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Question :
Comment utiliser le nouveau DocuWare ID sur le site Internet et avec les fonctionnalités associées ?
 
Réponse :
1. Qu’est-ce qu’un DocuWare ID ?

2. Créer un DocuWare ID

3. Se connecter à une entreprise
   3.1 Être invité à une entreprise    
   3.2 Inviter de nouvelles personnes à une entreprise

4. Modifier les droits d’un membre d’une entreprise
   4.1 Droits d’équipe d’un partenaire DocuWare
   4.2 Droits d’équipe d’un client DocuWare
   4.3 Modifier les droits d’équipe

5. Se déconnecter d’une entreprise
   5.1 Quitter soi-même une entreprise
   5.2 Supprimer des membres d’une entreprise

6. Pour les partenaires: comment conserver mes certificats après avoir changé d’entreprise? 


1. Qu’est-ce qu’un DocuWare ID ?
Le DocuWare ID est votre compte personnel que vous pouvez rattacher à une (ou plusieurs) entreprise(s).
Vous pouvez gérer vos données personnelles et les entreprises connectées dans Mon compte sur le site Internet de DocuWare.
En tant que partenaire DocuWare, vous pouvez également ouvrir des tickets dans le
Support Cockpit, suivre des cours sur l'Academy et accéder au portail des partenaires où vous trouverez toutes les informations relatives à vos clients.
 

Remarque : tous les certificats que vous avez obtenus en tant que partenaire DocuWare sont liés à votre DocuWare ID et non à une entreprise. Si vous changez d’entreprise, vous pouvez conserver vos certificats. Pour plus d’informations, consultez le point suivant de l’article→ 6. Pour les partenaires: comment conserver mes certificats après avoir changé d’entreprise?
 
2. Créer un DocuWare ID
1. Allez sur Mon compte et sélectionnez « S’inscrire gratuitement ».
 
 
 
2. Saisissez votre adresse électronique et un mot de passe fort.

Remarque : vous recevrez un code de confirmation à cette adresse électronique. Assurez-vous de pouvoir y accéder.
 
 
 
3. Vérifiez votre boîte de réception et copiez le code de l’e-mail sur la page d’inscription.
 
 
 
4. Une confirmation de la création de votre DocuWare ID s’affichera !
 
 
 
5. Vous pouvez maintenant accéder à  Mon compte et remplir votre profil personnel dans l’onglet « Général ».

3. Se connecter à une entreprise
   3.1 Être invité à une entreprise  
 
 

Remarque : seuls les membres des équipes Administration ou Management ont le droit d’inviter de nouvelles personnes dans une entreprise.

1. Demandez à un membre autorisé de l’entreprise de vous envoyer une invitation sur votre adresse e-mail.
2. Une fois votre demande traitée, vous recevrez une invitation dans votre boîte de réception.
 
 
 
3. Après avoir accepté l’invitation, vous serez redirigé vers la page d’invitation.

Remarque : si vous n’avez pas encore de DocuWare ID, vous devez d’abord en créer un dans les pages suivantes.

4. Remplissez tous les champs requis pour compléter l’invitation.


 
5. Confirmez que l’entreprise est correcte et donnez votre accord pour partager vos informations personnelles avec vos collègues.


 
6. Vous êtes à présent connecté à l’entreprise !

 

   3.2 Inviter de nouvelles personnes dans l’entreprise
Remarque : seuls les membres des équipes Administration ou Management ont le droit d’inviter de nouvelles personnes dans une entreprise. 

1. Connectez-vous à Mon compte et allez dans « Entreprises ».
2. Sélectionnez l’entreprise à laquelle vous souhaitez inviter une personne.
3. Sélectionnez « Gérer les personnes » et « Nouvelle invitation ».


 

Remarque : les nouvelles personnes ne peuvent être invitées que dans l’équipe Collaboration. Pour plus d’informations, consultez le point suivant de l’article→ 4. Modifier les droits d’un membre d’une entreprise
4. Saisissez l’adresse e-mail de la personne qui va rejoindre l’entreprise.

 
5. Votre invitation est en route vers son destinataire !
6. Si vous souhaitez inviter d’autres personnes, vous pouvez maintenant sélectionner « Inviter plus ».

Remarque : les membres de l’équipe Management et Administration recevront des notifications par e-mail concernant les invitations envoyées et leur acceptation.
 
 

4. Modifier les droits d’un membre d’une entreprise
   4.1 Droits d’équipe d’un partenaire DocuWare
L’entreprise partenaire DocuWare est composée de quatre équipes différentes.  Chacune d’entre elles dispose d’un ensemble prédéfini de droits qui ne peuvent être modifiés.
 

Accédez à tout moment à l’aperçu des droits de l’équipe à partir du menu latéral dans « Gérer les personnes ».


 

   4.2 Droits d’équipe d’un client DocuWare

L’entreprise cliente DocuWare est composée de seulement trois équipes.  Comme pour une entreprise partenaire, chacune d’entre elles dispose d’un ensemble prédéfini de droits qui ne peuvent être modifiés.


 
Accédez à tout moment à l’aperçu des droits de l’équipe à partir du menu latéral dans « Gérer les personnes ».


 

   4.3 Modifier les droits d’une équipe
Remarque : seuls les membres des équipes Administration ou Management ont le droit de modifier les droits d’équipe des membres de l’entreprise. Si vous êtes dans l’équipe Management, vous ne pouvez pas rétrograder les administrateurs ou promouvoir des membres dans l’équipe Administrateur.

1. Connectez-vous à Mon compte et allez dans « Entreprises ».
2. Sélectionnez l’entreprise pour laquelle vous souhaitez modifier les droits d’un membre.
3. Identifiez le membre dont vous voulez modifier les droits.
4. Sélectionnez le menu du membre et choisissez « Changer d’équipe ».


 
5. Sélectionnez l’équipe dans laquelle vous souhaitez intégrer votre membre. 
6. Les droits d’équipe du membre sélectionné seront alors modifiés.

Remarque : une fois qu’un membre fait partie de l’équipe Collaboration ou Licences, son accès à « Gérer les personnes » sera indisponible.

5. Se déconnecter d’une entreprise
   5.1 Quitter soi-même une entreprise

Remarque : si vous avez des entreprises supplémentaires, notez que la déconnexion de l’entreprise principale supprimera toutes les entreprises supplémentaires. Supprimer uniquement les entreprises supplémentaires n’aura pas d’autres conséquences.

1. Connectez-vous à Mon compte  et allez dans « Entreprises ».
2. Choisissez l’entreprise dont vous souhaitez vous déconnecter et sélectionnez « Supprimer ».


 
3. La connexion à cette entreprise est maintenant supprimée et n’apparaîtra plus sur votre DocuWare ID ! Si vous souhaitez vous connecter à nouveau à l’entreprise, vous avez besoin d’une nouvelle invitation.

   5.2 Supprimer des membres d’une entreprise
Remarque : seuls les membres des équipes Administration ou Management ont le droit de supprimer des membres d’une entreprise.

1. Connectez-vous à Mon compte et allez dans « Entreprises ».
2. Sélectionnez l’entreprise dont vous souhaitez retirer un membre.
3. Sélectionner « Gérer les personnes ».
4. Identifiez le membre que vous souhaitez supprimer.
5. Sélectionnez le menu du membre et « Supprimer ».


 
6. Le membre est à présent supprimé de l’entreprise.

6. Pour les partenaires : comment conserver mes certificats après avoir changé d’entreprise?

Que dois-je faire pour conserver mes certificats si je change d’entreprise ?
Si vous changez d’employeur, modifiez votre adresse électronique (DocuWare ID), ainsi que les connexions de l’entreprise en conséquence :
1.    Connectez-vous à l’aide votre votre DocuWare ID existant (login.docuware.com). 
2.    Modifiez l’adresse électronique de votre DocuWare ID dans « Mon compte », rubrique « Compte ». 
3.    Dans « Mon compte », section « Entreprises », supprimez la connexion à votre ancien employeur (si ce dernier ne l’a pas encore fait). 
4.    Pour compléter le changement d’entreprise, un membre de l’équipe Administration/Management (de la nouvelle société) doit envoyer un lien d’invitation à votre adresse e-mail actualisée dans « Mon compte », rubrique « Personnes ». 
5.    Vous serez connecté à la nouvelle entreprise une fois que vous aurez accepté l’invitation.
6.    Une fois l’invitation acceptée, vous trouverez vos certificats dans l’Academy avec votre adresse e-mail actualisée et la nouvelle entreprise.