Frage:
Wie können wir eine Löschregel besser konfigurieren, um sicherzustellen, dass die vorgesehenen Dokumente gelöscht werden?
Wie können wir eine Löschregel besser konfigurieren, um sicherzustellen, dass die vorgesehenen Dokumente gelöscht werden?
Lösung:
Die DocuWare-Löschregel ist die ideale Methode, um Dokumente aus Ihren Archiven zu entfernen, indem Sie bestimmte Regeln definieren, die festlegen, welche Dokumente gelöscht werden sollen. Diese Funktion bietet zwar eine effiziente Möglichkeit, mehrere Dokumente auf der Grundlage eines konfigurierten Regelsatzes zu löschen, es ist jedoch wichtig zu verstehen, wie diese Regelsätze funktionieren, um Missverständnisse zu vermeiden, die zur Löschung falscher Dokumente führen können. Bitte beachten Sie die folgenden Empfehlungen zur Verwendung und Konfiguration einer Löschregel.
HINWEIS: Sobald Dokumente in der DocuWare Cloud endgültig aus dem Papierkorb gelöscht wurden, können sie nicht mehr wiederhergestellt werden. Die Wiederherstellung von Dokumenten in DWCloud ist, sofern möglich, kostenpflichtig. Bitte stellen Sie sicher, dass alle ausgewählten Dokumente nicht mehr benötigt werden, bevor Sie mit der endgültigen Löschung fortfahren.
HINWEIS: Sobald Dokumente in der DocuWare Cloud endgültig aus dem Papierkorb gelöscht wurden, können sie nicht mehr wiederhergestellt werden. Die Wiederherstellung von Dokumenten in DWCloud ist, sofern möglich, kostenpflichtig. Bitte stellen Sie sicher, dass alle ausgewählten Dokumente nicht mehr benötigt werden, bevor Sie mit der endgültigen Löschung fortfahren.
- Beim Anlegen einer neuen Löschregel müssen Sie ein Indexfeld oder ein Systemfeld auswählen, das anhand des ihm zugeordneten Werts als Auslöser dient. Nach der Auswahl Ihres Auslösefelds müssen Sie einen Operator und einen Wert auswählen, um Ihren Regelsatz weiter zu spezifizieren. Bitte seien Sie bei der Auswahl dieser Operatoren und Ihres Auslösewerts vorsichtig, da diese ein breites Spektrum an Dokumenten umfassen können, die Sie möglicherweise nicht löschen möchten, wenn Sie die Kriterien nicht detailliert festlegen. Wenn Sie beispielsweise versuchen, alle Dokumente mit dem Kontonamen „Peters Engineering“ zu löschen, können die folgenden Regelsätze für die Löschregel erstellt werden:
Kontoname ist gleich „Peters Engineering“
Kontoname enthält „Engineering“
Obwohl beide Abfragen alle Dokumente mit dem Kontonamen „PetersEngineering“ löschen, löscht die Abfrage mit dem Operator „Enthält“ – der den beabsichtigten Wert nicht vollständig spezifiziert – auch alle Dokumente im Archiv, deren Kontoname „Engineering“ enthält. Bevor Sie Löschregeln anwenden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Art von Dateien sich im betreffenden Archiv befinden, und unbedingt einen eindeutigen Auslöser festlegen. Die Verwendung eines Auslösewerts wie beispielsweise der DocID eines Dokuments minimiert das Risiko, versehentlich andere Dokumente in Ihrem Archiv zu beeinträchtigen. - Bei der Verwendung eines Datumsfelds werden Ihnen neue Operatoren zur Verfügung stehen, die sich von den Operatoren für Text- und Zahlenfelder unterscheiden. Der Datentyp „Datumsfeld“ wird in Löschregeln häufiger verwendet, da Sie eine Löschregel so konfigurieren können, dass Dokumente nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums gelöscht werden, anstatt Indexwerte zu verwenden. Bitte lesen Sie bei der Auswahl Ihrer Operatoren sorgfältig nach, da die Auswahl der falschen Option zu einem Ergebnis führen kann, das drastisch von dem beabsichtigten abweicht. Wenn Sie versuchen, Dokumente zu löschen, die älter als ein bestimmter Zeitraum sind, fragen Sie sich vielleicht, welcher Operator in diesem Szenario der richtige wäre („After the Past“, „Before the Past“). Wenn Ihre Organisation beispielsweise Dokumente löschen möchte, die älter als zwei Jahre sind, würde die Verwendung des Operators „Vor dem vergangenen Zeitpunkt“ zum gewünschten Ergebnis führen. Würde in diesem Szenario „Nach dem vergangenen Zeitpunkt“ verwendet , würde die Löschregel alle Dokumente löschen, die nicht älter als zwei Jahre sind.
- Bevor Sie Ihre Löschregel auf das vorgesehene Archiv anwenden, erstellen Sie eine Kopie des Archivs und testen Sie die Löschregel in dem kopierten Archiv. Dazu ist es erforderlich, einige Testdokumente in das kopierte Archiv zu importieren; so können Sie jedoch feststellen, ob Ihre Löschregel wie gewünscht funktioniert oder ob Änderungen vorgenommen werden müssen, bevor Sie sie auf Ihr ursprüngliches Archiv anwenden.
- Beachten Sie bei der Konfiguration eines Zeitplans für die Löschregel bitte, dass eine Vielzahl von Löschregeln und Autoindex-Aufträgen, die nach einem „minütlichen“ Zeitplan ausgeführt werden, die Leistung Ihres Systems beeinträchtigen kann. Um dies zu vermeiden oder abzumildern, erhöhen Sie bitte die Zeitplanintervalle bei einigen oder allen aktiven Aufträgen.
- Für Organisationen, die DocuWare 7.8 oder höher verwenden, besteht die Möglichkeit, versehentlich gelöschte Dokumente wiederherzustellen. Verwenden Sie dazu die Option„Zuletzt gelöscht“ am unteren Rand des DocuWare Web Clients. Hier können alle durch die Löschregel gelöschten Dokumente wiederhergestellt werden.
Hinweis: Nur für Cloud-Organisationen gilt: Wenn eine Löschregel mit dem Ziel erstellt wurde, Speicherplatz freizugeben, müssen diese Dateien manuell aus dem Papierkorb gelöscht werden.
Dieser KBA gilt sowohl für Cloud- als auch für On-Premises-Organisationen.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine Übersetzung aus dem Englischen. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Originalversion(en) des Produkts. In der übersetzten Version unserer Artikel können kleinere Fehler enthalten sein, z.B. in der Grammatik. Wir können zwar nicht für die vollständige Richtigkeit der Übersetzung garantieren, aber in den meisten Fällen werden Sie sie als ausreichend informativ empfinden. Im Zweifelsfall wechseln Sie bitte zurück zur englischen Version dieses Artikels.