Vistas:
Pregunta:
¿Cómo podemos configurar mejor una Política de eliminación para garantizar que se eliminen los documentos deseados?
 
Solución:
La política de eliminación de DocuWare es el método ideal para eliminar documentos de sus archivadores mediante la definición de reglas específicas que determinan qué documentos se eliminan. Aunque esta función ofrece una forma eficaz de eliminar varios documentos basándose en un conjunto de reglas configuradas, es importante comprender cómo funcionan estas reglas para evitar cualquier malentendido que pueda dar lugar a la eliminación de documentos incorrectos. Consulte las siguientes recomendaciones para utilizar y configurar una política de eliminación.
NOTA: Una vez que los documentos se eliminan de forma permanente de la papelera de reciclaje en DocuWare Cloud, no se pueden recuperar. La recuperación de documentos en DWCloud, si es posible, está sujeta al pago de una tarifa. Asegúrese de que ya no se necesitan todos los documentos seleccionados antes de proceder a su eliminación permanente.
  • Al crear una nueva política de eliminación, debe seleccionar un índice o un campo del sistema que actúe como desencadenante en función del valor asociado al mismo. Tras seleccionar el campo desencadenante, debe elegir un operador y un valor para especificar con mayor detalle su conjunto de reglas. Tenga cuidado al seleccionar estos operadores y el valor de activación, ya que pueden abarcar un amplio espectro de documentos que quizá no desee eliminar si no se especifican con detalle. Por ejemplo, si intenta eliminar todos los documentos con el nombre de cuenta «Peters Engineering», se pueden crear los siguientes conjuntos de reglas de la Política de eliminación:

    El nombre de la cuenta es igual a «Peters Engineering»

    El nombre de la cuenta contiene «Engineering»

    Aunque ambas consultas eliminarán todos los documentos cuyo nombre de cuenta sea«Peters Engineering», la consulta que utiliza el operador «Contiene», que no especifica completamente el valor deseado, también eliminará cualquier documento que contenga «Engineering» en el nombre de la cuenta dentro del archivador. Antes de aplicar cualquier política de eliminación, comprenda qué tipo de archivos hay en el archivador en cuestión y asegúrese de especificar un desencadenante único. El uso de un valor de desencadenante como, por ejemplo, el DocID de un documento, minimizará las posibilidades de afectar accidentalmente a otros documentos del archivador.
  • Al utilizar un campo de fecha, observará que se le ofrece un nuevo conjunto de operadores que difieren de los operadores de los campos de texto y numéricos. El tipo de datos de campo de fecha se utiliza con mayor frecuencia en las políticas de eliminación, ya que permite configurar una política para eliminar documentos tras un plazo determinado, en lugar de utilizar valores de índice. Al seleccionar los operadores, lea atentamente, ya que elegir la opción incorrecta puede dar lugar a un resultado drásticamente diferente al previsto. Si está intentando eliminar documentos que tienen más antigüedad que un periodo de tiempo determinado, quizá se pregunte qué operador sería el correcto en este caso («Después del pasado», «Antes del pasado»). Si su organización desea eliminar documentos con más de dos años de antigüedad, por ejemplo, el uso del operador «Antes del pasado» permitiría alcanzar el resultado deseado. Si en este caso se utilizara «Después del pasado» , la Política de eliminación eliminaría todos los documentos que no tuvieran más de dos años de antigüedad.

  • Antes de ejecutar la política de eliminación en el archivador deseado, haz una copia del mismo y prueba la política de eliminación en el archivador copiado. Para ello, deberá importar algunos documentos de prueba en el archivador copiado; sin embargo, esto le permitirá comprobar si su Política de eliminación funciona según lo deseado o si es necesario realizar cambios antes de aplicarla a su archivador original.
  • Al configurar una programación para la política de eliminación, ten en cuenta que tener una gran cantidad de políticas de eliminación y tareas de Autoindex ejecutándose con una programación «por minutos» puede afectar al rendimiento de tu sistema. Para evitarlo o mitigarlo, aumenta los intervalos de programación en algunas o en todas las tareas activas que se estén ejecutando.
  • Para las organizaciones que utilicen DocuWare 7.8 o una versión superior, si se eliminan documentos por error, existe la opción de recuperarlos. Utilice la opción«Eliminados recientemente» situada en la parte inferior del DocuWare Web Client. Aquí se pueden recuperar todos los documentos eliminados por la Política de eliminación.
    Nota: Solo para organizaciones en la nube: si se crea una Política de eliminación con la intención de liberar cuota, estos archivos deben eliminarse manualmente de la papelera.


Este artículo de la base de conocimientos (KBA) es aplicable tanto a organizaciones en la nube como a las in situ.

Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción del idioma inglés. La información contenida en este artículo se basa en la(s) versión(es) original(es) del producto(s) en inglés. Puede haber errores menores, como en la gramática utilizada en la versión traducida de nuestros artículos. Si bien no podemos garantizar la exactitud completa de la traducción, en la mayoría de los casos, encontrará que es lo suficientemente informativa. En caso de duda, vuelva a la versión en inglés de este artículo.

Este artículo es válido para las versiones de DocuWare: 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 7.7, 7.8, 7.9, 7.10, 7.11, 7.12, 7.13, Deletion Policy, Recently Deleted, Trash can