Indexdaten mehrere Dokumente ändern

Hallo Zusammen,<br> <br> ich würde gerne - soweit es möglich ist - mit einem Workflow die Indexdaten von mehreren Dokumenten gleichzeitig ändern.<br> <br> Im Idealfall füllen wir ein Formular aus z.B. mit den Werten Name = Test, ID = 123, Status = gut, danach sollen alle Dokumente<br> innerhalb des Archivs, die diesen Werten entsprechen, gesucht werden und das Indexfeld Status z.B. in schlecht geändert werden.<br> <br> Gibt es eine entsprechende Möglichkeit? Ich habe schonmal etwas gegoogelt, aber nicht so richtig etwas gefunden.<br> <br> Vielleicht hat jemand eine Idee?<br> <br> Freue mich auf Feedback!<br> <br> VG Christian

Hallo Christian,<br> das könnte eine Aufgabe für DocuWare Autoindex sein.<br> Wenn das Dokument abgelegt wird muss die Ablage einen Autoindex-Job starten, der alle Dokumente der Quelle wunschgemäß ändert.<br> Gruß, Marc<br> &#160;

<p>Hallo Marc,</p> <p>vielen Dank erstmal.&#160;</p> <p>Der Ansatz ist nicht schlecht denke ich; über die Datenzuweisung kann ich die Felder mit einem festen Eintrag überschreiben.</p> <p>Einzig ist die Frage wie ich den Auslöser konfiguriere - ich kann natürlich sagen für &quot;Neue Dokumente&quot;, dass Dokument dann<br> über ein Formular/WF anlegen. Nur wie sage ich dem Auslöser, dass er nur Dokumente ändern soll die eine bestimmte ID haben?</p> <p>VG Christian</p>

Hallo Christian,<br> 1. das Formular mit dem gewünschtem Matchcode abgelegt wird (Name = Test, ID = 123, Status = gut).<br> 2. der Matchcode im AIX Job verwendet wird<br> 3. alle gefunden Matchs änderst (Status = schlecht)<br> 4. das &quot;Triggerformular&quot; Dokument zum löschen markierts (Status = löschen)<br> 5. ein löschen Workflow das Triggerformular wieder löscht<br> <br> Gruß, Marc<br> &#160;

Hallo Marc,<br> <br> sorry das ich nochmal fragen muss; woher weiß denn der AIX Job welche Dokumente er finden soll?<br> <br> Wahrscheinlich lege ich dann über ein Formular (=Triggerformular) mit Workflow ein Dokument ab mit den<br> Indexdaten&#160;(Name = Test, ID = 123, Status = gut) und einem zusätzlichem Feld z.B. Statuswechsel = Ja.<br> <br> Da stelle ich im AIX Job ein, Archivereignis = neues Dokument mit Wert Statuswechsel = ja,<br> dann Datenzuweisung Status = schlecht und über WF das &quot;Triggerformular&quot; wieder löschen.<br> <br> Wenn ich das so richtig verstanden habe, dann ändert der AIX Job alle Dokumente und nicht nur<br> die Dokumente mit der ID 123. Kann man da mit einer Variable arbeiten oder so?<br> <br> VG<br> Christian

Hallo Christian.<br> &quot; ... woher weiß denn der AIX Job welche Dokumente er finden soll? ...&quot;<br> du teilst es ihm mit der Ablage des Formulars mit:<br> z.B.<br> Belegart = Triggerformular01<br> Name = Test<br> ID = 123<br> Status = gut<br> <br> Auslöser:<br> Hier legst du die Ablage eines Dokumentes mit Belegart = Triggerformular01 als Auslöser (Archivereignis) fest<br> Indexdaten:<br> Wählst als Indexdatenquelle die Archivdatenbank in der du den Beleg abgelegt hast<br> Als Machtcode die drei Felder Name, ID und Status plus DocID &lt;&gt; DocID (das abgelegte Triggerformular wird ausgelassen)<br> Mehrere Treffer: Alle Datensätze<br> Datenzuweisung:<br> Status = Delete (Das Triggerformular kann nach dem Job gelöscht werden --&gt; Löschen-Job anlegen)<br> Zurückschreiben:<br> Status = schlecht.<br> <br> Gruß, Marc<br> &#160;

Hallo Marc,<br> danke für deinen Support. Ich habe jetzt mal einen AIX-Job &quot;gebaut&quot;. Siehe Screenshots.<br> In der Theorie sollte das ja so gehen, aber geht leider nicht - habe wohl was übersehen.<br> vllt kannst du es kurz anschauen.&#160;<br> <br> Danke &amp; VG<br> <br> <br> &#160;

Hallo Christian,<br> in deiner Matchcode-Konfiguration hat sich ein kleiner Fehler eingeschlichen - hier musst du bei der Konfiguration der &quot;DocID&quot; sagen, DocID &quot;ist <strong>nicht</strong> gleich&quot; DocID.<br> Das sollte helfen bzw. es gewesen sein.<br> <br> Viele Grüße,<br> Frank

Hallo Frank,<br> <br> siehe Screenshot anbei - geht leider auch nicht; habe es auch ohne DocId probiert.<br> Sehe ich denn irgendwo eine Auswertung / Historie ob der Job überhaupt begonnen wurde?<br> <br> Bin leider etwas ratlos :-(<br> <br> VG<br> <br> Christian

Hallo Christian,<br> sieht bis auf den Fehler auf den Frank schon hingewiesen hat nicht ganz falsch aus.<br> Allerdings für mich auch nicht ganz einleuchtend von der Logik her.<br> Ich vermute du vertauscht Zuweisungsbereiche &quot;Datenzuweisung&quot; (Zuweisung von Indexinformationen zum Trigger-Dokument) und &quot;Zurückschreiben&quot; (Zuweisung von Indexinformationen den gewünschten, gematchten Dokumenten).<br> Soll das Trigger-Dokument im Archiv verbleiben, da du ihm noch den Wert &quot;Ehemalige&quot; im Feld Sektion verpasst?<br> <br> Schilder am besten mal mal den gewünschten Prozess dahinter.<br> <br> Gruß, Marc

Hallo Christian,<br> kannst du auch mal kurz mitteilen, was du bei &quot;Quelle&quot; unter &quot;Datenquelle konfigurieren&quot; eingestellt hast? Hier sollte, wenn ich dich richtig verstanden habe, ja das gleiche Archiv &quot;PDL&quot; eingestellt bzw. ausgewählt sein.<br> <br> Viele Grüße,<br> Frank

Hallo Frank, Halo Marc,<br> das Problem war, dass Datenzuweisung und Zurückschreiben vertauscht waren.&#160;<br> <br> Jetzt funktioniert es wie es soll.<br> <br> Lieben Dank!!<br> <br> Christian