Con el flujo de trabajo Sincronización de archivadores puede sincronizar uno o varios archivadores DocuWare, en los que un archivador es siempre el maestro y tiene uno o varios archivadores satélites. Los satélites deben tener la misma estructura que el archivador maestro. Un archivador satélite puede actuar como maestro de otros archivadores satélites.
Para definir un archivador como satélite debe activar la opción "Activar satélite" en la primera pestaña del asistente de creación de Archivadores.
Sincronización se refiere tanto a los documentos como a las entradas de la base de datos asociadas. Al crear el flujo de trabajo de Sincronización del archivador también debe especificar si el texto completo de los documentos debe exportarse o no durante la sincronización.
Asignación de campos
Al configurar un proceso de sincronización, debe asignar los campos de índice del archivador satélite a los campos de índice del archivador maestro. Lo mejor es utilizar, en la medida de lo posible, tipos de campo DocuWare idénticos. Las siguientes asignaciones son legítimas:
- Los campos numéricos sólo pueden asignarse a campos numéricos. Además, los tipos de campo de base de datos de los campos índice deben coincidir. Por lo tanto, no es posible asignar un campo de índice de tipo INT32 a un campo de índice de tipo INT24.
- Los campos detexto sólo pueden asignarse a campos de texto. Si se utilizan campos de texto de longitud variable, la sincronización puede truncar la información del índice.
- Los campos defecha pueden asignarse a campos de fecha y los campos de Anotaciones sólo a campos de anotaciones.
El flujo de trabajo de Sincronización de archivadores no está disponible en DocuWare BUSINESS.
Si un archivador se utiliza como archivador satélite, el GUID del archivador maestro se introduce en el archivador satélite para evitar que más de un archivador actúe como maestro para este satélite.
El GUID del archivador maestro se solicita cada vez que se ejecuta una sincronización. Si es diferente del GUID original, se interrumpe la sincronización. Si el archivador debe actuar como satélite para un archivador distinto del maestro actual, primero deben borrarse todos los documentos del archivador satélite. A continuación, deberá introducir manualmente el GUID del nuevo archivador maestro. Vaya a: <Organización x> / archivador / <archivador x> / Ajustes generales / Opciones.
Si desea que los documentos se eliminen de un archivador satélite durante una ejecución de sincronización si se han eliminado del archivador maestro, debe reiniciar el cliente DocuWare entre la primera y las siguientes ejecuciones del flujo de trabajo de sincronización, o cerrar y volver a abrir el archivador maestro en el cliente DocuWare.
Si en una sincronización de archivadores se sincroniza un nuevo documento COLD, es decir, un documento dentro de un archivo CL5, se crea un nuevo archivo CL5 que contiene este documento en el archivador que se va a actualizar, junto con las entradas de base de datos asociadas.
Si posteriormente se modifican las entradas de índice de este documento en uno de los archivadores, en la siguiente sincronización de archivadores sólo se actualizarán las entradas de base de datos del otro archivador. El fichero CL5 y las entradas de índice que contiene para el documento no se actualizan durante la sincronización. En consecuencia, las entradas de índice almacenadas en la base de datos y las contenidas en el fichero CL5 dejan de ser coherentes. En caso de restauración, las entradas de índice más antiguas contenidas en el fichero CL5 se utilizarán para reconstruir las entradas de la base de datos.
Cuando se sincroniza un Archivador, también se transfieren las banderas de documentos asociadas: Protegido, COLD, Bloqueado y Suprimido.
Particularidades del indicador Protegido:
Los documentos con el indicador Protegido sólo pueden sincronizarse si el flujo de trabajo de sincronización se ejecuta con un usuario que sea el propietario del archivador.
Particularidades del indicador Checked Out:
El documento seguirá marcado como Checked Out en el archivador de destino, y seguirá teniendo el ID de usuario original, para que el documento siga estando Checked Out para ese usuario. Sin embargo, si este usuario no existe en el sistema de destino o no tiene derechos sobre el archivador de destino, sólo el propietario del archivador podrá acceder al documento.
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