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Question :
Comment mieux configurer une politique de suppression pour s'assurer que les documents voulus sont supprimés ?
 
Solution :
La politique de suppression de DocuWare est la méthode idéale pour supprimer les documents de vos armoires en définissant des règles spécifiques qui déterminent les documents à supprimer. Bien que cette fonctionnalité offre un moyen efficace de supprimer plusieurs documents en fonction d'un ensemble de règles configurées, il est important de comprendre le fonctionnement de ces ensembles de règles afin d'éviter tout malentendu qui pourrait entraîner la suppression de documents incorrects. Veuillez vous référer aux recommandations suivantes pour l'utilisation et la configuration d'une politique de suppression ;
  • Lors de la création d'une nouvelle politique de suppression, vous devez sélectionner un champ d'index ou de système qui servira de déclencheur en fonction de la valeur qui lui est associée. Après avoir sélectionné votre champ de déclenchement, vous devez sélectionner un opérateur et une valeur pour spécifier davantage votre ensemble de règles. Soyez attentif lors de la sélection de ces opérateurs et de votre valeur de déclenchement, car ils peuvent englober un large éventail de documents que vous ne souhaitez pas supprimer s'ils ne sont pas spécifiés en détail. Par exemple, si vous souhaitez supprimer tous les documents portant le nom de compte Peters Engineering, vous pouvez créer les jeux de règles de suppression suivants :

    Le nom de compte est égal à Peters Engineering

    Le nom de compte contient Engineering

    Bien que les deux requêtes suppriment tous les documents portant le nom de compte Peters Engineering, la requête utilisant l'opérateur Contains, qui ne spécifie pas complètement la valeur prévue, supprimera également tous les documents dont le nom de compte contient Engineering dans l'armoire à dossiers. Avant d'appliquer une politique de suppression, il convient de comprendre quels types de fichiers sont présents dans l'armoire concernée et de s'assurer de spécifier un déclencheur unique. L'utilisation d'une valeur de déclenchement telle que le DocID d'un document, par exemple, minimisera les risques d'impact accidentel sur d'autres documents de votre armoire.
  • Lorsque vous utilisez un champ date, vous remarquerez que vous disposez d'un nouvel ensemble d'opérateurs qui diffèrent des opérateurs des champs texte et numérique. Le type de données du champ date est plus fréquemment utilisé dans les politiques de suppression, car vous pouvez configurer une politique de suppression pour qu'elle supprime les documents après une certaine période, plutôt que d'utiliser des valeurs d'index. Lorsque vous sélectionnez vos opérateurs, lisez attentivement car le choix d'une option incorrecte peut aboutir à un résultat radicalement différent de celui escompté. Si vous tentez de supprimer des documents antérieurs à une période donnée, vous pouvez vous demander quel opérateur utiliser dans ce scénario ("Après le passé", "Avant le passé"). Si votre organisation souhaite supprimer des documents datant de plus de deux ans, par exemple, l'opérateur "Avant le passé" permettra d'obtenir le résultat escompté. Si l'opérateur "Après le passé" était utilisé dans ce scénario, la politique de suppression supprimerait tous les documents datant de moins de deux ans.

  • Avant d'exécuter votre politique de suppression sur l'armoire prévue, faites une copie de l'armoire et testez la politique de suppression dans l'armoire copiée. Cela vous obligera à importer quelques documents de test dans l'armoire copiée, mais vous saurez ainsi si votre politique de suppression fonctionne comme vous le souhaitez ou si des modifications doivent être apportées avant de l'appliquer à votre armoire d'origine.
  • Lorsque vous configurez un calendrier pour la politique de suppression, sachez qu'une multitude de politiques de suppression et de tâches d'indexation automatique s'exécutant selon un calendrier "à la minute" peut affecter les performances de votre système. Pour éviter ou atténuer ce problème, augmentez les intervalles de programmation de certaines ou de toutes les tâches actives en cours d'exécution.
  • Pour les organisations utilisant DocuWare 7.8 ou une version ultérieure, si des documents sont supprimés par erreur, vous avez la possibilité de les récupérer. Pour ce faire, utilisez l'option "Récemment supprimés" située en bas du Client Web DocuWare. Tous les documents supprimés par la politique de suppression peuvent être récupérés.
    Remarque : pour les organisations en nuage uniquement, si la politique de suppression est créée dans le but de libérer des quotas, ces fichiers doivent être supprimés manuellement de l'emplacement de la cor beille .


Le KBA s'applique aux organisations en nuage et sur site.

Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.
 

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