Pregunta:
¿Cómo podemos configurar mejor una Política de borrado para asegurarnos de que se borran los documentos previstos?
¿Cómo podemos configurar mejor una Política de borrado para asegurarnos de que se borran los documentos previstos?
Solución:
La política de eliminación de DocuWare es el método ideal para eliminar documentos de los archivadores mediante la definición de reglas específicas que determinan qué documentos se eliminan. Aunque esta función ofrece una forma eficaz de eliminar varios documentos basándose en un conjunto de reglas configurado, es importante comprender cómo funcionan estos conjuntos de reglas para evitar cualquier malentendido que pueda dar lugar a la eliminación de los documentos incorrectos. Consulte las siguientes recomendaciones para utilizar y configurar una Política de Eliminación;
- Al crear una nueva Política de Borrado, es necesario seleccionar un índice o campo del sistema que actuará como disparador basado en el valor asociado al mismo. Después de seleccionar su campo de activación, debe seleccionar un operador y un valor para especificar aún más su conjunto de reglas. Tenga cuidado al seleccionar estos operadores y su valor de activación, ya que pueden abarcar un amplio espectro de documentos que es posible que no desee eliminar si no se especifican en profundidad. Por ejemplo, si está intentando eliminar todos los documentos con el nombre de cuenta Peters Engineering, se pueden crear los siguientes conjuntos de reglas de política de eliminación:
El nombre de cuenta es igual a Peters Engineering
El nombre de cuenta contiene Engineering
Aunque ambas consultas eliminarán todos los documentos con Peters Engineering como nombre de cuenta, la consulta que utiliza el operador Contains, que no especifica completamente el valor previsto, también eliminará cualquier documento que tenga Engineering en el nombre de cuenta dentro del archivador. Antes de aplicar cualquier política de eliminación, comprenda qué tipo de archivos están presentes en el archivador y asegúrese de especificar un desencadenante único. El uso de un valor de activación como el DocID de un documento, por ejemplo, minimizará las probabilidades de afectar accidentalmente a otros documentos dentro de su archivador. - Cuando utilice un campo de fecha, observará que dispondrá de un nuevo conjunto de operadores que difieren de los operadores de campos de texto y numéricos. El tipo de datos de campo de fecha se utiliza con más frecuencia en las políticas de eliminación, ya que puede configurar una política de eliminación para que elimine los documentos después de un determinado período de tiempo, en lugar de utilizar valores de índice. Al seleccionar los operadores, lea atentamente, ya que si selecciona la opción incorrecta puede obtener un resultado drásticamente distinto del previsto. Si está intentando eliminar documentos que son anteriores a un periodo de tiempo determinado, puede preguntarse qué operador sería correcto utilizar en este escenario ("Después del pasado", "Antes del pasado"). Si su organización desea eliminar documentos de más de 2 años de antigüedad, por ejemplo, utilizando el operador "Antes del pasado " se conseguiría el resultado deseado. Si en este caso se utilizara "Después del pasado " , la Política de Eliminación eliminaría todos los documentos que no tuvieran más de 2 años.
- Antes de ejecutar la Política de Borrado en el archivador previsto, haga una copia del archivador y pruebe la Política de Borrado dentro del archivador copiado. Esto requerirá que usted importe algunos documentos de prueba en el archivador copiado, sin embargo, esto demostrará si su Política de Borrado se ejecuta como se desea, o si es necesario hacer cambios antes de aplicarla a su archivador original.
- Cuando configure una Programación para la Política de Borrado, por favor tenga en cuenta que tener una multitud de Políticas de Borrado y trabajos Autoindex ejecutándose en una programación "Por minuto" puede afectar el rendimiento de su sistema. Para evitar o aliviar esto, por favor aumente los intervalos de programación en algunos o todos los trabajos activos en ejecución.
- Para las organizaciones con DocuWare 7.8 o superior, si se eliminan documentos por error, existe la posibilidad de recuperarlos. Utilice la opción "Borrados recientemente" en la parte inferior del cliente Web de DocuWare. Aquí se pueden recuperar todos los documentos eliminados por la política de eliminación.
Nota: sólo para organizaciones Cloud, si la política de eliminación se crea con la intención de liberar cuota, estos archivos deben eliminarse manualmente de la ubicación de la papelera.
KBA es aplicable tanto a organizaciones Cloud como On-premise.
Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción del idioma inglés. La información contenida en este artículo se basa en la(s) versión(es) original(es) del producto(s) en inglés. Puede haber errores menores, como en la gramática utilizada en la versión traducida de nuestros artículos. Si bien no podemos garantizar la exactitud completa de la traducción, en la mayoría de los casos, encontrará que es lo suficientemente informativa. En caso de duda, vuelva a la versión en inglés de este artículo.
