DocuWare Deletion Policyを使用する際のベストプラクティス。

• 新しい削除ポリシーを作成する際、インデックスまたはシステムフィールドを選択し、それに関連する値に基づいてトリガーとして動作させる必要があります。トリガーフィールドを選択した後、さらにルールセットを指定するためにオペレータと値を選択する必要があります。これらの演算子とトリガー値を選択する際、深く指定しないと、削除したくない文書が広範囲に及ぶ可能性があるため、注意してください。例えば、アカウント名がPeters Engineeringである文書をすべて削除しようとする場合、次のような削除ポリシールールセットを作成することができます。
  
  アカウント名がPeters Engineeringと同じ
  
  アカウント名がEngineeringを含む
  
  いずれのクエリもアカウント名がPeters Engineeringの文書をすべて削除しますが、意図する値を完全に指定しないContainsオペレータによるクエリは、ファイルキャビネット内のアカウント名が Engineeringである文書も削除されます。削除ポリシーを適用する前に、対象のファイルキャビネット内に存在するファイルの種類を理解し、一意のトリガーを指定するようにしてください。例えば、ドキュメントのDocIDの ようなトリガー値を使用すると、ファイルキャビネット内の他のドキュメントに誤って影響を与える確率を最小限に抑えることができます。
• 日付フィールドを使用する場合、テキストや数値フィールドの演算子とは異なる新しい演算子のセットが提供されることに気付きます。日付フィールドのデータ型は、削除ポリシーでより頻繁に使用されます。インデックス値を使用するのとは対照的に、特定の時間枠の後に文書を削除するように削除ポリシーを構成することができるためです。演算子を選択する際、誤ったオプションを選択すると、意図した結果とは大きく異なる結果になることがありますので、注意深くお読みください。 ある期間よりも古い文書を削除しようとする場合、このシナリオではどの演算子を使用するのが正しいか悩むかもしれません（「過去以降」、「過去以前」）。例えば、2年以上前の文書を削除したい場合、「Before the Past」 オペレータを使用すれば、意図した結果が得られるでしょう。このシナリオで "After the Past " を使用した場合、削除ポリシーは2年以上前の文書をすべて削除することになります。
  
  
• 目的のファイルキャビネットで削除ポリシーを実行する前に、ファイルキャビネットのコピーを作成し、コピーしたファイルキャビネットで削除ポリシーをテストしてください。この場合、コピーしたファイルキャビネットにいくつかのテスト文書をインポートする必要がありますが、これにより、削除ポリシーが希望通りに実行されるか、または元のファイルキャビネットに適用する前に変更が必要であるかを実証します。
• 削除ポリシーのスケジュールを設定する場合、多数の削除ポリシーとAutoindexジョブが「分単位」のスケジュールで実行されていると、システムのパフォーマンスに影響を与える可能性があることに注意してください。これを回避または緩和するために、実行中のアクティブなジョブの一部または全部のスケジュール間隔を長くしてください。
• DocuWare 7.8以上の組織では、誤って文書を削除した場合、その文書を復元するオプションがあります。DocuWare Web Clientの下部にある「最近削除された文書」オプションを使用してください。
  注：クラウド組織のみ、クォータを解放する目的で削除ポリシーを作成した場合、これらのファイルはゴミ箱の場所から手動で削除する必要があります。
  
  
  

KBAは、クラウドとオンプレミスの両方の組織に適用されます。

ご注意：この記事は英語からの翻訳です。この記事に含まれる情報は、オリジナルの英語版製品に基づくものです。翻訳版の記事で使用されている文法などには、細かい誤りがある場合があります。翻訳の正確さを完全に保証することは出来かねますが、ほとんどの場合、十分な情報が得られると思われます。万が一、疑問が生じた場合は、英語版の記事に切り替えてご覧ください。