Frage:
Wie wird eine Archiv-Synchronisation eingestellt?
Antwort:
Mit dem Archivsynchronisations-Workflow können Sie zwei oder mehrere DocuWare Archive miteinander synchronisieren, wobei ein Archiv immer das Masterarchiv ist und es ein oder mehrere Satellitenarchive gibt. Die Satellitenarchive müssen dieselbe Struktur wie das Masterarchiv besitzen. Ein Satellitenarchiv kann wiederum Masterarchiv für weitere Satellitenarchive sein.
Um ein Archiv als Satellitenarchiv zu definieren, aktivieren Sie die Option „Satellitenarchiv möglich" in dem ersten Dialog des Assistenten zur Archiverstellung.
Die Synchronisation betrifft sowohl die Dokumente, als auch die dazugehörigen Datenbankeinträge. Beim Erstellen des Archivsynchronisations-Workflows legen Sie außerdem fest, ob der Volltext der Dokumente beim Synchronisieren ebenfalls exportiert werden soll oder nicht.
Feldzuordnung
Beim Einrichten eines Synchronisationsprozesses müssen die Indexfelder des Satellitenarchivs den Indexfeldern des Masterarchivs zugeordnet werden. Dabei sollten möglichst gleiche DocuWare Feldtypen verwendet werden. Folgende Zuordnungen sind möglich:
Numerische Felder können nur numerischen Feldern zugeordnet werden. Außerdem müssen die Datenbankfeldtypen der Indexfelder die gleichen sein. Es ist also nicht möglich, einem Indexfeld mit dem Datenbankfeldtyp INT32 ein Indexfeld mit dem Datenbankfeldtyp INT24 zuzuweisen.
Textfelder können nur Textfeldern zugeordnet werden. Bei der Verwendung unterschiedlich langer Textfelder werden bei der Synchronisation gegebenenfalls Indexinformationen abgeschnitten.
Datumsfelder können nur Datumsfeldern und Bemerkungsfelder nur Bemerkungsfeldern zugeordnet werden.
Der Archivsynchronisations-Workflow ist bei DocuWare BUSINESS nicht verfügbar.
GUID des Masterarchivs
Wird ein Archiv als Satellitenarchiv verwendet, wird die GUID des Masterarchivs beim Satellitenarchiv eingetragen, um zu verhindern, dass mehrere Archive als Masterarchiv für dieses Satellitenarchiv fungieren.
Bei jeder Synchronisation wird die GUID des Masterarchivs abgefragt. Sollte sie sich von der erstmalig eingetragenen GUID unterscheiden, wird die Synchronisation abgebrochen. Falls das Archiv für ein anderes als das bisherige Masterarchiv als Satellitenarchiv fungieren soll, müssen zunächst alle Dokumente des Satellitenarchivs gelöscht werden. Dann muss die GUID des neuen Masterarchivs per Hand eingetragen werden, und zwar unter <Organisation x> / Archive / <Archiv x> / Allgemeine Einstellungen / Optionen.
Löschen von Dokumenten
Sollen bei einem Synchronisations-Lauf im Satelliten-Archiv Dokumente gelöscht werden, wenn diese im Master-Archiv gelöscht worden sind, muss zwischen dem ersten und den weiteren Läufen des Synchronisations-Workflows der DocuWare-Client einmal neu gestartet oder das Master-Archiv im DocuWare-Client geschlossen und wieder geöffnet werden.
Archivsynchronisation bei COLD-Dokumenten
Wird bei einer Archivsynchronisation ein neues COLD-Dokument, also ein Dokument innerhalb einer CL5-Datei, synchronisiert, wird in dem zu aktualisierenden Archiv eine neue CL5-Datei mit diesem Dokument erstellt und die zugehörigen Datenbankeinträge erstellt.
Werden später die Indexeinträge dieses Dokuments in einem der Archive geändert, werden bei der folgenden Archivsynchronisation in dem anderen Archiv nur die Datenbankeinträge aktualisiert. Die CL5-Datei und die darin enthaltenen Indexeinträge des Dokuments werden bei der Synchronisation nicht aktualisiert. Dadurch sind die Indexeinträge, wie sie in der Datenbank gespeichert sind und wie sie in der CL5-Datei enthalten sind, nicht mehr konsistent. Im Falle eines Restores würden die älteren, in der CL5-Datei enthaltenen Indexeinträge verwendet, um die Datenbankeinträge neu aufzubauen.
Archivsynchronisation bei Dokumenten mit Flag
Bei der Archivsynchronisation werden auch die zugehörigen Dokumenten-Flags übertragen: protected, COLD, Locked und Deleted.
Besonderheiten zum Flag Protected:
Dokumente mit dem Protected-Flag können nur synchronisiert werden, wenn der Synchonisations-Workfklow unter einem Benutzer läuft, der Archiv-Besitzer ist.
Besonderheiten zum Flag Checked Out:
Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Checked Out markiert, und zwar mit der ursprünglichen UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer ausgecheckt ist. Besteht dieser Benutzer im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann nur noch der Archiv-Besitzer auf das Dokument zugreifen.