Stratégies de recherche efficaces pour naviguer dans la base de connaissances DocuWare

1.Bases de la recherche : mots-clés, expressions clés et synonymes.

Mots-clés :
Bien que la base de connaissances DocuWare s'adapte aux requêtes en phrases complètes, vous pouvez gagner du temps et de l'énergie en identifiant des mots-clés et/ou des expressions clés qui résument le concept sur lequel vous souhaitez en savoir plus, ce qui vous permettra d'obtenir des résultats plus précis.

Par exemple, si une personne souhaite obtenir des informations sur la création d'un utilisateur DocuWare, elle peut taper dans les résultats de recherche " Comment créer des utilisateurs ? "

Résultats 1 - 10 sur 4999 pour la requête : Comment créer des utilisateurs ?


Malheureusement, la saisie d'une telle requête peut donner près de 5 000 résultats, et les résultats renvoyés sur la première page peuvent inclure des articles sans rapport avec les informations que vous essayez de trouver. La base de connaissances a identifié plusieurs mots-clés dans cette requête et renvoie des résultats pour tout article contenant l'un de ces mots-clés, mais pas tous les mots-clés inclus.

Si nous recherchons uniquement le mot " utilisateurs " dans notre base de connaissances, nous obtiendrons moins de résultats car la requête ne renvoie que des résultats pour ce mot-clé.

Résultats 1 - 10 de 1709 pour la requête : utilisateurs


Phrases-clés :
Mais que faire si l'information que nous recherchons ne peut pas être exprimée par un seul mot-clé ? C'est là qu'interviennent les expressions clés, une série de deux mots ou plus combinés.

Nous indiquons les expressions dans les requêtes en utilisant des guillemets autour des mots. Par exemple, si nous souhaitons lire des articles sur la gestion des utilisateurs, nous devrions faire une recherche : "gestion des utilisateurs". Ces guillemets empêchent les résultats de renvoyer des articles contenant SOIT utilisateur, SOIT gestion dans leur index. Notez les différences entre les deux résultats ci-dessous :

Résultats 1- 10 sur 28 pour la requête : "gestion des utilisateurs"


Synonymes :
Une recommandation utile avant de plonger dans notre base de connaissances serait de noter d'autres mots possibles qui pourraient être utilisés pour se référer au même concept.
Par exemple, vous utilisez peut-être le mot " fichiers " comme mot-clé ou comme élément d'une phrase-clé, mais il pourrait être utile d'effectuer une recherche avec le terme " documents " à la place pour obtenir des résultats différents.



Résultats 1 - 10 de 19 pour la requête : "supprimer des fichiers"
Vs.
Résultats 1 - 10 sur 46 pour la requête : "suppression de documents "


Bien que certaines fonctions de DocuWare puissent avoir des termes statiques et ne pas offrir beaucoup de synonymes (par exemple, " Traitement de documents "), il est également utile d'utiliser des synonymes pour tous les verbes pertinents, c'est-à-dire les mots qui indiquent une action en cours.
Par exemple, vous pouvez rechercher un article relatif à la modification de vos documents. Mais au lieu d'utiliser uniquement des termes comme modifier ou modifier, vous pourriez également essayer une requête similaire avec des synonymes de ces verbes, comme changer ou changer, ce qui vous donnerait des résultats différents.

Résultats 1 - 9 de 9 pour la requête : "modifier document"
Vs.
Résultats 1 - 9 de 34 pour la requête : "modifier un document"


Des exemples similaires seraient l'utilisation de ces verbes, lorsqu'ils sont pertinents :

• ajouter-créer-insérer-apposer-attacher
• récupérer-restaurer-récupérer-undo
• éditer-modifier
• verrouiller-restricter-interdire
• supprimer - enlever - effacer

2.Combinaison de mots clés et d'expressions clés avec des opérateurs booléens

Outre ces éléments de base, nous disposons d'options encore plus sophistiquées lorsque nous construisons nos mots clés et expressions clés avec des opérateurs booléens, qui aident nos résultats de recherche à renvoyer le maximum d'informations pertinentes tout en minimisant les informations non pertinentes.

Les trois opérateurs booléens utiles sont les suivants : AND, OR et NOT : AND, OR et NOT.
Veuillez noter que ces termes doivent être mis en majuscules dans votre requête pour fonctionner correctement.

Utilisation de AND :
Si vous souhaitez obtenir des résultats liés à deux ou plusieurs mots-clés/phrases-clés distincts, utilisez l'opérateur booléen AND pour vous assurer qu'ils sont inclus dans chacun des résultats donnés.

Pour illustrer les différences créées par l'utilisation d'un booléen, notez le nombre différent de résultats pour chacun des exemples suivants.
Que se passe-t-il si nous recherchons les mots créer des utilisateurs en tant que mots-clés séparés, en tant que phrase-clé ou avec un booléen ?


Résultats 1 - 10 sur 2567 pour la requête : créer des utilisateurs

Résultats 1 - 10 de 38 pour la requête : "créer des utilisateurs"

Résultats 1 - 10 de 496 pour la requête : create AND users

Expérimenter des différences comme celles-ci lors de la recherche est une stratégie utile pour étendre et limiter les résultats de votre recherche. Notez que dans le dernier cas ci-dessus, nous avons quelques centaines de résultats de plus que pour la deuxième phrase clé puisque nous recherchons des articles
dont les mots clés sont create et users , plutôt que ces deux mots combinés ou l'un ou l'autre de ces mots (dans le premier cas).

Autre exemple : supposons que vous souhaitiez savoir comment supprimer une armoire à dossiers dans un système en nuage. Notez la différence des résultats de recherche dans les requêtes suivantes :


Résultats 1 - 10 sur 3446 pour la requête : delete cloud file cabinet


Résultats 1 - 1 sur 1 pour la requête : "delete file cabinet" AND cloud

Les résultats de cette deuxième recherche garantissent que cette phrase clé spécifique et le mot clé cloud font partie de tous les articles
inclus dans les résultats de la recherche.

Utilisation de OR :
Le booléen OR est utile dans les cas où vous utilisez des synonymes pour élargir les résultats de votre recherche. Par exemple, supposons que vous souhaitiez consulter les articles relatifs à la suppression d'un utilisateur, mais que vous vouliez utiliser d'autres verbes ayant la même signification que supprimer. Notez les différences dans les résultats ci-dessous lorsque vous n'utilisez pas et lorsque vous utilisez le booléen OR avec ces expressions clés.


Résultats 1 - 8 de 8 pour la requête : "remove user"

Vs.

Résultats 1 - 10 sur 29 pour la requête : "delete user" OR 'remove user" OR "deactivate user"


Utilisation de NOT :
Si vous souhaitez exclure certaines informations des résultats de votre recherche, vous pouvez utiliser le booléen NOT pour éliminer les résultats qui contiennent le mot-clé ou la phrase-clé exclu(e).

Par exemple, vous souhaitez obtenir davantage d'informations sur les utilisateurs stockés dans les tables de votre base de données sur site et éliminer tous les articles relatifs aux systèmes en nuage (Cloud). La requête suivante réduirait considérablement les résultats de la recherche grâce à sa combinaison de booléens AND et NOT : databases AND users NOT cloud :

Résultats 1 - 10 de 169 pour la requête : database AND users NOT cloud


3.Utilisation de parenthèses

Si vous voulez être vraiment sophistiqué, vous pouvez utiliser des parenthèses pour combiner vos déclarations conditionnelles.
Supposons que vous ayez un système en nuage et que vous vous demandiez dans quelle mesure vous pouvez consulter les informations contenues dans la base de données du système.Supposons que vous trouviez les deux requêtes suivantes :


Résultats 1 - 7 de 7 pour la requête : cloud AND "database tables"

et

Résultats 1 - 5 sur 5 pour la requête : cloud AND "database access"


Mais avec des parenthèses, vous pouvez combiner les résultats de deux requêtes booléennes distinctes. Dans ce cas, la requête cloud AND ("database access" OR "database tables") donne les résultats suivants :

Résultats 1 - 10 sur 11 pour la requête : cloud AND ("database access" OR "database tables")


Notez que seuls onze résultats ont été affichés dans la requête booléenne entre parenthèses parce qu'un article est apparu dans les deux résultats, ce qui montre que l'utilisation de ces stratégies de recherche peut vous éviter des répétitions inutiles lors de l'examen des résultats de votre recherche.

Principaux enseignements :
Nous espérons que ces informations vous ont permis d'acquérir de nouvelles connaissances en matière de recherche ou qu'elles vous ont été utiles. Pour résumer les points clés des informations ci-dessous :

Mots clés/phrases clés/synonymes

• Essayez de limiter les recherches aux concepts fondamentaux du sujet, en utilisant des mots clés et des expressions clés si nécessaire, et non des phrases ou des questions entières.
• Entourez les phrases clés de guillemets.
• Si un mot-clé ou une phrase-clé ne donne pas les informations que vous pensez exister, essayez d'utiliser des synonymes pour certains mots, en particulier pour les verbes, c'est-à-dire les mots qui indiquent une action en cours.

Opérateurs booléens

• Combinez vos mots-clés et phrases-clés avec les opérateurs booléens AND, OR et NOT pour élargir ou réduire les résultats de votre recherche.
• Veillez à ce que vos opérateurs booléens soient en majuscules. Sinon, ils ne fonctionneront pas !

Combinaison d'opérateurs booléens avec des parenthèses

• Vous pouvez combiner et imbriquer plusieurs opérateurs booléens pour rationaliser vos résultats de recherche, ce qui vous permet de regrouper plusieurs résultats de recherche différents dans une seule liste pratique tout en éliminant les chevauchements dans des requêtes distinctes.

Grâce aux informations ci-dessus et à notre base de connaissances, qui ne cesse de s'enrichir de nouveaux articles chaque mois, vous serez en mesure d'utiliser DocuWare au maximum de ses capacités.

Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.