Escenario:
Desea migrar un sistema DocuWare On-Premise existente a la Nube.
Solución:
La primera tarea que debe completarse antes de iniciar la migración es actualizar el sistema DocuWare local a la misma versión que la Nube.
Descargue siempre la última actualización de DocuWare para asegurarse de que dispone de todos los parches más recientes.
No existen scripts que repliquen el sistema local en la nube. Casi toda la migración del sistema DocuWare y de los flujos de trabajo debe realizarse manualmente.
- Los usuarios pueden sincronizarse desde Active Directory o LDAP si se utilizan en el sistema local.
- Los formularios pueden exportarse y volverse a importar a la nube.
- La configuración del archivador puede exportarse y volverse a importar a la nube.
- Todos los flujos de trabajo pueden exportarse y reimportarse a la nube. (Sólo aplicable para versiones 7.4 o superiores)
- Las configuraciones de Procesamiento de Documentos pueden exportarse y luego importarse a la Nube.
- Las configuraciones de Exportación de Datos pueden exportarse y luego importarse a la Nube.
Elorden sugerido para replicar el sistema local es el siguiente:
- Replicar Grupos, Roles y Perfiles de Función.
- Replicar Usuarios.
- Exportar e importar configuraciones de Archivadores.
- Replicar Sellos Públicos. (Nota: los sellos privados deben ser creados de nuevo por el propietario del sello).
- Exportación e importación de formularios.
- Replicación de todas las configuraciones de captura.
- Replicación de todos los flujos de trabajo a los usuarios.Replicar todos los flujos de trabajo que se utilizarán en la nube.
- Replicar todas las demás configuraciones necesarias.
- Transferir o sincronizar documentos.
Planifique si desea Transferir o Sincronizar documentos.
Sincronización:
Diseñado para mantener 2 o más archivadores "sincronizados" mediante la transferencia opcional de documentos nuevos y modificados entre dichos archivadores. La sincronización también tiene una opción de espejo, que puede utilizarse para enviar documentos nuevos y modificados en una sola dirección. Para una migración desde el sistema local a la nube, la opción espejo es la mejor opción.
Ventajas:
- Mantiene una relación entre los documentos de origen y los documentos de destino.
- Se puede volver a ejecutar tantas veces como sea necesario si los documentos se modifican en el sistema local.
Desventajas:
- No se puede utilizar con archivadores que tengan habilitado el control de versiones.
Eliminación de documentos en el archivador de destino.
Si se ejecuta un trabajo de sincronización para copiar documentos a la nube y se eliminan documentos en el archivador de la nube, esos documentos ya no se podrán sincronizar de nuevo a la nube. La razón de esto es que los documentos eliminados se marcan para que no se vuelvan a sincronizar.
Lo importante es recordar que no se puede realizar una sincronización y luego decidir eliminar todos los documentos en la nube y empezar de nuevo.
Transfer:
Diseñado para copiar o mover documentos de un archivador a otro.
Ventajas:
- Con Transfer se pueden conseguir tasas de transferencia bastante rápidas, ya que no realiza comparaciones entre el origen y el destino. (En función del tamaño del documento, el número de páginas, etc.).
- La posibilidad de eliminar los documentos de origen tras una transferencia correcta constituye un medio eficaz para evitar duplicados y reiniciar la transferencia a prueba de fallos.
Desventajas:
- Al no existir relación entre los documentos de origen y de destino, es posible que se creen documentos duplicados en el archivador de destino si se reinicia o se vuelve a ejecutar el trabajo de transferencia. Transfer no guarda un registro de lo que se transfiere. Si no se utiliza la opción "Eliminar documento de origen", debe implementarse un filtro eficaz en la configuración de la transferencia.
- Los cambios realizados en los documentos del archivador de origen después de la transferencia no aparecerán en el archivador de destino. Será necesario volver a transferir dichos documentos.
Sugerencias de lo que se debe y no se debe hacer:
En general:
- Realice una copia de seguridad completa de la base de datos local y del sistema de archivos antes de migrar un archivador.
- Compruebe que todos los campos de fecha personalizados tengan las fechas correctas antes de iniciar una sincronización o transferencia si la base de datos del sistema local es MySQL. Esto se debe a que MySQL no comprueba la validez de una fecha aparte de que sea más reciente que el 01/01/0001. Las bases de datos de DocuWare Cloud son Microsoft Azure y no aceptarán ninguna fecha anterior al 01/01/1753. Cualquier fecha errónea anterior a 1753 fallará en la sincronización o transferencia.
- Compruebe las asignaciones de campo entre los archivadores de origen y destino para asegurarse de que todos los valores de índice se sincronizan/transfieren correctamente. Esto es fundamental si el archivador en la nube se ha creado manualmente.
Al utilizar la sincronización:
- No elimine documentos del archivador en la nube. Esos documentos no se podrán volver a sincronizar.
- No permita (siempre que sea posible) el almacenamiento de documentos nuevos para evitar tener que ejecutar varios trabajos de sincronización en un mismo archivador.
- Restrinja a los usuarios a sólo lectura en el archivador local.
Si un usuario está editando un documento cuando la sincronización intenta acceder a él, el documento se omitirá.
Al utilizar Transferencia:
- No permita ningún almacenamiento de documentos nuevos en el sistema local.
- No permita que el servidor local se actualice o reinicie durante una transferencia. Una transferencia que no se marque como completa (ya sea por error o por éxito) se reiniciará automáticamente. Esto dará lugar a registros duplicados en el archivador en la nube.
- Restrinja a los usuarios a sólo lectura en el archivador local que se está transfiriendo. Si un usuario está editando un documento cuando la transferencia intenta acceder a él, el documento se omitirá.
- Utilice la opción "Eliminar documento de origen" para evitar registros duplicados y proporcionar un método sencillo a prueba de fallos para reiniciar el trabajo. Esta opción también facilita el listado de todos los documentos que no se transfirieron. Es fundamental realizar una copia de seguridad completa cuando se utiliza esta opción.
Auditoría de una transferencia:
Hay situaciones en las que, por diversas razones, no es posible o conveniente utilizar la opción "Eliminar documento de origen" al transferir documentos. En este caso, hay que tener mucho cuidado para garantizar que no se creen documentos duplicados y que sea posible aislar los documentos que no se transfieren para poder corregir la causa.
Tenga en cuenta que este método de control de la transferencia es bastante técnico y requiere una supervisión constante del progreso de la transferencia. También es imprescindible prestar atención a los detalles.
Para lograr una transferencia auditable, debemos crear una relación entre los documentos de origen y el nuevo documento en la nube.
Cree 2 nuevos campos en el armario local
ORIGDOCID type NUMERIC
TRANSFERRED type TEXT
- Cree los mismos campos en el armario en la nube.
- Cree un trabajo AutoIndex para transferir el Doc Id al campo ORIGDOCID en el armario local.
-Cree el trabajo de transferencia, asegurándose de que el ORIGDOCID se asigna correctamente desde el archivador local al de la nube.
- Establezca un filtro en el trabajo de transferencia para transferir únicamente documentos en los que el campo TRANSFERIDO esté VACÍO.
- Ejecute la transferencia.
Si la transferencia falla o finaliza con documentos no transferidos, no vuelva a ejecutarla hasta que se haya realizado una auditoría.
Realización de la auditoría:
- Ejecute una recuperación global en el archivador en la nube y envíe la lista de resultados a csv.
- Establezca una conexión de archivo al archivo CSV en el sistema local.
- Cree un flujo de trabajo AutoIndex para iterar el archivo CSV y hacer coincidir el ORIGDOCID en el CSV con el Doc Id en el archivador local.
- Cuando se encuentre una coincidencia, escriba una entrada fija en el campo TRANSFERIDO. La entrada puede ser cualquier cosa que desee, por ejemplo, la fecha actual.
- Ahora, puede realizar una búsqueda en el archivador local donde TRANSFERRED es EMPTY() e inspeccionar los documentos que no se transfirieron por posibles razones.
Ahora se puede volver a ejecutar la transferencia sin posibilidad de duplicados. De nuevo, si falla, debe repetir los pasos de auditoría para actualizar el indicador TRANSFERRED en los nuevos documentos transferidos antes de volver a ejecutar la transferencia.
KBA aplicable tanto para organizaciones en la nube como locales
Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción del idioma inglés. La información contenida en este artículo se basa en la(s) versión(es) original(es) del producto(s) en inglés. Puede haber errores menores, como en la gramática utilizada en la versión traducida de nuestros artículos. Si bien no podemos garantizar la exactitud completa de la traducción, en la mayoría de los casos, encontrará que es lo suficientemente informativa. En caso de duda, vuelva a la versión en inglés de este artículo.