Stempel in einem Archiv nur für Dokumente mit gewissen Indexwerten

Hallo DW-Community, Hallo DW-Team,

möchte ich ein Dokument in einem Archiv in einen bestimmten Workflow übergeben, so geschieht dies meines Erachtens über das Ändern von Indexwerten. Fällt das Dokument anschließend unter die Startbedingung des WF kann es losgehen.

Stellen wir uns einen Workflow vor, welcher das Dokument über einen Postdienstleister versendet. Der Workflow prüft, ob das Dokument die Vorgaben für den Postversand erfüllt oder aber dieses überhaupt versendet werden darf. Das Dokument wird anschließend exportiert und per Webservice an den Postdienstleister übergeben.

Das manuelle Ändern eines Indexwertes über den Indexdialog halte ich für nicht benutzerfreundlich - vorkonfigurierte Indexänderungs-Buttons (Aktionen), angeordnet über der Ergebnisliste (Beschriftung 'Dokument per Dienstleister versenden') existieren meines Erachtens nicht. Bleibt mir somit nur ein Postausgangs-Stempel als Interaktions-Möglichkeit für der User.

Jetzt mein Problem.

Damit die User nur Dokumente in den Postausgang übergeben können, welche die Kriterien erfüllen (z.B. keine internen Dokumente), erlauben wir im entsprechenden Archiv nur die Nutzung von Stempeln für gewisse Dokumentenarten. Dies schließt aber für dieses Archiv alle weiteren Stempel aus, welche auf andere Dokumentenarten anwendbar wären. Ich kann das Recht des generellen Stempels nicht auf verschiedene Stempel in Kombination mit Indexwerten festlegen.

Nun war unser Gedanke, dass wir den Validierungs-Webservice für die durch die Stempel ausgelöste Indexwertänderung nutzen wie dies auch in den Ablagedialogen möglich ist. Der benutzerfreundliche Vorteil dessen wäre, dass der User sofort in der Oberfläche den Rückgabewert des Webservice als Meldung angezeigt bekommen könnte ('Dein Dokument wurde in den PA übergeben' / 'Dokument darf nicht extern versendet werden').

Allerdings sehe ich keine Möglichkeit wie ich Stempel, Indexwertänderung und Validierungs-Webservice gemeinsam verwenden kann.

Gebe ich das Dokument in den WF ohne diese Prüfung / Rückmeldung könnte man zwar im Workflow selbst ein Validierung vornehmen, ob der Stempel / Vorgang erlaubt ist - dies ist aber alles andere als benutzerfreundlich (User stempelt - wartet auf das Auftauchen des Dokuments im WF, nur um dann dort eine Rückmeldung zu erhalten, dass dies nicht erlaubt sei und muss dann den WF noch bestätigen um ihn zu beenden).

Diese für uns derzeit vorhandene Einschränkung nimmt DocuWare soviel seiner Möglichkeiten eine geführte und für den User nachvollziehbare Prozesslandschaft in DocuWare abzubilden.

Übersehe ich etwas? Gehe ich das Problem völlig falsch an? Wie löst Ihr dies in Euren Projekten / Umgebungen?

LG Thomas Hayder
EBB Truck-Center GmbH

Nachtrag: habe gerade bemerkt, dass ich auch in einem Indexdialog den Validierungs-Webservice mittlerweile einbinden kann - ich werde dies mit Bezug auf das Setzen von Stempeln und der direkten Rückmeldung an den User mal versuchen.

Sorry - manchmal ist aber das Schreiben eines Forum-Eintrages der Katalysator für die eigene Kurzsichtigkeit ;)

Ich werde berichten.

Hallo  Herr Hayder,

die User können sich beim Stempel setzen auch noch einen Klick sparen, denn Sie können die Stempel in der Werkzeugleiste einblenden lassen.

Alles andere kann ich nur so bestätigen wie Sie es bereits beschrieben haben, hier hat DW nicht so viele Möglichkeiten, erst recht nicht bei den Stempelberechtigungen.

Gruß, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo zusammen, Hallo Herr Hellmann,

wir haben die Idee des möglichen Bezugs zwischen Ergebnisliste - Indexdialog - Validierung-Webservice und den Indexwertänderungen durch einen Stempel gestern getestet und müssen leider wie vermutet bestätigen, dass die Indexwert-Änderung durch einen Stempel sich nicht für den im aktuellen Indexdialog hinterlegten Validierung-Webservice interessiert.

Schade eigentlich - hierdurch hätten wir die Verwendung von Stempel spezifisch für Dokumente steuern können und gleichzeitig den Usern eine direkte Rückmeldung in der GUI geben können.

@DocuWare Team: ich bin mir bewusst dass es die User-Voice gibt 😉 und dort existieren auch etliche Einträge die sich in der einen oder anderen Ausprägung genau mit diesen Einschränkungen der Stempel beschäftigen - ich würde mich über eine Rückmeldung hier seitens DocuWare freuen wie Ihr diese Einschränkungen bewertet. Auch gerne auf die im Eröffnungspost angesprochen individuellen Aktionen im Kopfbereich der Ergebnisliste oder auch im Kontextmenü eines Dokuments, welche erlauben Aktionen an Dokumenten durchzuführen über Indexwert Änderungen.

Es mag für Stempel-Liebhaber eine super Hilfestellung sein den Weg von der analogen in die digitale Welt zu meistern in dem man Aktionen mit Stempel durchführt / einleitet. Ich habe aber immer wieder Probleme meinen Usern zu erklären: "Nein, eine Aktion wie das Dokument in den Workflow X zu übergeben kannst Du nur machen in dem Du einen Stempel hier drauf machst 🤨". Dokument markieren, Kontextmenü EBB Aktionen anwählen - erweitert sich und dort stehen dann Aktionen (in Wahrheit Stempel ohne Stempel - nur Indexwertänderung) zur Verfügung (wie etwa 'Dokument für Export markieren', 'Dokument in Postausgang übergeben', 'Dokument an Kunde per E-Mail senden (mit WF und Automatismus)', 'Dokument in WF X' ...). Ich denke man versteht mein Ansinnen.

Natürlich sind all diese Aktionen am besten wie auch die verknüpften Dokumente nur bei definierten Dokumenten mit der Eigenschaft X usw. verfügbar. 

Final dann auch mit der Möglichkeit je Aktion (Stempel) den Indexdialog auszuwählen der bei Indexwertänderung verwendet wird und hier hinterlegen wir dann den Validierung-Webservice.

Alle Probleme gelöst- die Welt könnte so schön sein 😆

LG Thomas Hayder

Hallo Herr Hayder,

vielen Dank für die Beschreibung Ihres Anwendungsfalles. Wir wissen und sehen die aktuell vorhandenen Einschränkungen bei den Stempeln durchaus. Wir haben dazu auch einige Ideen, die Nutzung einfacher und die Zuweisung flexibler zu machen.
Ihre Idee mit dem Validierungsservice finde ich auch sehr spannend.

Leider kann ich Ihnen aber nicht sagen, zu welchem Zeitpunkt wir bei den Stempeln weitere Verbesserungen umsetzen können.

Ihr Anwendungsfall ist ja eigentlich, für bestimmte Dokumente manuell einen Workflow zu starten. Die Stempel sind im Moment eigentlich nur ein Mittel um das zu erreichen. Vielleicht müssen wir auch eher an diesem Punkt ansetzen und das mauelle Starten von Workflows vereinfachen.

Viele Grüße
Tobias Getz

Hallo Herr Hayder,

wenn ich Ihr Problem richtig verstanden habe, wollen Sie für eine Dokumentenart erst dann einen Stempel erlauben, wenn das Dokument freigegeben wurde.
Der Stempel lässt sich so konfigurieren, dass er keine Daten überschreiben kann. Möglicherweise könnte man hier ansetzen und am Anfang des Workflows ein Indexfeld füllen, welches erst nach der Freigabe geleert und somit wieder durch den Stempel beschreibbar wird. 

Ich habe es selbst nicht ausprobiert, kann mir aber vorstellen, dass es funktioniert. Man könnte beispielsweise den Status statt auf "geprüft" auf "" setzen und somit den Stempel freigeben.

Der Stempel wäre zwar für andere Anwendungsfälle noch zu sehen, aber außer Funktion.