Visualizzazioni:
Domanda:
Come si può configurare meglio un Criterio di eliminazione per garantire che vengano eliminati i documenti previsti?
 
Soluzione:
I criteri di eliminazione di DocuWare sono il metodo ideale per rimuovere i documenti dai raccoglitori, grazie alla definizione di regole specifiche che determinano quali documenti vengono rimossi. Sebbene questa funzione offra un modo efficiente per rimuovere più documenti in base a un set di regole configurato, è importante comprendere il funzionamento di tali set di regole per evitare qualsiasi malinteso che possa portare all'eliminazione di documenti errati. Fare riferimento alle seguenti raccomandazioni per l'uso e la configurazione di un Criterio di eliminazione;
  • Quando si crea un nuovo Criterio di eliminazione, è necessario selezionare un indice o un campo di sistema che fungerà da trigger in base al valore ad esso associato. Dopo aver selezionato il campo di attivazione, è necessario selezionare un operatore e un valore per specificare ulteriormente il set di regole. Si consiglia di prestare attenzione quando si selezionano questi operatori e il valore di attivazione, in quanto possono comprendere un'ampia gamma di documenti che non si desidera eliminare se non vengono specificati in modo approfondito. Ad esempio, se si desidera eliminare tutti i documenti con il nome dell'account Peters Engineering, è possibile creare i seguenti criteri di eliminazione;

    Nome account è uguale a Peters Engineering

    Nome account contiene Engineering

    Sebbene entrambe le query eliminino tutti i documenti con Peters Engineering come nome dell'account, la query che utilizza l'operatore Contains, che non specifica completamente il valore previsto, eliminerà anche tutti i documenti con Engineering nel nome dell'account all'interno del file cabinet.Prima di applicare i Criteri di eliminazione, è necessario capire quali tipi di file sono presenti nel raccoglitore e assicurarsi di specificare un trigger univoco. L'uso di un valore di trigger come il DocID di un documento, ad esempio, ridurrà al minimo le probabilità di impattare accidentalmente altri documenti all'interno del raccoglitore.
  • Quando si utilizza un campo data, si noterà che viene fornita una nuova serie di operatori che differiscono dagli operatori dei campi testo e numerici. Il tipo di dati del campo data è più frequentemente utilizzato nei criteri di eliminazione, poiché è possibile configurare un criterio di eliminazione per eliminare i documenti dopo un certo periodo di tempo, invece di utilizzare i valori dell'indice. Quando si scelgono gli operatori, leggere attentamente, poiché la selezione dell'opzione sbagliata può portare a un risultato drasticamente diverso da quello desiderato. Se si sta cercando di eliminare documenti più vecchi di un determinato periodo di tempo, ci si può chiedere quale operatore sia corretto utilizzare in questo scenario ("Dopo il passato", "Prima del passato"). Se l'organizzazione desidera eliminare documenti più vecchi di 2 anni, ad esempio, l'utilizzo dell'operatore "Prima del passato" consente di ottenere il risultato desiderato. Se in questo scenario si utilizzasse l'operatore "Dopo il passato" , il Criterio di eliminazione eliminerebbe tutti i documenti non più vecchi di 2 anni.

  • Prima di eseguire il Criterio di eliminazione nell'archivio previsto, eseguire una copia dell'archivio e testare il Criterio di eliminazione nell'archivio copiato. Ciò richiederà l'importazione di alcuni documenti di prova nel raccoglitore copiato, ma servirà a dimostrare se il Criterio di eliminazione funziona come desiderato o se è necessario apportare modifiche prima di applicarlo al raccoglitore originale.
  • Quando si configura una pianificazione per il Criterio di eliminazione, occorre tenere presente che una moltitudine di Criteri di eliminazione e di lavori di Autoindex in esecuzione su una pianificazione "al minuto" può influire sulle prestazioni del sistema. Per evitare o attenuare questo problema, aumentare gli intervalli di pianificazione di alcuni o tutti i lavori attivi in esecuzione.
  • Per le organizzazioni che utilizzano DocuWare 7.8 o versioni successive, se i documenti vengono erroneamente eliminati, è possibile recuperarli. Utilizzare l'opzione "Eliminati di recente" nella parte inferiore di DocuWare Web Client. Qui è possibile recuperare tutti i documenti eliminati dal Criterio di eliminazione.
    Nota: solo per le organizzazioni Cloud, se viene creato un Criterio di eliminazione con l'intento di rilasciare la quota, questi file devono essere eliminati manualmente dalla posizione del cestino.


Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dalla lingua inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla/le versione/i originale/i del/i prodotto/i in inglese. Potrebbero esserci errori minori, come nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi troverai che è sufficientemente informativa. In caso di dubbio, fai riferimento alla versione inglese di questo articolo.

KBA è applicabile sia alle organizzazioni Cloud che a quelle On-premise.

Questo articolo vale per le versioni di DocuWare: 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 7.7, 7.8, 7.9, 7.10, 7.11, 7.12, Deletion Policy, Recently Deleted, Trash can