Stephan Löffler SECOMP GmbH IT

Ich hatte jetzt eine Teamviewer Sitzung zusammen mit Docuware und unserem Dienstleister. Kurz zusammengefasst ist es nicht möglich ohne eine Konfiguration pro Beleg zu erstellen. Da das Archiv aber ein Sammeltopf für alle möglichen Arten von Belegen darstellt, ist der Ansatz über den DW Printer obsolet. 

Hallo, gibt es eine einfache Möglichkeit verschiedenste Dokumente ( Word, Excel, PDF ) zusätzlich zum physikalischen Ausdruck einfach in einem Archiv abzulegen? 

In unserem Beispiel haben wir ein Archiv namens "Divers" in dem die Kollegen einfach alle Dokumente ablegen die sie im Moment nicht anderweitig ablegen können. Bisher wurden diese gedruckt und dann wieder eingescannt und über eine Importkonfiguration im Archiv abgelegt.

Das Archiv verfügt über ein einziges Feld namens "Dateiname" , hier wird einfach der Dateiname im Feld abgelegt.

Ich komme mit dem Reiter "Verarbeitung" in der Dokumentenverarbeitung nicht klar, welche Einstellungen für mein Szenario relevant sind und wie diese zu setzen sind. Meine Tests sind bisher erfolglos verlaufen. Es wird keine passende Konfiguration gefunden, lautet die lapidare Mitteilung in der Historie. 

Was übersehe ich hier? 

 

Hallo Martin, habe mal mit unserem Dienstleister darüber gesprochen, für mich wäre es am einfachsten wenn nicht ablegbare Belege im dem Archiv zugewiesenen Briefkorb landen würden, ist alles nicht möglich. Weder unter 6.7 noch unter 6.12 gibt es hier eine wirkliche Entlastung. Hoffen wir mal auf die Version 7.

Den Punkt mit den Dummy Usern halte ich für einen sehr guten Ansatz, ich teste den Ansatz in den nächsten Tagen mal aus. :-)

 

Ich habe ein grosses Problem mit der Handhabung der DesktopApps...

Im Moment legen wir  automatisch diverse Dokumente aus zur Zeit ~ 25 vschsd. Verzeichnisse ab. Die DesktopApps laufen auf dem Server, nicht lokal. Der Grund liegt darin das ich als Admin die täglich anfallenden Fehlermeldungen ansehen muss. Im Moment werden täglich ~ 3000 - 5000 Dokumente abgelegt.

Zumindest ab Version 6.12 kann man einfacher als unter 6.7 in den Logs ein etl. nicht abgelegtes Dokument erneut ablegen. Ob unter 6.12 die Logs immer noch auf maximal 1000 Einträge beschränkt sind, weiß ich leider nicht. Ein Datenübernahmejob läuft im Moment bei uns, dieser legt in einem Block 500.000 Dokumente ab. Hier muss ich entweder etliche Teilimporte von 1000 Dokumenten erstellen, oder regelmässig die Logs überprüfen. Warum ist Docuware nicht in der Lage eine bspw. Mail zu versenden ( täglich bspw. ) um dem Admin mitzuteilen das Dokumente nicht oder fehlerbehaftet sind?

Wir arbeiten mit ~ 30 Archiven, aus diesem Grund wollte ich das auch meine Kollegen ihre Dokumente ggfs. eigenständig prüfen. Das ist aber nicht möglich da die Verzeichnisse nur von einer einzigen DesktopApp kontrolliert werden können.

Bin ich zum Beispiel im Urlaub, müsste ich theoretisch meine auf dem Server laufende DesktopApp auf andere "Fake" Verzeichnisse legen ( Aufwand ) um dann einer Vertretung in deren DesktopApps die zu überwachenden "Echt" Verzeichnisse einzutragen, hier stehen natürlich vorher dem Anpassen auch wieder "Fake"-Verzeichnisse.

Werde ich allerdings krank, geht das alles nicht, abgesehen davon soll definitiv nicht jeder User auf den Server zugreifen.

Das Handling hat m.E. viel Luft nach oben und ist im Moment mangels Alternativen sehr zeitaufwändig.

Gibt es hier Ideen oder Ansätze wie man das einfacher handeln kann? :)

 

 

 

 

 

Hallo Herr Bechtle,

die Lösung ist leider nicht praktikabel. Ein Archiv umfasst Ausgangsrechnungen mit Begriffen wie Auftragsnummer, Rechnungsnummer und so weiter, das andere Archiv umfasst nur Gewerbenachweise mit einem einzigen Feld der Kundennummer. In diesem Archiv zusätzlich alle Ferlder des Ausgangsrechnungsarchives anzulegen ist ....

Fügen wir noch ein drittes Archiv Kundenverträge dazu, werden die Archive sehr unübersichtlich und die User sehen Indexfelder, die aber logischerweise nicht befüllt werden konnten. Der User muss also wissen wo er was eintragen muss.

Vllt. gibt es in zukünftigen Versionen mehr Möglichkeiten.

 

 

Hallo,

ist es möglich bei einer Suche über mehrere Archive die Such- und Ergebnismasken individueller zu gestalten?

Beispielsweise hat ein Archiv1 die Indexfelder A, B und C ein anderes Archiv2 die Felder C,D und E.

Bei der Suche muss ich zwingend eine Suchmaske ( und damit auch Ergebnismaske ? ) fix eintragen, was dazu führt das bei Nutzung der Masken des Archiv1 nicht die Felder D und E sehe.

Unter einer individuellen Such- und Ergebnismaske würde ich die Felder A bis E zur Verfügung stellen.

Ansatzweise hilft eine Fulltext Suche, nur ist die Ergebnismaske dann nicht hilfreich, wenn diese auf Archiv1 basiert und einen Treffer aus Archiv2 anzeigt. Hier müssen unsere User sich durch stellenweise etliche Belege "klicken" um ihr Passendes zu finden.

 

 

 

 

 

 

Sehr schön, danke für den Hinweis!

Hallo, laut den FAQs wurde DW6.12 nur bis MSSQL 2016 freigegeben. Wir müssen intern unseren alten DB Server entsorgen und einen neuen aufbauen, eine andere Software setzt zwingend einen SQL 2017 voraus.

Ist es möglich oder gibt es einen Hotfix um DW6.12 kompatibel mit MSSQL 2017 zu machen?