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RE: Hyperlink per E-Mail soll gezielt einen Dialog verwenden je nach Dokumententyp
Hallo Herr Holtstiege,<br> <br> Dialog und Ergebnislisten müssen den einzelnen Bneutzern zugewiesen werden.<br> Beim Teilen eines Dokuments wird der generierte Link generisch für das Archiv erzeugt.<br> Beispiel: <code>https://.../DocuWare/Platform/WebClient/Integration?<strong>fc=</strong>ae156510-ffa8-48b1-a3ec-baec3180669c&did=641&p=V</code><br> <br> Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument auch den über den Hyperlink geöffnet werden kann, wenn dem Benutzer die Ergebnisliste nicht zugewiesen ist.<br> Man könnten den Parameter fc= mit dem Parameter rl= austauschen und die enstprechend Ergebnisliste mitgeben. Dann wird das Dokument auch mit der angegebenen Ergebnisliste bzw. dem hinterlegten Indexdialog geöffnet.<br> Beispiel: <code>https://.../DocuWare/Platform/WebClient/Integration?<strong>rl=</strong>c68db269-dbda-4b32-91e0-83ab3adda61f&did=641&p=V</code><br> <br> Das kann jedoch nicht als Standard eingestellt werden. Eine Alternative wäre statt dem Dokument die Ergbenisliste zu teilen.<br> Den Menüeintrag finden Sie in der oberen rechten Ecke einer Ergebnisliste unter den drei Punkten.<br> <br> Viele Grüße / With best regards,<br>  <br> --<br>  <br> Gerardo Lisanti<br> Product Manager  |  DocuWare GmbH -
RE: Begrenzte Auswahl von Feldern für die Verknüpfung mit Intelligent Indexing
<p style="margin-bottom:11px;"><span style="font-size:11pt;"><span style="line-height:107%;"><span style="font-family:Calibri,sans-serif;"><span style="font-size:11.5pt;"><span style="background:white;"><span style="line-height:107%;"><span style="font-family:"Segoe UI",sans-serif;"><span style="color:#353535;">Hallo Herr Holtstiege,</span></span></span></span></span><br style="box-sizing:border-box;orphans:2;text-align:start;widows:2;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;word-spacing:0px;"> <br style="box-sizing:border-box;orphans:2;text-align:start;widows:2;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;word-spacing:0px;"> <span style="font-size:11.5pt;"><span style="line-height:107%;"><span style="font-family:"Segoe UI",sans-serif;"><span style="color:#353535;"><span style="background:white;"><span style="text-align:start;"><span style=""><span style="orphans:2;"><span style="widows:2;"><span style=""><span style="text-decoration-style:initial;"><span style="text-decoration-color:initial;"><span style="float:none;"><span style="word-spacing:0px;">der Grund hierfür ist möglicherweise, dass das Feld im Ablagedialog nicht sichtbar ist.</span></span></span></span></span></span></span></span></span></span><br style="box-sizing:border-box;orphans:2;text-align:start;widows:2;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;word-spacing:0px;"> <span style="background:white;"><span style="text-align:start;"><span style=""><span style="orphans:2;"><span style="widows:2;"><span style=""><span style="text-decoration-style:initial;"><span style="text-decoration-color:initial;"><span style="float:none;"><span style="word-spacing:0px;">Intelligent Indexing kann nur Vorschläge für eingeblendete/sichtbare Felder vorschlagen.</span></span></span></span></span></span></span></span></span></span><br style="box-sizing:border-box;orphans:2;text-align:start;widows:2;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;word-spacing:0px;"> <br style="box-sizing:border-box;orphans:2;text-align:start;widows:2;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;word-spacing:0px;"> <span style="background:white;"><span style="text-align:start;"><span style=""><span style="orphans:2;"><span style="widows:2;"><span style=""><span style="text-decoration-style:initial;"><span style="text-decoration-color:initial;"><span style="float:none;"><span style="word-spacing:0px;">Um die Sichtbarkeit eines Feldes im Dialog zu ändern klicken Sie in den Dialog-Einstellungen auf das "Auge" ganz rechts.</span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></p> <p style="margin-bottom:11px;"><span style="font-size:11pt;"><span style="line-height:107%;"><span style="font-family:Calibri,sans-serif;"><img style="width:605px;height:66px;"></span></span></span></p> <p style="margin-bottom:11px;"></p> <p>Viele Grüße / With best regards,</p> <p>--</p> <p>Gerardo Lisanti</p> <p>Product Manager  |  DocuWare GmbH</p> -
RE: Check out/in document to/from basket with rest API
Hi Pierre,<br> <br> Check-Out to document tray should be:<br> <br> <strong>PUT </strong> <code>{{ServerUrl}}/{{Platform}}</code>/FileCabinets/<code>{{FileCabinetId}}</code>/Operations/ProcessDocumentAction?docId=<code>{{DocumentId}}</code><br>   <pre class="linenums prettyprint">{ "DocumentAction": "CheckOut", "DocumentActionParameters": { "$type": "CheckOutActionParameters", "FileCabinetId": "b_99f4b29d-a2b0-4196-a4a6-67cb74fd865c" } }</pre> <br> <br> Check-In from document tray should be:<br> <br> <strong>PUT </strong> <code>{{ServerUrl}}/{{Platform}}</code>/FileCabinets/<code>{{DocumentTrayId}}</code>/Operations/ProcessDocumentAction?docId=<code>{{DocumentId}}</code><br>   <pre class="linenums prettyprint">{ "DocumentAction": "CheckIn", "DocumentActionParameters": { "$type": "CheckInActionParameters", "Comments": "", "DocumentVersion": { "Major": 2, "Minor": 0 } } }</pre> Note that the DocIDs are different for Check-Out and Check-In.<br> <br> <br> Merging of sections is called "staple" (1 section) and should be:<br> <br> <strong>POST </strong> <code>{{ServerUrl}}/{{Platform}}</code>/FileCabinets/<code>{{DocumentTrayId}}</code>/Operations/ContentMerge<br>   <pre class="linenums prettyprint">{ "Documents": [ 221, 220 ], "Operation": "Staple", "Force": true }</pre> Note that stapling is only supported in document trays. This ensures that documents are not lost in the filing cabinet under any circumstances.<br> Also, if the documents are already "clipped" (2 sections), you must first unclip and then staple.<br> <br> <strong>POST </strong> <code>{{ServerUrl}}/{{Platform}}</code>/FileCabinets<code>/{{DocumentTrayId}}</code>/Operations/ContentDivide?docId=<code>{{DocumentId}}</code><br>   <pre class="linenums prettyprint">{ "Operation": "Unclip" }</pre> <br> So the procedure would probably be: <ul> <li>copy the document to a document tray (Transfer)</li> <li>unclip</li> <li>staple</li> <li>store</li> <li>delete the old document in file cabinet</li> </ul> <br> <br> Viele Grüße / With best regards,<br> --<br> Gerardo Lisanti<br> Product Manager  |  DocuWare GmbH -
RE: Call form from rest API
Hi Pierre,<br> <br> unfortunately forms has no API at the moment.<br> Also storing a "dummy" pdf on your own, will not meet the requirements for editing the pdf field with workflow.<br> <br> I recommend to add this idea to our customer feedback forum, so others can vote and leave feedback:<br> <a href="https://docuware.uservoice.com/" target=_blank>https://docuware.uservoice.com/</a><br> <br> Viele Grüße / With best regards,<br>  --<br>  Gerardo Lisanti<br> Product Manager  |  DocuWare GmbH -
RE: Doppelte Werte im Archiv auffinden und löschen
Hallo zusammen,<br> <br> für diesen Anwendungsfall ist Autoindex besser geeignet, da die zeitgesteuerte Ausführung im Workflow auf maximal 100 Dokumente pro Lauf begrenzt ist.<br> <br> Autoindex müsste folgendermaßen konfiguriert werden: <ul> <li>Auslöser: Zeitsteuerung <ul> <li>Ausführung: Nie</li> <li>Filter: "Status" ist leer</li> </ul> </li> <li>Indexdaten: <ul> <li>Quelle: Archivdatenbank (selbes Archiv) <ul> <li>Filter: "Status" ist nicht gleich "zum Löschen"</li> </ul> </li> <li>Matchcode: <ul> <li>"Bauteil-ID" ist gleich "Bauteil-ID"</li> <li>"Doc ID" ist <strong>nicht</strong> gleich "Doc ID"</li> </ul> </li> <li>Abarbeitungsliste: Anhand von Archiv</li> <li>Mehrere Treffer: Ersten Datensatz für Indexierung verwenden</li> <li>Keine Treffer: Indexierung für Dokument ändern <ul> <li>"Status" Fester Eintrag "OK"</li> </ul> </li> <li>Datenzuweisung: <ul> <li>"Status" Fester Eintrag "zum Löschen"</li> </ul> </li> <li>Zurückschreiben: <ul> <li>Treffer: Datensätze nicht ändern</li> <li>Keine Treffer: Datensätze nicht ändern</li> </ul> </li> </ul> </li> </ul> Erläuterung: <ul> <li>Der Autoindex bearbeitet alle Datensätze die noch keinen Status haben ("Status ist leer").</li> <li>Die Quelle ist dasselbe Archiv, aber bereinigt.<br> Also nur die Datensätze die keinen Status "zum Löschen" haben, da diese ja bereits als fehlerhaft markiert sind.</li> <li>Der Matchcode für einen Treffer ist, dass die "Bauteil-ID" gleich ist und dass die "Doc ID" unterschiedlich ist.</li> <li>Wenn kein Treffer gefunden wird, gilt der aktuell bearbeitete Datensatz als korrekt und wird mit dem Status "OK" versehen.</li> <li>Wenn es einen Treffer gibt wird, gilt der aktuell bearbeitete Datensatz als fehlerhaft und wird mit dem Status "zum Löschen" versehen.</li> </ul> <br> Nachdem Autoindex einmalig (manueller Start) alle vorhandenen Datensätze geprüft hat, empfehle ich den Auslöser von "Zeitsteuerung" auf "Archivereignis" umzustellen: <ul> <li>Archiveriegnis: für neue Dokumente</li> <li>Filter: "Status" ist leer</li> </ul> Somit wird jeder Datensatz diekt nach der Ablage automatisch geprüft. Dadurch ist Verarbeitung schneller und zugleich effiizienter.<br> <br> Mit einer Löschregel kann man regelmäßig (z.B. jede Woche) die fehlerhaften Datensätze ("Status" ist gleich "zum Löschen") löschen.<br> <br> <br> Viele Grüße / With best regards,<br> --<br> Gerardo Lisanti<br> Product Manager  |  DocuWare GmbH -
RE: Calculating Purchase Order Totals in a Workflow
Hi Randy,<br> <br> You are welcome. I have attached a screenshot showing how this could be done.<br> The WHERE is simple SQL, you can query the document in the file cabinet by searching for the "<code>document number</code>" with the global variable "<code>CurrentPONumber</code>", e.g. <code>DW_DOCUMENT_NUMBER = 'GV_CurrentPONumber'</code>  and take over the "<code>(Net) Amount</code>" to "<code>CurrentPOAmount</code>"<br> <br> Viele Grüße / With best regards,<br> <br> --<br> <br> Gerardo Lisanti<br> Product Manager  |  DocuWare GmbH -
RE: form (Fillable) from workflow
<p>Thank you both for these interesting insights.<br> I will certainly bring them to the product dpt. so that we can anlayze and discuss improvements for the future.<br> <br> Viele Grüße / With best regards,<br>  --<br> Gerardo Lisanti<br> Product Manager  |  DocuWare GmbH</p> -
RE: Calculating Purchase Order Totals in a Workflow
Hi Jeff,<br> <br> so probably you can approach it like this: <ol> <li>Set a decimal global variabel "<code>TotalPOAmount</code>" to "<code>0.00</code>"</li> <li>For the loop set a numeric global variable "<code>CurrentPO</code>" initially to "<code>0</code>"</li> <li>Find out how many POs are there to determine the end of the loop. Using a workflow arithmetic expression you can get the count of the PO's from the keyword field, e.g. <code>Count(DW_POKeyword)</code>. Assign it to a numeric global variable called "<code>TotalPOs</code>" so you can check later if the end is reached.</li> <li>Start the loop and get the PO number of the current run. Using a workflow arithmetic expression get the PO number from the keyword field. Use the global variable "<code>CurrentPO</code>" to return the appropriate value of this run, e.g. <code>DW_POKeyword(GV_CurrentPO)</code>. Assign it to a text global variable called "<code>CurrentPONumber</code>".</li> <li>Get the amount of the appropriate PO by querying the document using the global variable "<code>CurrentPONumber</code>". Assign the amount to a decimal global variable "<code>CurrentPOAmount</code>".</li> <li>Add the amount to the global variable "<code>TotalPOAmount</code>" using a workflow arithmetic expression, e.g. <code>GV_TotalPOAmount + GV_CurrentPOAmount</code></li> <li>Add a condition to check if you need to repeat the steps 3-5, by comparing the number of "<code>TotalPOs</code>" with the number of "<code>CurrentPO</code>", using a workflow arithmetic expression, e.g. <code>GV_TotalPOs = GV_CurrentPO</code></li> <li>if the condition is <strong>not </strong>fulfilled add <code>1</code> to the global variable "<code>CurrentPO</code>", using a workflow arithmetic expression, e.g. <code>GV_CurrentPO + 1</code> and go back to the step 3.</li> <li>if the condition is fulfilled you are done and you can move on, for example by comparing the "<code>TotalPOAmount</code>" with the total amount of the current invoice, using a workflow arithmetic expression, e.g. <code>GV_TotalPOAmount = DW_TotalAmount</code></li> </ol> <br> Needed global variables: <ul> <li>TotalPOAmount (decimal)</li> <li>CurrentPO (numeric)</li> <li>TotalPOs (numeric)</li> <li>CurrentPONumber (text)</li> <li>CurrentPOAmount (decimal)</li> </ul> <br> Let me know if this helps!<br> <br> Viele Grüße / With best regards,<br> <br> --<br> <br> Gerardo Lisanti<br> Product Manager  |  DocuWare GmbH -
RE: Send Table index data to REST web service in a workflow
Hi Chema,<br> <br> we have deliberately not included table fields in webhooks and web service requests so far. The reasons for this decision were: <ul> <li>A table can contain up to 1000 rows and 50 columns. This means that a lot of data would be transferred. For this type of integrations, it is typically not recommended to transfer such large amounts of data.</li> <li>Table data is a data matrix. It can be provided in a variety of formats and structures. It is hardly possible to provide a standard structure that fits the external application without any adaptations. In most cases, it is necessary to adapt the data to the structure of the external application.</li> </ul> At the moment, the recommended way is to provide the necessary parameters, GUIDs and IDs to a middleware, e.g. an integration platform (iPaaS), then pull the table data and transform it there before sending it to the third-party application.<br> <br> <br> Viele Grüße / With best regards,<br>  <br> --<br>  <br> Gerardo Lisanti<br> Product Manager  |  DocuWare GmbH -
RE: form (Fillable) from workflow
Hi Jhony and Connie,<br> <br> Currently it is not possible to submit a form from within a workflow.<br> Can you maybe provide more details about the use case or scenario where this would be used?<br> <br> Viele Grüße / With best regards,<br> <br>  --<br>  <br> Gerardo Lisanti<br> Product Manager  |  DocuWare GmbH
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