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Domanda:
Come possiamo configurare al meglio un criterio di eliminazione per garantire che vengano eliminati i documenti desiderati?
 
Soluzione:
Il criterio di eliminazione di DocuWare è il metodo ideale per rimuovere i documenti dai propri archivi, definendo regole specifiche che determinano quali documenti devono essere eliminati. Sebbene questa funzionalità offra un modo efficiente per rimuovere più documenti in base a un insieme di regole configurate, è importante comprendere come funzionano tali regole per evitare malintesi che potrebbero portare all’eliminazione di documenti errati. Si prega di fare riferimento alle seguenti raccomandazioni per l’utilizzo e la configurazione di un criterio di eliminazione.
NOTA: Una volta che i documenti sono stati eliminati definitivamente dal cestino in DocuWare Cloud, non possono più essere recuperati. Il recupero dei documenti in DWCloud, se possibile, è soggetto a un costo aggiuntivo. Assicurarsi che tutti i documenti selezionati non siano più necessari prima di procedere con l’eliminazione definitiva.
  • Quando si crea un nuovo criterio di eliminazione, è necessario selezionare un indice o un campo di sistema che funga da trigger in base al valore ad esso associato. Dopo aver selezionato il campo trigger, è necessario scegliere un operatore e un valore per specificare ulteriormente il set di regole. Si prega di prestare attenzione nella selezione di questi operatori e del valore di attivazione, poiché possono comprendere un ampio spettro di documenti che potrebbe non essere opportuno eliminare se non specificati in modo dettagliato. Ad esempio, se si sta tentando di eliminare tutti i documenti con il nome del Conto «Peters Engineering», è possibile creare i seguenti insiemi di regole del Criterio di eliminazione:

    Il nome del conto è uguale a Peters Engineering

    Il nome del conto contiene Engineering

    Sebbene entrambe le query eliminino tutti i documenti con il nome del conto “Peters Engineering”, la query che utilizza l’operatore “Contiene”, che non specifica completamente il valore desiderato, eliminerà anche qualsiasi documento che contenga “Engineering” nel nome del conto all’interno dell’archivio. Prima di applicare qualsiasi criterio di eliminazione, è necessario comprendere quali tipi di file sono presenti nell’archivio di destinazione e assicurarsi di specificare un trigger univoco. L’utilizzo di un valore di trigger come, ad esempio, il DocID di un documento, ridurrà al minimo il rischio di influire accidentalmente su altri documenti presenti nell’archivio.
  • Quando si utilizza un campo data, si noterà che viene fornita una nuova serie di operatori, diversi da quelli dei campi di testo e numerici. Il tipo di dati del campo data è utilizzato più frequentemente nei criteri di eliminazione, poiché è possibile configurare un criterio di eliminazione per eliminare i documenti dopo un determinato periodo di tempo, anziché utilizzare i valori dell’indice. Quando si selezionano gli operatori, leggere attentamente, poiché la scelta dell’opzione errata può portare a un risultato drasticamente diverso da quello previsto. Se si sta tentando di eliminare documenti più vecchi di un determinato periodo di tempo, ci si potrebbe chiedere quale operatore sia corretto utilizzare in questo scenario (“Dopo il passato”, “Prima del passato”). Se la vostra organizzazione desidera eliminare i documenti più vecchi di 2 anni, ad esempio, l’utilizzo dell’operatore “Before the Past” consentirebbe di ottenere il risultato desiderato. Se in questo scenario venisse utilizzato “After the Past” , il Criterio di eliminazione eliminerebbe tutti i documenti che non hanno più di 2 anni.

  • Prima di applicare il Criterio di eliminazione all’archivio desiderato, create una copia dell’archivio e testate il Criterio di eliminazione all’interno dell’archivio copiato. Ciò richiederà l’importazione di alcuni documenti di prova nell’archivio copiato; tuttavia, questo consentirà di verificare se il Criterio di eliminazione funziona come desiderato o se è necessario apportare modifiche prima di applicarlo all’archivio originale.
  • Quando si configura una pianificazione per il criterio di eliminazione, tenere presente che l’esecuzione di numerosi criteri di eliminazione e attività Autoindex con una pianificazione “al minuto” può influire sulle prestazioni del sistema. Per evitare o mitigare questo problema, aumentare gli intervalli di pianificazione su alcune o tutte le attività attive in esecuzione.
  • Per le organizzazioni che utilizzano DocuWare 7.8 o versioni successive, se i documenti vengono eliminati per errore, è possibile recuperarli. Utilizzare l’opzione“Eliminati di recente” nella parte inferiore del DocuWare Web Client. Qui è possibile recuperare tutti i documenti eliminati dal Criterio di eliminazione.
    Nota: solo per le organizzazioni Cloud, se un criterio di eliminazione viene creato con l’intento di liberare spazio di quota, questi file devono essere eliminati manualmente dal cestino.


Questo articolo della Knowledge Base (KBA) è applicabile sia alle organizzazioni Cloud che a quelle on-premise.

Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dall'inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla versione originale in inglese del/i prodotto/i. Potrebbero esserci piccoli errori, ad esempio nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi la troverete sufficientemente informativa. In caso di dubbi, si prega di fare riferimento alla versione inglese di questo articolo.

Questo articolo vale per le versioni di DocuWare: 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 7.7, 7.8, 7.9, 7.10, 7.11, 7.12, 7.13, Deletion Policy, Recently Deleted, Trash can