während Workflow Stichwortfelder aus Archiv durchsuchen

Bei uns werden im Rechnungseingangsworkflow verschiedenste Referenznummer wie Lieferschein, Bestellnummer, Auftragsnummer, Garantienummer usw. in einem einzelnen Stichwortfeld abgelegt. Anhand diesem werden die zusammengehörigen Dateien automatisch verknüpft. Soweit so gut.

Nun baue ich gerade einen zweiten Workflow, mit dem ich schauen will, ob für die bekannte Garantienummer mittlerweile eine Gutschrift eingegangen ist. Hier wäre bei einem Dokument in dem Stichwortfeld "Referenz" die Gutschriftsnummer vorhanden. Normale Indexfelder kann ich auslesen, das Stichwortfeld wird mir nicht angeboten.

Gibt es einen Workaround, mit dem ich die Stichwortfelder der im Archiv gespeicherten Dokumente dennoch auslesen kann?

die Funktionen INSTR() und KeywordAsString() liefern die Fehlermeldung:  'INSTR' is not a recognized built-in function name.

Liebe Grüße

Tim Becker

Guten Tag Tim Becker! Leider sieht es so aus, dass die Community diese Frage nicht beantworten kann. Wir haben deshalb eine neue Supportanfrage mit der Nummer SR-147084-L6T9K für Sie eröffnet. Ein Software Support Specialist wird sich direkt bei Ihnen melden, um diese Anfrage zu beantworten. Wir werden die Lösung der Anfrage hier veröffentlichen, sobald diese abgeschlossen ist. Mit freundlichen Grüßen DocuWare Support Team

Um Andere auf dem Laufenden zu halten: Es gibt laut Supportfall keine Möglichkeit, die Stichwortfelder auszulesen. Update: Problem konnte doch noch gelöst werden!

Was genau ist denn das Problem?
Das Stichwortfeld im Workflow vom anderen Dokument zu lesen oder es danach zu durchsuchen?
Das Durchsuchen von Stichwortfeldern müsste mit einem Workaround funktionieren (umwandeln.

LG Andreas Link
NOTHNAGEL GmbH & Co. Kommunikationssysteme KG

Das Problem ist das Durchsuchen eines Stichwortfeldes aller Dokumente im Archiv. 

Im konkreten Fall wartet der Workflow auf ein Dokument mit einem Indexfeld "Gutschrift" und einem Stichworteintrag aus GV_Hersteller_Garantienummer.
Das Dokument wird korrekt gefunden, allerdings ohne Rückmeldung, um welches Dokument es sich handelt. Also wollte ich als Workaround eine Suche nach eben diesem gefundenen Dokument starten, um dessen Indexfeld "Belegnummer" auszulesen.

Gedacht hatte ich dies über eine Daten zuweisen Aktivität bei der das Feld "Belegnummer" aus dem Archiv ausgelesen wird. Als Where-Bedingung schwebte mir vor: DW_BELEGART="Gutschrift" and DW_REFERENZ=GV_Hersteller_Garantienummer

Soweit so gut, allerdings kann ich DW_REFERENZ nicht auswählen, da es sich um ein Stichwortfeld handelt und ein einfaches Eintragen in die Formel resultiert in einem Fehler. Auch mit oben genannten Präfixen habe ich dies nicht lösen können.

Hallo Herr Becker,

Stichwortfelder werden als eigene Tabellen innerhalb der DWDATA behandelt, wodurch Ihr where-Statement so leider nicht funktionieren wird.
Sie müssten eine Bedingung bauen, aus der Sie zuerst die DOCID eines möglichen Dokumentes ermitteln, und dann in der zweiten hälfte, mit dieser DOCID in der Stichwortfeld-Tabelle nach der DOCID suchen um den Feldinhalt zu vergleichen.
Dies können Sie mit einem Count und einer Schleife verbinden um alle in Frage kommenden Dokumente zu prüfen. Dazu muss noch beachtet werden, das wenn die Ergebnismenge der infrage kommenden Dokumente größer 9 ist, DocuWare im Automatismus von einer Schleife ausgeht und den Workflow stoppt --> hier mit einem zusätzlichen Counter mitzählen und eine Pause einbauen (Warten-Aktivität).

Die Frage ist ob Sie eine OnPremise oder Cloud-Version verwenden. Wenn es eine CLoud-Variante ist, kann man in der Daten Zuweisen Aktivität nicht auf die Datenbanktabellen zugreifen, wie es dafür benötigt werden würde.(Nur eine Vermutung, evtl. wurde dies ja schon angepasst)

Wir arbeiten mit der Cloud-Version, daher kann der Workflow darauf nicht zugreifen.

Allerdings hat Ihre Erwähnung der DW_DATA mich daran erinnert, dass ich diese durchaus schonmal ausgelesen habe. Dies geschah über einen Autoindex.
Nun konnte ich einen einrichten mit Ziel: Externe Datenbank/ ......_autoindex./Tabelle=Stichwortfeld
An dieser Stelle werden nur die Einträge des Stichwortfeldes mit der zugehörigen DocID gespeichert (Konfiguration siehe Screenshot).
Ich habe den Autoindex nun so konfiguriert, dass er aus dem Workflow per Triggerwort angestoßen wird und entsprechend nur die DocID an den Workflow zurück gibt. Dieser kann sich mit der DocID nun alle Infos ziehen, die er benötigt!

Vielen vielen Dank für diesen wertvollen Tipp!