Steffen Schmidt

Hallo zusammen,

hat jemand schon mal versucht mit PowerBI auf den Inhalt eines Dokumentes in DocuWare zuzugreifen? Wir machen aktuell viele Auswertungen und Visualisierungen über PowerBI, um bestehende Informationen zusammenzuführen.
In DocuWare haben wir projektbezogen mehrere Excel-Dateien, die in DocuWare auch immer wieder bearbeitet werden.
Auf diese Daten möchte ich jetzt gerne mit PowerBI zugreifen, um sie darüber weiterverwenden und visualisieren zu können.

Hat das schon mal jemand gemacht?

Ich könnte mir entweder einen Direktzugriff von PowerBI auf die Datei vorstellen oder als Workaround, dass man die Datei in einen Sharepoint runterlädt und von dort aus dann mit PowerBI drauf zugreift. Wobei ich bei beiden aktuell nicht weiß, wie man es technisch umsetzen kann.
Auch das Runterladen in einen Sharepoint müsste automatisch passieren, hier wüsste ich auch nicht, wie ich das machen soll.

Vielen Dank für eure Antworten :)

Vielen Dank für die Ideen. Wir haben es jetzt so gemacht, dass wir ein Stichwortfeld erstellt haben, welches automatisch mit dem Vor- und Nachnamen der bisherigen Einträge gefüllt wird. Wenn wir neue Nachweise von Sicherheitsunterweisungen ablegen machen wir es jetzt so, dass wir die eigentlichen Feldern für die Personalnummer, den Vor- und den Nachnamen nicht füllen, sondern leer lassen und über das Stichwortfeld die Namen eintragen. Das ist auf jeden Fall um ein Vielfaches schneller, als die Dokumente immer unter den jeweiligen Mitarbeitern ablegen zu müssen...

Wir archivieren auch Teilnehmerlisten, wie z. B. Nachweise von Sicherheitsunterweisungen in DocuWare. Der Nachweis wird eingescannt und im Personal-Archiv dann unter jedem Mitarbeiter abgelegt, was aber sehr mühselig ist. Dokument unter Mitarbeiter A ablegen, dabei im Briefkorb behalten, unter Mitarbeiter B ablegen usw. Bei mehreren hundert ist das ziemlich zeitaufwändig. Hier wäre es schön, wenn man ein Dokument direkt unter mehreren Indexeinträgen, also hier Personen (Personalnummer, Name, Vorname) ablegen könnte.

Hat jemand eine Idee, wie man das machen könnte?

Ich habe mehrere Indexfelder vom Typ "Datum/Uhrzeit". Dieses soll wenn eine Workflow-Aufgabe bestätigt wurde automatisch mit dem Datum und der Uhrzeit gefüllt werden, wann die Aufgabe bestätigt wurde. Wenn ich bei den Datenzuweisungen in einer Aufgabe schaue, habe ich dort als Workflow-Systemvariable allerdings nur "Datum" zur Auswahl und nicht Datum und Uhrzeit.

Gibt es ansonsten irgendeine Möglichkeit das Feld mit dem Datum und der Uhrzeit füllen zu lassen, wenn eine Aufgabe bestätigt wird?

Lösche ich einen User, so dachte ich immer, dass die Aufgaben automatisch an den Admin oder die Controller des betreffenden Workflows gehen. Normal habe ich immer kontrolliert, ob ein zu löschender User noch Aufgaben hat und diese entsprechend verteilt.

Jetzt habe ich mal einen ohne Prüfung gelöscht und gesehen, dass als aktueller Nutzer dann kein Benutzer mehr drinsteht. Ist das Verhalten echt so gewollt? Finde ich ziemlich unglücklich, dass die Aufgaben dann niemandem mehr zugewiesen sind.

Leider besteht das Problem bei uns immer noch. Hat jemand zufällig eine Lösung??

Die Fragt hat sich mittlerweile erledigt. Wir haben es jetzt so gemacht, dass um 19 Uhr der Export startet und um 20 Uhr ein Autoindex eine Indexänderung bei den vom Export betroffenen Dokumenten durchführt.

Vielen Dank für die schnelle Hilfe. Den Export habe ich entsprechend angepasst, dass er nur die Exportiert, wo im Feld "Export" eine "1" steht.

Jetzt wollte ich einen Autoindex konifugirieren, der wenn ein Dokument exportiert wird in das Feld eine "1" schreibt. Leider finde ich beim Autoindex den Punkt nicht, wo ich einstellen kann, dass sich ein Feld ändern soll, wenn das Dokument exportiert wird. Hier müsste man ja auch sagen können, dass nur die vom Autoexport exportierten Dokumente betroffen sein sollen und nicht die die manuell exportiert werden.

Hallo zusammen,

 

ich habe einen Export-Workflow erstellt um Dokumente, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, von einem in ein anderes Archiv zu exportieren.

Kann mir jemand sagen, wie sich das verhält, wenn ich diesen Workflow bspw. 1x pro Woche ausführe?

Werden die Dokumente dann immer wieder exportiert oder merkt DocuWare welche bereits exportiert wurden und exportiert dann nur die neuen? Um eine Mehrfachablage zu vermeiden...

 

Vielen Dank im Voraus für eure Antworten

Es könnte sein, dass das Dokument ausgecheckt ist. Dann ist das Beenden des Workflows glaube ich auch nicht möglich.

Einfach mal versuchen den Checkout rückgängig zu machen und dann nochmal versuchen den Workflow zu stoppen.