichen Grüßen

Oliver Acker

Hallo Herr Acker, 

das sehe ich nicht im Formular selbst, sondern eher in einem darauf folgenden Workflow.
Soweit ich weiß ist es (Stand 7.9) abseits von Auswahllisten nicht möglich, externe Daten in ein Formular einzubinden – die Validierung müsste also nachgelagert erfolgen.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Oliver Acker,

mir fallen spontan 3 Möglichkeiten ein, eine Validierung für ein Feld durchzuführen.

• Validierung über Feldrechte
  Diese Möglichkeit funktioniert direkt mit den Rechten innerhalb des Archivs. Die Voraussetzung ist, dass die IDs der Mitarbeiter bereits in einem Feld im Archiv vorhanden sind (z.B. als Datenbankeinträge). Dann beschränken Sie den Benutzer über ein Archivprofil ("Eigenes Profil") so weit, dass er nur im Archiv ablegen kann und für das Feld in der die ID gespeichert ist, deaktivieren Sie zusätzlich "Neue Einträge möglich".
  Wenn Sie nun im Formular dieses Feld verwenden, dann kann jeder Mitarbeiter seine ID eintippen und das Formular abschicken. Da die ID bereits im Archiv vorhanden ist, wird das Dokument abgelegt. Ist die ID nicht vorhanden, wird eine Fehlermeldung angezeigt und das Dokument nicht abgelegt.
• Validierung über externen Validierungsservice
  Eine zweite Möglichkeit wäre, einen externen Validierungsdienst einzubinden. Dazu definieren Sie einen Webservice zur Validierung im Ablagedialog. Der Ablagedialog wird ja innerhalb eines Formulars ausgewählt. Diesen Webservice könnten Sie dann z.B. mit einem iPaaS Dienst umsetzen. 
  Das schöne an einem Validierungsservice ist, dass Sie die Meldung, die dem Benutzer angezeigt wird frei definieren können. Also könnten Sie dann auch einen Hinweis einblenden wo die ID zu finden ist.
• Validierung über Workflow
  Wie von Simon H. Hellmann schon beschrieben, könnte man auch die Validierung erst nachgelagert machen. Dann könnte das Formular mit jeder ID abgelegt werden und danach würde der Workflow auf die ID prüfen. Im Falle einer falschen ID müsste dann der Mitarbeiter per Mail aufgefordert werden, das Formular nochmal auszufüllen.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

 Hallo zusammen,  vielen Dank für Ihre Vorschläge. Ich mache mein Vorhaben ein wenig deutlicher:    Externe Personen, die keinen Zugriff auf DocuWare haben, sollen an einer Umfrage teilnehmen. Im Web-Formular dürfen allerdings nur Personen teilnehmen, die in einem Textfeld eine individuelle Zeichkette eintippen (Per Brief wird der personenbezogende Code (ID) vorher an die Teilnehmer gesendet). Könnte ein Schema mittels RegEx aufgebaut werden?
 

Nachtrag: ich habe die IDs der Teilnehmer einfach in einer Feldmaske (RegEx) reinkopiert (z.b. (abcdef|ibccaj|echhag|fdijbi|ccadah|...)

Über 500 IDs habe ich dort eingetragen. Das funktioniert einwandfrei.

Jedoch gehe ich davon aus, dass dies nicht im Sinne des Erfinders ist und irgendwann an seine Grenzen stößt ;)

Hallo, 

evtl. könnte man anhand von RegEx, im Code nach einem schwer zu erkennendem Muster suchen, zum Beispiel:

Muster: 3 Großbuchstaben, 3 Ziffern, 3 Großbuchstaben
RegEx: (\w+)?[A-Z]{3}\d{3}[A-Z]{3}(\w+)?

Gültige IDs:

• PQR456ZXY123MNL789XYZPQR5J
• GI765DEF432XYZ098JKL321MNO
• 654VWXY987ABC123RST0TSPQRG

Ungültige IDs:

• X9Y8Z7W6V5U4T3S2R1Q0EF398V
• L1K2J3H4G5F6D7C8B9A02FBGH3
• D7H3C2F4J9K1B5A8G6L0E2I13R

Viele Grüße / With best regards,

Gerardo Lisanti
Team Leader Product Management  |  DocuWare GmbH

Hallo Herr Lisanti,

diesen Ansatz habe ich auch ins Auge gefasst. Jedoch soll in dem String eine individuelle ID stehen (gerne 3 Großbuchstaben, 3 Zahlen, 3 Großbuchstaben).

Wenn nun der User statt MNL789XYZ außversehen MNL779XYZ eingibt, würde das Formular dennoch abgesendet werden. Im Archiv gäbe es diese ID jedoch nicht (MNL779XYZ) und somit könnte der Workflow die Personendaten nicht vervollständigen.

Aktuell habe ich es so gelöst, dass ich über 500 IDs in das Regexfeld eingefügt habe (über 3000 Zeichen). Das klappt einwandfrei. Bei 10.000 IDs wird das sicherlich nicht mehr funktionieren :D

Die Lösung liegt nah, aber doch so fern.

Ich strenge mich weiter an, um eine Lösung zu finden :)

VG Oli Acker

Was vielleicht auf Dauer helfen könnte wäre eine Option um Validierungsservices in Formularen zu verwenden.
Darüber wäre eine beliebig flexible Prüfung möglich, die auch noch erfolgt bevor das Formular wirklich abgesendet würde.

Was meinen Sie, Gerardo Lisanti, lässt sich das in einer zukünftigen Version einbauen? Da die Funktionalität für Ablagedialoge grundsätzlich schon vorhanden ist, kann das ja keine riesige Neuerung sein.
@Oliver Acker: Vielleicht stellen Sie diese Idee mal auf Uservoice ein ;)

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo zusammen,

vielen Dank für Ihre Tipps und Ideen.
Ich habe unseren Workaround ins Uservoice gestellt.

Sind wir gespannt :)

MfG Oli Acker