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Scenario:
DocuWareのKnowledge Baseのようなデータベースを検索する際、いくつかの検索戦略があります。検索結果を最適化するために、どのような検索方法が最も効果的でしょうか？

解決方法:
DocuWare Knowledge Base内の検索結果を最適化するために、以下の3つの検索方法を参考にしてください；
 
1.検索の基本：キーワード、キーフレーズ、類義語

キーワード:
DocuWare Knowledge Baseは、全文のクエリに対応していますが、より詳しく知りたいコンセプトを要約したキーワードやキーフレーズを特定することで、時間と労力を節約することができます。

例えば、DocuWareユーザーの作成方法に関する情報を調べたい人がいた場合、検索結果に "How do I create users?"

Results 1 - 10 of 4999 for query: How do I create users?


残念ながら、このようなクエリを入力すると5,000件近い検索結果が表示される可能性があり、最初のページに表示される検索結果には、探そうとしている情報とは無関係の記事が含まれている可能性があります。ナレッジベースはこのクエリで複数のキーワードを識別し、含まれるキーワードのすべてではなく 、それらのキーワードのいずれかを 含む記事の結果を返します。

ナレッジベースでusersという 単語だけを検索すると、クエリがそのキーワードだけの結果を返しているため、返される結果は少なく なります。

Results 1 - 10 of1709 for query:users


Keyphrases:
しかし、探している情報が1つのキーワードだけで表現できない場合はどうすればいいのでしょうか？そこで、2つ以上の単語を組み合わせた「キーフレーズ」が使われます。

クエリでは、単語を引用符で囲むことでフレーズを示します。例えば、ユーザー管理に関する記事を読みたい場合、次のように検索します：「ユーザー管理」。この引用符は、インデックスにuserまたはmanagementのどちらかを含む記事を返すことを防ぎます。以下の2つの結果の違いに注意してください：

2039件 中1～10件を検索：user management
Vs.
検索結果28件 中1～10件目："user management"


類義語:
ナレッジベースにアクセスする前に、同じコンセプトを指す他の可能性のある単語を書き出しておくことをお勧めします。
例えば、filesという 単語をキーワードとして、またはKeyphrasesの一部として使用しているかもしれませんが、異なる結果を検索するために、documentsという 単語で検索すると便利かもしれません。



クエリの検索結果19 件中 1 件から 10 件を表示しています："deletingfiles"
対
46件中1～10件を検索："文書を削除する "


DocuWareの特定の機能には固定用語があり、検討のための同義語をあまり提供しませんが（たとえば、「文書処理」）、関連する動詞--実行されるアクションを示す単語--に同義語を使用することを考えることも役立ちます。
たとえば、文書の修正に関連する記事を探しているかもしれません。しかし、modifyや modifyingのような言葉だけを使うのではなく、changeや changingのような、これらの動詞の同義語を使って同じようなクエリを試すこともできます。
 

9件中1～9件を表示"modifydocument"
対
34件中1～9件が検索結果です："change document"


似たような例として、関連する場合はこれらの動詞を使います：
  • 追加-作成-挿入-追加-添付
  • recover-restore-retrieve-undo（元に戻す
  • 編集-変更-修正
  • ロックする-制限する-禁止する
  • 削除-除去-消去

2.

ブール演算子を使ったキーワードとキーフレーズの組み合わせ

これらの基本的な構成要素に加えて、ブール演算子を使ってキーワードとキーフレーズを構成すると、さらに洗練されたオプションが利用できる：AND、OR、NOTです。
これらの用語を正しく機能させるには、クエリ内で大文字にする必要がある ことに注意してください。

ANDの使用：
2つ以上の別々のキーワード／キーフレーズに関連する結果を返したい場合は、AND論理演算子を使用して、指定された各結果にそれらのキーワード／キーフレーズが含まれるようにします。


、create usersという 単語を別々のキーワード、キーフレーズ、またはブールとして検索するとどうなりますか？


クエリ: create usersの検索結果2567件中1件目～10件目


38件中1～10件を検索：「ユーザーの作成


Results 1 - 10 of496for query: create AND users

検索時にこのような違いを試してみることは、検索結果を広げたり制限したりするのに役立つ戦略です。上記の最後のケースでは、createと usersの 両方をキーワードとして持つ記事
、この2つの単語の組み合わせやどちらか 一方（最初のケース）とは対照的に、2つ目のキーワードクエリで検索しているため、検索結果が数百件多くなっていることに注意してください。

別の例として、特にクラウドシステムのファイルキャビネットの削除について興味があったとします。次のクエリにおける検索結果の違いに注目してください。


クエリ: delete cloud file cabinet の検索結果3446 件中 1 - 10 件


クエリ: "delete file cabinet" AND cloud の検索結果 1 件中 1 - 1件："delete file cabinet" AND cloud

この2番目の検索結果は、特定のキーワードとキーワードcloudの両方が、検索結果に含まれる記事
の一部であることを保証します。

ORの使用：
ORブール（論理和）は、検索結果を広げるために同義語を使用する場合に便利です。例えば、ユーザーを削除する行為に関連する記事を見たいが、remove と同じ意味を持つ他の動詞を使いたいとします。


クエリに対する8件中1～8件の検索結果："ユーザーを削除する"

対して

クエリの結果29 件中 1 - 10 件："delete user" OR 'remove user" OR "deactivate user"


Using NOT:
検索結果から除外したい情報がある場合、除外キーワード/キーフレーズを含む結果を除外するために NOT ブール を使用することができます。

例えば、オンプレミスのデータベーステーブルに保存されているユーザーに関する詳細情報を知りたい場合、クラウドシステムに関連する記事を除外したい場合があります。次のクエリは、ANDとNOTのブーリアンの組み合わせで、検索結果を大幅に削減します： databases AND users NOT cloud:

クエリの結果 169 件中 1 - 10 件:database AND users NOT cloud


3.括弧を使う

本当に高度なことをしたいのであれば、括弧を使って条件文を組み合わせることができます。
クラウドシステムを持っていて、そのシステムのデータベースの情報をどこまで見ることができるのか疑問に思ったとします。次の2つのクエリを思いついたとしよう。


クエリの結果7件 中1～7件：クラウド AND "データベース・テーブル"

そして、

クエリに対する5件中1～5件の結果：cloud AND "database access"


しかし、括弧を使えば、2つの別々のブール式クエリの結果を一緒にすることができます。この場合、cloud AND ("database access" OR "database tables") というクエリを実行すると、次のような結果が返されます。

Results 1 - 10 of11 for query:cloud AND ("database access" OR "database tables")


なお、括弧付きのブール式クエリでは、両方の結果に表示された記事が1つあったため、11件の結果のみが表示されました。これは、このような検索戦略を使用することで、検索結果を確認する際に不要な繰り返しを省くことができることを示しています。

Key Takeaways:
この情報が、検索に関する新たな洞察を与えてくれたか、あるいは役に立つレビューであったことを願っている。以下に情報の要点をまとめると、

キーワード／キーフレーズ／類義語

  • 文章全体や質問で検索するのではなく、必要に応じてキーワードやキーフレーズを使用し、トピックの中核となる概念の周辺に検索を限定するようにしましょう。
  • キーフレーズは引用符で囲む。
  • キーワードやキーフレーズから、あなたがそこにあると信じる情報が得られない場合、特定の単語、特に動詞の類義語を使ってみてください。

ブール演算子

  • キーワードとキーフレーズをブール演算子AND、OR、NOTと組み合わせて検索結果を拡大または縮小します。
  • ブール演算子は必ず大文字で入力してください。そうでない場合は機能しません！

括弧でブール演算子を組み合わせる

  • 複数のブール演算子を組み合わせたり、入れ子にしたりすることで、検索結果を効率化することができます。

上記の情報と、毎月新しい記事が追加されるナレッジ・ベースがあれば、DocuWareを最大限に活用することができます。

ご注意：この記事は英語からの翻訳です。この記事に含まれる情報は、オリジナルの英語版製品に基づくものです。翻訳版の記事で使用されている文法などには、細かい誤りがある場合があります。翻訳の正確さを完全に保証することは出来かねますが、ほとんどの場合、十分な情報が得られると思われます。万が一、疑問が生じた場合は、英語版の記事に切り替えてご覧ください。
 

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