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Question :
Comment pouvons-nous mieux configurer une Politique de suppression afin de garantir que les documents visés soient bien supprimés ?
 
Solution :
La politique de suppression de DocuWare est la méthode idéale pour supprimer des documents de vos armoires de classement en définissant des règles spécifiques qui déterminent quels documents doivent être supprimés. Bien que cette fonctionnalité offre un moyen efficace de supprimer plusieurs documents en fonction d’un ensemble de règles configurées, il est important de comprendre le fonctionnement de ces règles afin d’éviter tout malentendu pouvant entraîner la suppression de documents erronés. Veuillez vous reporter aux recommandations suivantes concernant l’utilisation et la configuration d’une politique de suppression.
REMARQUE : une fois que les documents sont définitivement supprimés de la corbeille dans DocuWare Cloud, ils ne peuvent plus être récupérés. La récupération de documents dans DWCloud, si elle est possible, est payante. Veuillez vous assurer que tous les documents sélectionnés ne sont plus nécessaires avant de procéder à leur suppression définitive.
  • Lors de la création d’une nouvelle Politique de suppression, vous devez sélectionner un index ou un champ système qui servira de déclencheur en fonction de la valeur qui lui est associée. Après avoir sélectionné votre champ de déclenchement, vous devez choisir un opérateur et une valeur pour préciser davantage votre ensemble de règles. Faites preuve de vigilance lors du choix de ces opérateurs et de votre valeur de déclenchement, car ils peuvent englober un large éventail de documents que vous ne souhaitez peut-être pas supprimer si vous ne les spécifiez pas de manière précise. Par exemple, si vous souhaitez supprimer tous les documents dont le nom de compte est « Peters Engineering », vous pouvez créer les ensembles de règles de la politique de suppression suivants :

    Le nom du compte est égal à « Peters Engineering »

    Le nom du compte contient « Engineering »

    Bien que ces deux requêtes suppriment tous les documents dont le nom de compte est «Peters Engineering », celle utilisant l’opérateur « Contient », qui ne précise pas entièrement la valeur souhaitée, supprimera également tout document dont le nom de compte contient « Engineering » dans l’armoire. Avant d’appliquer toute politique de suppression, identifiez les types de fichiers présents dans l’armoire concernée et veillez à spécifier un déclencheur unique. L’utilisation d’une valeur de déclenchement telle que l’identifiant (DocID) d’un document, par exemple, réduira au minimum le risque d’affecter accidentellement d’autres documents de votre armoire.
  • Lorsque vous utilisez un champ de date, vous remarquerez qu’un nouvel ensemble d’opérateurs s’offre à vous, différent de celui des champs de texte et numériques. Le type de données « champ de date » est plus fréquemment utilisé dans les politiques de suppression, car il permet de configurer une politique de suppression pour supprimer des documents après un certain délai, plutôt que d’utiliser des valeurs d’index. Lorsque vous sélectionnez vos opérateurs, veuillez lire attentivement les instructions, car choisir la mauvaise option peut entraîner un résultat radicalement différent de celui escompté. Si vous tentez de supprimer des documents plus anciens qu’une période donnée, vous vous demanderez peut-être quel opérateur il convient d’utiliser dans ce scénario (« Après le passé », « Avant le passé »). Si votre organisation souhaite supprimer les documents datant de plus de deux ans, par exemple, l’utilisation de l’opérateur « Avant la date passée » permettrait d’obtenir le résultat escompté. Si l’opérateur « Après la date passée » était utilisé dans ce scénario, la Politique de suppression supprimerait tous les documents datant de moins de deux ans.

  • Avant d’appliquer votre politique de suppression à l’armoire visée, effectuez une copie de l’armoire et testez la politique de suppression dans l’armoire copiée. Pour cela, vous devrez importer quelques documents de test dans l’armoire copiée ; cela vous permettra toutefois de vérifier si votre Politique de suppression fonctionne comme prévu ou si des modifications doivent être apportées avant de l’appliquer à votre armoire d’origine.
  • Lors de la configuration d’un calendrier pour la politique de suppression, veuillez noter que l’exécution simultanée d’un grand nombre de politiques de suppression et de tâches d’Autoindex selon un calendrier «à la minute près» peut affecter les performances de votre système. Pour éviter ou atténuer ce problème, veuillez augmenter les intervalles de planification de certaines ou de toutes les tâches actives en cours d’exécution.
  • Pour les organisations utilisant DocuWare 7.8 ou une version supérieure, si des documents sont supprimés par erreur, vous avez la possibilité de les récupérer. Utilisez l’option «Récemment supprimés » située en bas du DocuWare Web Client. Tous les documents supprimés par la Politique de suppression peuvent y être récupérés.
    Remarque : pour les organisations Cloud uniquement, si une Politique de suppression est créée dans le but de libérer du quota, ces fichiers doivent être supprimés manuellement de la corbeille.


Cet article de la base de connaissances s'applique aussi bien aux organisations Cloud qu'aux organisations sur site.

Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.

Cet article est valable pour les versions DocuWare: 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 7.7, 7.8, 7.9, 7.10, 7.11, 7.12, 7.13, Deletion Policy, Recently Deleted, Trash can
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