Frage:
Wie können wir eine Löschrichtlinie besser konfigurieren, um sicherzustellen, dass die gewünschten Dokumente gelöscht werden?
Wie können wir eine Löschrichtlinie besser konfigurieren, um sicherzustellen, dass die gewünschten Dokumente gelöscht werden?
Die Lösung:
DocuWare Deletion Policy ist die ideale Methode, um Dokumente aus Ihren Archiven zu entfernen, indem Sie bestimmte Regeln definieren, die festlegen, welche Dokumente entfernt werden. Es ist jedoch wichtig, die Funktionsweise dieser Regeln zu verstehen, um Missverständnisse zu vermeiden, die zur Löschung der falschen Dokumente führen können. Bitte beachten Sie die folgenden Empfehlungen zur Verwendung und Konfiguration einer Löschrichtlinie;
- Bei der Erstellung einer neuen Löschrichtlinie müssen Sie einen Index oder ein Systemfeld auswählen, das als Auslöser auf der Grundlage des damit verbundenen Wertes fungieren soll. Nach der Auswahl des Auslöserfelds müssen Sie einen Operator und einen Wert auswählen, um Ihren Regelsatz weiter zu spezifizieren. Bitte beachten Sie bei der Auswahl dieser Operatoren und Ihres Auslöserwerts, dass sie ein breites Spektrum von Dokumenten umfassen können, die Sie möglicherweise nicht löschen möchten, wenn sie nicht genau spezifiziert werden. Wenn Sie beispielsweise versuchen, alle Dokumente mit dem Kontonamen "Peters Engineering " zu löschen, können die folgenden Löschrichtlinien-Regelsätze erstellt werden:
Kontoname ist gleich "Peters Engineering"
Kontoname enthält "Engineering"
Obwohl beide Abfragen alle Dokumente mit dem Kontonamen "Peters Engineering" löschen, wird die Abfrage mit dem Operator " Enthält", die den beabsichtigten Wert nicht vollständig spezifiziert, auch jedes Dokument mit " Engineering" im Kontonamen innerhalb des Archivs löschen. Bevor Sie Löschrichtlinien anwenden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Art von Dateien in dem betreffenden Archiv vorhanden ist, und einen eindeutigen Auslöser angeben. Die Verwendung eines Auslöserwerts, wie z. B. der DocID eines Dokuments, minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass versehentlich andere Dokumente in Ihrem Archiv betroffen sind. - Wenn Sie ein Datumsfeld verwenden, werden Sie feststellen, dass Sie einen neuen Satz von Operatoren erhalten, die sich von den Operatoren für Text- und numerische Felder unterscheiden. Der Datentyp Datumsfeld wird häufiger im Rahmen von Löschrichtlinien verwendet, da Sie eine Löschrichtlinie so konfigurieren können, dass Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden, im Gegensatz zur Verwendung von Indexwerten. Bitte lesen Sie bei der Auswahl der Operatoren sorgfältig, da die Auswahl der falschen Option zu einem völlig anderen Ergebnis führen kann als beabsichtigt. Wenn Sie versuchen, Dokumente zu löschen, die älter als ein bestimmter Zeitraum sind, fragen Sie sich vielleicht, welcher Operator in diesem Szenario der richtige wäre ("Nach der Vergangenheit", "Vor der Vergangenheit"). Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Dokumente löschen möchte, die älter als 2 Jahre sind, würde die Verwendung des Operators "Vor der Vergangenheit" das gewünschte Ergebnis erzielen. Wenn in diesem Szenario "Nach der Vergangenheit" verwendet würde, würde die Löschrichtlinie alle Dokumente löschen, die nicht älter als 2 Jahre sind.
- Bevor Sie Ihre Löschrichtlinie im gewünschten Archiv ausführen, erstellen Sie eine Kopie des Archivs und testen Sie die Löschrichtlinie im kopierten Archiv. Dazu müssen Sie einige Testdokumente in das kopierte Archiv importieren. Dies zeigt jedoch, ob Ihre Löschrichtlinie wie gewünscht funktioniert oder ob Änderungen vorgenommen werden müssen, bevor Sie sie auf Ihr Originalarchiv anwenden.
- Wenn Sie einen Zeitplan für die Löschrichtlinie konfigurieren, beachten Sie bitte, dass eine Vielzahl von Löschrichtlinien und Autoindex-Aufträgen, die nach einem minutengenauen Zeitplan laufen, die Leistung Ihres Systems beeinträchtigen können. Um dies zu vermeiden oder abzumildern, erhöhen Sie bitte die Zeitplanintervalle für einige oder alle aktiven Aufträge.
- Für Unternehmen, die DocuWare 7.8 oder höher einsetzen, besteht die Möglichkeit, versehentlich gelöschte Dokumente wiederherzustellen. Nutzen Sie dazu die Option "Kürzlich gelöscht" am unteren Rand des DocuWare Web Clients. Hier können alle durch die Löschrichtlinie gelöschten Dokumente wiederhergestellt werden.
Hinweis: Nur für Cloud-Organisationen gilt: Wird die Löschrichtlinie mit der Absicht erstellt, Kontingente freizugeben, müssen diese Dateien manuell aus dem Mülleimer gelöscht werden.
KBA ist sowohl für Cloud- als auch für On-Premise-Organisationen anwendbar.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine Übersetzung aus dem Englischen. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Originalversion(en) des Produkts. In der übersetzten Version unserer Artikel können kleinere Fehler enthalten sein, z.B. in der Grammatik. Wir können zwar nicht für die vollständige Richtigkeit der Übersetzung garantieren, aber in den meisten Fällen werden Sie sie als ausreichend informativ empfinden. Im Zweifelsfall wechseln Sie bitte zurück zur englischen Version dieses Artikels.