Strategie di ricerca efficaci durante la navigazione nella Knowledge Base di DocuWare

1.Fondamenti di ricerca: parole chiave, frasi chiave e sinonimi.

Parole chiave:
Sebbene la Knowledge Base di DocuWare sia adattabile a query di senso compiuto, è possibile risparmiare tempo e fatica identificando parole chiave e/o frasi chiave che racchiudano il concetto che si desidera approfondire, ottenendo così risultati più precisi.

Ad esempio, se si volessero trovare informazioni su come creare un utente di DocuWare, si potrebbe digitare nei risultati di ricerca "Come si creano gli utenti?"

Risultati 1 - 10 di 4999 per la query: Come si creano gli utenti?


Purtroppo, digitando una query di questo tipo si potrebbero ottenere quasi 5.000 risultati e i risultati restituiti nella prima pagina potrebbero includere articoli non pertinenti alle informazioni che si sta cercando di trovare. La Knowledge Base ha identificato più parole chiave in questa query e ha restituito i risultati per qualsiasi articolo che contenesse una di queste parole chiave, non tutte le parole chiave incluse.

Se cerchiamo solo la parola utenti nella nostra Base di conoscenze, verranno restituiti meno risultati, poiché la query sta restituendo risultati solo per quella parola chiave.

Risultati 1 - 10 di 1709 per la query: utenti


Frasi chiave:
Ma cosa fare se l'informazione che stiamo cercando non può essere espressa con una sola parola chiave? In questo caso si usano le frasi chiave, una serie di due o più parole combinate.

Nelle query indichiamo le frasi usando le virgolette intorno alle parole. Ad esempio, se siamo interessati a leggere articoli sulla gestione degli utenti, dovremmo cercare: "gestione degli utenti". Le virgolette impediscono ai risultati di restituire articoli che abbiano nell'indice sia l'utente sia la gestione. Notate le differenze tra i due risultati qui sotto:

Risultati 1- 10 di 28 per la query: "gestione utenti"


Sinonimi:
Una raccomandazione utile prima di immergersi nella nostra Knowledge Base è quella di annotare altre possibili parole che potrebbero essere utilizzate per riferirsi allo stesso concetto.
Ad esempio, si potrebbe usare la parola file come parola chiave o come parte di una frase chiave, ma potrebbe essere utile cercare con il termine documenti al suo posto per ottenere risultati diversi.



Risultati 1 - 10 di 19 per la query: "eliminazione di file"
Vs.
Risultati 1 - 10 di 46 per la query: "eliminazione di documenti"


Sebbene alcune funzioni specifiche di DocuWare abbiano termini statici e non offrano molti sinonimi da prendere in considerazione (ad esempio, "Elaborazione documenti"), è utile pensare di utilizzare sinonimi per qualsiasi verbo pertinente, ovvero parole che indicano l'esecuzione di un'azione.
Ad esempio, si potrebbe cercare un articolo relativo alla modifica dei documenti. Ma invece di usare solo termini come modificare o modificare, si potrebbe provare a fare una query simile con sinonimi di questi verbi, come cambiare o modificare, ottenendo risultati diversi.

Risultati 1 - 9 di 9 per la query: "modificare documento"
Vs.
Risultati 1 - 9 di 34 per la query: "modificare il documento"


Esempi simili potrebbero essere l'uso di questi verbi, quando pertinenti:

• aggiungere-creare-inserire-aggiungere-attaccare
• recuperare-ripristinare-ripristinare-undo
• modificare-cambiare-modificare
• bloccare-limitare-proibire
• cancellare-rimuovere-cancellare

2.Combinazione di parole chiave e frasi chiave con gli operatori booleani

Oltre a questi elementi di base, abbiamo a disposizione opzioni ancora più sofisticate quando costruiamo le nostre parole chiave e frasi chiave con gli operatori booleani, che aiutano i nostri risultati di ricerca a restituire il massimo delle informazioni pertinenti riducendo al minimo le informazioni irrilevanti.

Tre utili operatori booleani includono: AND, OR e NOT.
Per funzionare correttamente, questi termini devono essere scritti in maiuscolo nella query.

Uso di AND:
Se si desidera ottenere risultati relativi a due o più parole chiave/frasi distinte, utilizzare l'operatore booleano AND per garantire la loro inclusione in ciascuno dei risultati forniti.

Per illustrare le differenze create dall'uso di un booleano, notate il diverso numero di risultati per ciascuno degli esempi seguenti.
Cosa succede se cerchiamo le parole creare utenti come parole chiave separate, come frase chiave o con un booleano?


Risultati 1 - 10 di 2567 per la query: creare utenti

Risultati 1 - 10 di 38 per la query: "creare utenti"

Risultati 1 - 10 di 496 per la query: create AND users

Sperimentare differenze come queste durante la ricerca è una strategia utile per ampliare e limitare i risultati della ricerca. Si noti che nell'ultimo caso sopra riportato, abbiamo qualche centinaio di risultati in più rispetto alla seconda query di keyphrase, poiché stiamo cercando articoli
che abbiano come parole chiave sia create che users , anziché queste due parole combinate o una di esse (nel primo caso).

Come altro esempio, supponiamo di essere curiosi di cancellare un File Cabinet in un sistema Cloud. Notate la differenza dei risultati di ricerca nelle seguenti query:


Risultati 1 - 10 di 3446 per la query: cancellare file cabinet cloud


Risultati 1 - 1 di 1 per la query: "cancellare schedario" AND cloud

I risultati di questa seconda ricerca assicurano che sia la frase chiave specifica che la parola chiave cloud facciano parte di qualsiasi articolo
incluso nei risultati della ricerca.

Utilizzo di OR:
Il booleano OR è utile nei casi in cui si utilizzano sinonimi per ampliare i risultati della ricerca. Ad esempio, supponiamo di voler vedere articoli relativi all'atto di rimuovere un utente, ma di voler utilizzare altri verbi che hanno lo stesso significato di rimuovere. Notate le differenze nei risultati qui sotto quando non si usa e si usa il booleano OR con queste frasi chiave.


Risultati 1 - 8 di 8 per la query: "rimuovere utente"

Vs.

Risultati 1 - 10 di 29 per la query: "eliminare l'utente" OPPURE "rimuovere l'utente" OPPURE "disattivare l'utente"


Utilizzo di NOT:
Se ci sono informazioni che si desidera escludere dai risultati della ricerca, è possibile utilizzare il booleano NOT per eliminare i risultati che includono la parola chiave/frase esclusa.

Ad esempio, si potrebbero desiderare ulteriori informazioni sugli utenti memorizzati nelle tabelle del database on-premise e si desidera eliminare tutti gli articoli relativi ai sistemi Cloud. La seguente query ridurrebbe in modo significativo i risultati della ricerca grazie alla combinazione di booleani AND e NOT: database AND users NOT cloud:

Risultati 1 - 10 di 169 per la query: database AND users NOT cloud


3.

Se volete essere davvero sofisticati, potete usare leparentesi per combinare le vostre affermazioni condizionali.
Supponiamo di avere un sistema cloud e di chiederci in che misura sia possibile visualizzare le informazioni sul database del sistema.Supponiamo di avere le due query seguenti:


Risultati 1 - 7 di 7 per la query: cloud AND "database tables"

e

Risultati 1 - 5 di 5 per la query: cloud AND "database access"


Ma con le parentesi è possibile combinare insieme i risultati di due query booleane separate. In questo caso, la query cloud AND ("accesso al database" OPPURE "tabelle di database") restituisce i seguenti risultati:

Risultati 1 - 10 di 11 per la query: cloud AND ("accesso al database" OPPURE "tabelle di database")


Si noti che nella query booleana tra parentesi sono stati visualizzati solo undici risultati perché c'era un articolo che compariva in entrambi i risultati, il che indica come l'uso di queste strategie di ricerca possa evitare inutili ripetizioni quando si esaminano i risultati della ricerca.

Punti chiave:
Ci auguriamo che queste informazioni vi abbiano dato nuovi spunti di riflessione sulla ricerca o che siano state utili. Per riassumere i punti chiave delle informazioni riportate di seguito:

Parole chiave/Frasi chiave/Sinonimi

• Cercate di limitare le ricerche ai concetti fondamentali dell'argomento, usando parole e frasi chiave secondo le necessità, senza cercare intere frasi o domande.
• Circondate le frasi chiave con le virgolette.
• Se una parola chiave o una frase chiave non produce le informazioni che ritenete siano disponibili, provate a usare dei sinonimi per certe parole, soprattutto per i verbi, che indicano l'esecuzione di un'azione.

Operatori booleani

• Combinate le parole e le frasi chiave con gli operatori booleani AND, OR e NOT per espandere o restringere i risultati della ricerca.
• Assicuratevi che gli operatori booleani siano maiuscoli. Altrimenti non funzioneranno!

Combinare gli operatori booleani con le parentesi

• È possibile combinare e annidare più operatori booleani per semplificare i risultati della ricerca, aiutandovi a inserire molti risultati di ricerca diversi in un unico comodo elenco ed eliminando le sovrapposizioni di query separate.

Grazie alle informazioni di cui sopra e alla nostra base di conoscenze in continua crescita, con nuovi articoli aggiunti ogni mese, sarete in grado di utilizzare DocuWare al massimo delle sue potenzialità.

Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dalla lingua inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla/le versione/i originale/i del/i prodotto/i in inglese. Potrebbero esserci errori minori, come nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi troverai che è sufficientemente informativa. In caso di dubbio, fai riferimento alla versione inglese di questo articolo.