DocuWareの削除ポリシーを使用する際のベストプラクティス

• 新しい削除ポリシーを作成する際は、その値に基づいてトリガーとして機能するインデックスフィールドまたはシステムフィールドを選択する必要があります。トリガーフィールドを選択した後、演算子と値を選択して、ルールセットをさらに詳細に指定する必要があります。 これらの演算子やトリガー値を選択する際は、詳細に指定しないと、削除したくない文書まで広範囲に及ぶ 可能性があるため、 十分にご注意ください。例えば、「Peters Engineering」というアカウント名を持つすべての文書を削除しようとする場合、次のような削除ポリシーのルールセットを作成できます。
  
  アカウント名が「Peters Engineering」に等しい
  
  アカウント名に「Engineering」を含む
  
  どちらのクエリもアカウント名が「Peters Engineering」であるすべてのドキュメントを削除しますが、「Contains」演算子を使用するクエリは、意図した値を完全に指定できていないため、ファイルキャビネット内のアカウント名に「Engineering」が含まれるドキュメントもすべて削除してしまいます。 削除ポリシーを適用する前に、対象のファイルキャビネット内にどのような種類のファイルが存在するかを把握し、一意のトリガーを指定するようにしてください。 たとえば、 ドキュメントの DocID などのトリガー値を使用することで、ファイルキャビネット内の他のドキュメントに誤って影響を与える可能性を最小限に抑えることができます。
• 日付フィールドを使用する場合、テキストや数値フィールドの演算子とは異なる新しい演算子のセットが提供されることに気づくでしょう。インデックス値を使用するのではなく、特定の期間経過後にドキュメントを削除するように削除ポリシーを設定できるため、日付フィールドのデータ型は削除ポリシー内でより頻繁に使用されます。 演算子を選択する際は、誤ったオプションを選択すると意図とは大きく異なる結果になる可能性があるため、注意深く確認してください。特定の期間より古い文書を削除しようとする場合、このシナリオではどの演算子（「After the Past」、「Before the Past」）を使用すべきか迷うかもしれません。 たとえば、組織で2年以上経過したドキュメントを削除したい場合、「Before the Past」演算子 を使用すれば意図した結果が得られます。このシナリオで 「After the Past」を使用すると 、削除ポリシーは2年未満のすべてのドキュメントを削除してしまいます。
  
  
• 対象のファイルキャビネットで削除ポリシーを実行する前に、ファイルキャビネットのコピーを作成し、そのコピー内で削除ポリシーをテストしてください。 これには、コピーしたファイルキャビネットにいくつかのテスト文書をインポートする必要がありますが、これにより、削除ポリシーが意図したとおりに実行されるか、あるいは元のファイルキャビネットに適用する前に変更が必要かどうかを確認できます。
• 削除ポリシーのスケジュールを設定する際は、「1分ごと」のスケジュールで多数の削除ポリシーやAutoindexジョブが実行されていると、システムのパフォーマンスに影響を与える可能性があることにご注意ください。これを回避または軽減するには、実行中のアクティブなジョブの一部またはすべてについて、スケジュール間隔を長くしてください。
• DocuWare 7.8 以降をご利用の組織の場合、文書が誤って削除されても、それらを復元するオプションがあります。DocuWare Web Client 下部の「最近削除されたもの」オプションをご利用ください。ここでは、削除ポリシーによって削除されたすべての文書を復元できます。
  注：クラウド環境の組織に限り、クォータを解放する目的で削除ポリシーが作成された場合、これらのファイルはごみ箱から手動で削除する必要があります。
  
  
  

このKBAは、クラウド環境およびオンプレミス環境の両方の組織に適用されます。

ご注意：この記事は英語からの翻訳です。この記事に含まれる情報は、オリジナルの英語版製品に基づくものです。翻訳版の記事で使用されている文法などには、細かい誤りがある場合があります。翻訳の正確さを完全に保証することは出来かねますが、ほとんどの場合、十分な情報が得られると思われます。万が一、疑問が生じた場合は、英語版の記事に切り替えてご覧ください。