Daten aus externer Auswahlliste in Workflow benutzen

Hallo,

wir würden gerne innerhalb des Workflows fehlende Daten ergänzen lassen. Die Daten liegen bereits als mehrspaltige externe Auswahlliste vor (Kundenname, Kundennummer, Zahlungsart...), welche wir über FTP hochgeladen haben.

Ich habe hier an die Funktion "Daten zuweisen" gedacht, mit der ich zu einem Kundennamen automatisch die passende Kundennummer und die übliche Zahlungsart ausfüllen lassen möchte, bevor der nächste Mitarbeiter das Dokument bearbeitet. Leider steht mir hier nur die Lokale Datenverbindung zur Auswahl. Diese ist bei uns aufgrund der Unternehmensstruktur jedoch nur schwer umsetzbar. Gibt es noch andere Wege, die Daten automatisch ausfüllen zu lassen?

Hallo Herr Becker,

Ich gehe davon aus, dass Sie ein Cloud-System nutzen. Dort können Sie das entweder über eine lokale Datenverbindung, einen selbst entwickelten Webservice oder ein Hilfsarchiv lösen.
Wahrscheinlich wäre letzteres für Sie am einfachsten und sinnvollsten. Dazu erstellen Sie ein neues Archiv und legen dort alle benötigten Spalten aus der Auswahlliste als Felder an. Dann importieren Sie die Daten aus der Auswahlliste (die Sie ja wahrscheinlich als .csv vorliegen haben) in das Archiv. Auf dieses können Sie dann aus dem Autoindex oder über einen Workflow die Daten vervollständigen lassen.

Besten Gruß,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Hellmann,

vielen Dank für die schnelle Rückmeldung. Ich habe soeben ein Archiv angelegt und für jede Spalte der .csv-Datei ein Indexfeld angelegt. Die Datei ist bereits als externe Auswahlliste importiert und natürlich nochmal auf dem PC vorhanden. Nun tue ich mir gerade mit dem importieren schwer, da ich nur entweder die Möglichkeit über die Auswahlliste kenne, oder die Möglichkeit, ein Dokument (Beispielsweise eine Rechnung) einzufügen. Bei letzterem Weg weiß ich leider nicht, wie man die "gewonnenen" Daten sinnvoll verarbeiten könnte. Man müsste hier denke ich mit Indexfeldern des Typs "Stichwort" arbeiten, wodurch jedoch die Verbindung zum Rest der "Zeile" verloren geht (Bsp: Kundennummer -> Name). Oder "renne" ich gerade in die falsche Richtung?

Hallo Herr Becker,
schon etwas Zeit vergangen, ich möchte trotzdem die Idee von Herrn Hellmann fortsetzen:
Im Workflow für Ihre Rechnungen nutzen Sie nun eine "Daten zuweisen" Aktivität, die auf das neu angelegte Archiv (Quelle: Archiv) zugreift und nach dem Kundennamen sucht und dann die gesuchten Daten an den Workflow und in die Indexbegriffe der Rechnung schreibt.
Ich hoffe das hilft weiter.