Hay varias estrategias de búsqueda que podemos utilizar cuando buscamos en bases de datos como la Base de conocimientos de DocuWare. ¿Qué recomendaciones de búsqueda serían más eficaces para ayudarnos a optimizar nuestros resultados de búsqueda, de modo que podamos identificar mejor los artículos y la información pertinentes?
Solución:
Consulte las tres estrategias de búsqueda siguientes para ayudarle a optimizar sus resultados de búsqueda en la Base de conocimientos de DocuWare;
Palabras clave:
Aunque la base de conocimientos de DocuWare se adapta a consultas de frases completas, puede ahorrar tiempo y esfuerzo identificando palabras clave y/o frases clave que encapsulen el concepto sobre el que desea obtener más información, lo que a su vez producirá resultados más precisos.
Por ejemplo, si alguien quisiera buscar información sobre cómo crear un usuario de DocuWare, podría escribir en los resultados de búsqueda "¿Cómo creo usuarios ?"
Resultados 1 - 10 de 4999 para la consulta: ¿Cómo creo usuarios?
Lamentablemente, al escribir una consulta de este tipo se podrían obtener casi 5.000 resultados, y los resultados devueltos en la primera página podrían incluir artículos irrelevantes para la información que se intenta encontrar. La Base de conocimientos identificó varias palabras clave en esa consulta y devolvió resultados de cualquier artículo que contuviera alguna de esas palabras clave, no todas las palabras clave incluidas.
Si buscamos sólo la palabra usuarios en nuestra Base de Conocimientos, obtendremos menos resultados, ya que la consulta devuelve resultados sólo para esa palabra clave.
Resultados 1 - 10 de 1709 para la consulta: usuarios
Frases clave:
Pero, ¿qué hacemos si la información que buscamos no puede expresarse con una sola palabra clave? Aquí es donde se utilizan las frases clave, una serie de dos o más palabras combinadas.
Indicamos las frases en las consultas entrecomillando las palabras. Por ejemplo, si estamos interesados en leer artículos sobre Gestión de usuarios, deberíamos buscar "gestión de usuarios ". Estas comillas impiden que los resultados devuelvan artículos que contengan TANTO usuario como gestión en su índice. Observe las diferencias entre los dos resultados a continuación:
Vs.
Sinónimos:
Una recomendación útil antes de sumergirse en nuestra Base de Conocimientos sería anotar otras posibles palabras que podrían utilizarse para referirse al mismo concepto.
Por ejemplo, es posible que esté utilizando la palabra archivos como palabra clave o como parte de una frase clave, pero podría ser útil buscar con el término documentos en su lugar para obtener resultados diferentes.
Resultados 1 - 10 de 19 para la consulta: "borrar archivos"
Vs.
Resultados 1 - 10 de 46 para la consulta: "eliminar documentos"
Aunque algunas funciones específicas de DocuWare pueden tener términos estáticos y no ofrecer muchos sinónimos a tener en cuenta (por ejemplo, "Procesamiento de documentos"), también es útil pensar en utilizar sinónimos para cualquier verbo relevante, es decir, palabras que indiquen que se está realizando una acción.
Por ejemplo, puede que esté buscando un artículo relacionado con la modificación de sus documentos. Pero en lugar de utilizar sólo términos como modificar o modificar, también podrías intentar una consulta similar con sinónimos de estos verbos, como cambiar o modificar, con lo que obtendrías resultados diferentes.
Resultados 1 - 9 de 9 para la consulta: "modificar documento"
Vs.
Resultados 1 - 9 de 34 para consulta: "modificar documento"
Ejemplos similares serían utilizar estos verbos, cuando proceda:
- add-create-insert-append-attach
- recuperar-restaurar-recuperar-undo
- editar-cambiar-modificar
- bloquear-restringir-prohibir
- borrar-eliminar-borrar
2.Combinación de palabras clave y frases clave con operadores booleanos
Además de estos elementos básicos, disponemos de opciones aún más sofisticadas cuando construimos nuestras palabras clave y frases clave con operadores booleanos, que ayudan a que nuestros resultados de búsqueda devuelvan la máxima información relevante al tiempo que minimizan la información irrelevante.
Tres operadores booleanos útiles son: AND, OR y NOT.
Tenga en cuenta que estos términos deben aparecer en mayúsculas en su consulta para que funcionen correctamente.
Uso de AND:
Si desea obtener resultados relacionados con dos o más palabras clave/frases clave distintas, utilice el operador booleano AND para garantizar su inclusión en cada uno de los resultados dados.
Para ilustrar las diferencias creadas por el uso de un booleano, observe el diferente número de resultados para cada uno de los ejemplos siguientes.
¿Qué ocurre si buscamos las palabras crear usuarios como palabras clave separadas, como frase clave o con un booleano?
Resultados 1 - 10 de 2567 para la consulta: crear usuarios
Resultados 1 - 10 de 38 para consulta: "crear usuarios"
Resultados 1 - 10 de 496 para consulta: crear Y usuarios
Experimentar con diferencias como éstas al buscar es una estrategia útil para ampliar y limitar los resultados de búsqueda. Observe en el último caso anterior, y tenemos unos cientos de resultados más que la segunda consulta de frase clave ya que estamos buscando artículos
que tienen tanto crear y usuarios como palabras clave en lugar de esas dos palabras combinadas o cualquiera de esas palabras (en el primer caso).
Como otro ejemplo, supongamos que usted tenía curiosidad acerca de la eliminación de un archivador en específicamente un sistema de nube. Observe la diferencia de resultados de búsqueda en las siguientes consultas:
Resultados 1 - 10 de 3446 para la consulta: borrar archivador nube
Resultados 1 - 1 de 1 para la consulta: "borrar archivador" AND nube
Los resultados de esta segunda búsqueda garantizan que tanto esa frase clave específica como la palabra clave nube forman parte de cualquier artículo
incluido en los resultados de la búsqueda.
Uso de OR:
El booleano OR es útil en aquellos casos en los que se utilizan sinónimos para ampliar los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, supongamos que desea ver artículos relacionados con el acto de eliminar a un usuario pero quiere utilizar otros verbos que tengan el mismo significado que eliminar. Observe las diferencias en los resultados siguientes al no utilizar y al utilizar el booleano OR con estas frases clave.
Resultados 1 - 8 de 8 para la consulta: "eliminar usuario"
Vs.
Resultados 1 - 10 de 29 para la consulta: "eliminar usuario" OR 'eliminar usuario" OR "desactivar usuario"
Uso de NOT:
Si hay información que desea excluir de los resultados de su búsqueda, puede utilizar el booleano NOT para eliminar los resultados que incluyan la palabra clave/frase clave excluida.
Por ejemplo, puede que desee obtener más información sobre los usuarios almacenados en las tablas de su base de datos local y desee eliminar cualquier artículo relacionado con los sistemas en la nube. La siguiente consulta reduciría significativamente los resultados de la búsqueda con su combinación de booleanos AND & NOT: databases AND users NOT cloud:
Resultados 1 - 10 de 169 para la consulta: database AND users NOT cloud
3. Uso de paréntesisUso de paréntesis
Si quiere ser realmente sofisticado, puede utilizar paréntesis para combinar sus sentencias condicionales.
Suponga que tiene un sistema en la nube y se pregunta hasta qué punto puede ver información en la base de datos del sistema.Supón que se te ocurren las dos consultas siguientes:
Resultados 1 - 7 de 7 para la consulta: cloud AND "database tables"
y
Resultados 1 - 5 de 5 para query: cloud AND " database access"
Pero con paréntesis, puede combinar los resultados de dos consultas booleanas separadas. En este caso, la consulta nube AND ("acceso a bases de datos" OR " tablas de bases de datos") devuelve lo siguiente:
Resultados 1 - 10 de 11 para la consulta: nube AND ("acceso a bases de datos" OR "tablas de bases de datos")
Tenga en cuenta que sólo se mostraron once resultados en la consulta booleana entre paréntesis porque había un artículo que aparecía en ambos resultados, lo que indica cómo el uso de estas estrategias de búsqueda puede evitarle repeticiones innecesarias al revisar los resultados de su búsqueda.
Puntos clave:
Esperamos que esta información le haya aportado nuevos conocimientos sobre la búsqueda o le haya resultado útil. A continuación resumimos los puntos clave de la información:
Palabras clave/frases clave/sinónimos
- Intente limitar las búsquedas en torno a los conceptos centrales del tema, utilizando palabras clave y frases clave según sea necesario, sin buscar con frases o preguntas enteras.
- Rodee las frases clave con comillas.
- Si una palabra o frase clave no le proporciona la información que usted cree que existe, intente utilizar sinónimos de ciertas palabras, especialmente de los verbos, es decir, palabras que indican que se está realizando una acción.
Operadores booleanos
- Combine las palabras y frases clave con los operadores booleanos Y, O y NO para ampliar o reducir los resultados de la búsqueda.
- Asegúrese de que los operadores booleanos están en mayúsculas. De lo contrario, no funcionarán.
Combinación de operadores booleanos con paréntesis
- Puede combinar y anidar varios operadores booleanos para agilizar los resultados de la búsqueda, lo que le ayudará a colocar muchos resultados de búsqueda diferentes en una lista práctica y a eliminar solapamientos en consultas separadas.
Con la información anterior y nuestra creciente base de conocimientos, a la que se añaden nuevos artículos cada mes, podrá utilizar DocuWare en todo su potencial.
Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción del idioma inglés. La información contenida en este artículo se basa en la(s) versión(es) original(es) del producto(s) en inglés. Puede haber errores menores, como en la gramática utilizada en la versión traducida de nuestros artículos. Si bien no podemos garantizar la exactitud completa de la traducción, en la mayoría de los casos, encontrará que es lo suficientemente informativa. En caso de duda, vuelva a la versión en inglés de este artículo.