Es gibt verschiedene Suchstrategien, die wir bei der Suche in Datenbanken wie der DocuWare Knowledge Base anwenden können. Welche Suchempfehlungen sind am effektivsten, um unsere Suchergebnisse zu optimieren, so dass wir relevante Artikel und Informationen besser identifizieren können?
Lösung:
Bitte beachten Sie die folgenden drei Suchstrategien, um Ihre Suchergebnisse innerhalb der DocuWare Knowledge Base zu optimieren;
Schlüsselwörter:
Die DocuWare-Wissensdatenbank ist zwar für die Eingabe von ganzen Sätzen geeignet, Sie können jedoch Zeit und Mühe sparen, wenn Sie Schlüsselwörter und/oder Schlüsselbegriffe festlegen, die das Konzept, über das Sie mehr erfahren möchten, zusammenfassen und so präzisere Ergebnisse liefern.
Möchte man beispielsweise Informationen darüber suchen, wie man einen DocuWare-Benutzer anlegt, könnte man in die Suchergebnisse "Wie lege ich Benutzer an?"
Ergebnisse 1 - 10 von 4999 für die Abfrage: Wie lege ich Benutzer an?
Leider kann die Eingabe einer solchen Abfrage fast 5.000 Ergebnisse liefern, und die Ergebnisse auf der ersten Seite können Artikel enthalten, die für die gesuchten Informationen irrelevant sind. Die Wissensdatenbank hat mehrere Schlüsselwörter in dieser Abfrage identifiziert und liefert Ergebnisse für jeden Artikel, der eines dieser Schlüsselwörter enthält, aber nicht alle enthaltenen Schlüsselwörter.
Wenn wir in unserer Wissensdatenbank nur nach dem Wort " Benutzer" suchen, werden weniger Ergebnisse zurückgegeben, da die Abfrage nur für dieses Schlüsselwort Ergebnisse liefert.
Ergebnisse 1 - 10 von 1709 für die Abfrage: Benutzer
Schlüsselwörter:
Aber was tun wir, wenn die Informationen, die wir suchen, nicht in nur einem Schlüsselwort ausgedrückt werden können? In diesem Fall werden Keyphrases verwendet, eine Reihe von zwei oder mehr Wörtern.
Wir kennzeichnen Phrasen in Abfragen, indem wir die Wörter in Anführungszeichen setzen. Wenn wir zum Beispiel an Artikeln über Benutzerverwaltung interessiert sind, würden wir suchen: "Benutzerverwaltung". Die Anführungszeichen verhindern, dass die Ergebnisse Artikel enthalten, die ENTWEDER user oder management im Index enthalten. Beachten Sie die Unterschiede zwischen den beiden Ergebnissen unten:
Vs.
Synonyme:
Eine hilfreiche Empfehlung, bevor Sie in unsere Wissensdatenbank eintauchen, wäre es, andere mögliche Wörter aufzuschreiben, die verwendet werden könnten, um sich auf denselben Begriff zu beziehen.
Vielleicht verwenden Sie beispielsweise das Wort " Dateien" als Schlüsselwort oder als Teil eines Schlüsselsatzes, aber es könnte nützlich sein, mit dem Begriff " Dokumente" an seiner Stelle zu suchen, um andere Ergebnisse zu erhalten.
Ergebnisse 1 - 10 von 19 für die Suche: "löschung von dateien"
Vs.
Ergebnisse 1 - 10 von 46 für die Suche nach: "Dokumentelöschen "
Auch wenn bestimmte Funktionen in DocuWare statische Begriffe haben und nicht viele Synonyme zur Verfügung stehen (z.B. "Dokumentenverarbeitung"), ist es hilfreich, Synonyme für alle relevanten Verben zu verwenden - also für Wörter, die auf eine ausgeführte Aktion hinweisen.
Sie suchen zum Beispiel nach einem Artikel über das Ändern Ihrer Dokumente. Anstatt jedoch nur Begriffe wie " modifizieren" oder " ändern" zu verwenden, könnten Sie auch eine ähnliche Abfrage mit Synonymen für diese Verben, wie " ändern" oder " ändern", versuchen, was Ihnen andere Ergebnisse liefert.
Ergebnisse 1 - 9 von 9 für die Suche nach: "Dokumentändern"
Vs.
Ergebnisse 1 - 9 von 34 für die Suche nach: "Dokumentändern"
Ähnliche Beispiele wären die Verwendung dieser Verben, wenn sie relevant sind:
- hinzufügen-erstellen-einfügen-anfügen-anhängen
- wiederherstellen-wiederherstellen-wiederherstellen-undo
- Bearbeiten-Ändern-Ändern
- sperren-einschränken-verbieten
- löschen-entfernen-löschen
2.Kombinieren von Schlüsselwörtern und Schlüsselbegriffen mit booleschen Operatoren
Zusätzlich zu diesen grundlegenden Bausteinen stehen uns noch ausgefeiltere Optionen zur Verfügung, wenn wir unsere Schlüsselwörter und Schlüsselbegriffe mit booleschen Operatoren konstruieren, die dazu beitragen, dass unsere Suchergebnisse möglichst viele relevante Informationen liefern, während irrelevante Informationen minimiert werden.
Drei nützliche boolesche Operatoren sind: AND, OR und NOT.
Bitte beachten Sie, dass diese Begriffe in Ihrer Suchanfrage groß geschrieben werden müssen , um korrekt zu funktionieren.
Verwendung von AND:
Wenn Sie Ergebnisse zu zwei oder mehr separaten Schlüsselwörtern/Schlagwörtern erhalten möchten, verwenden Sie den booleschen Operator AND, um sicherzustellen, dass diese in jedem der angegebenen Ergebnisse enthalten sind.
Zur Veranschaulichung der Unterschiede, die durch die Verwendung einer Booleschen Verknüpfung entstehen, beachten Sie die unterschiedliche Anzahl von Ergebnissen für jedes der folgenden Beispiele.
Was passiert, wenn wir nach den Wörtern create users als separate Schlüsselwörter, als Keyphrase oder mit einer Booleschen Verknüpfung suchen?
Ergebnisse 1 - 10 von 2567 für Abfrage: create users
Ergebnisse 1 - 10 von 38 für die Suche nach: "benutzer erstellen"
Ergebnisse 1 - 10 von 496 für die Suche: create AND users
Das Experimentieren mit Unterschieden wie diesen bei der Suche ist eine hilfreiche Strategie zur Erweiterung und Einschränkung Ihrer Suchergebnisse. Beachten Sie im letzten Fall oben, dass wir einige hundert Ergebnisse mehr haben als bei der zweiten Schlüsselwortabfrage, da wir nach Artikeln suchen
, die sowohl create als auch users als Schlüsselwörter enthalten, im Gegensatz zu diesen beiden Wörtern zusammen oder einem dieser Wörter (im ersten Fall).
Ein weiteres Beispiel: Nehmen wir an, Sie wollten wissen, wie man ein File Cabinet in einem Cloud-System löscht. Beachten Sie den Unterschied der Suchergebnisse in den folgenden Abfragen:
Ergebnisse 1 - 10 von 3446 für die Abfrage: delete cloud file cabinet
Ergebnisse 1 - 1 von 1 für die Abfrage: "delete file cabinet" AND cloud
Die Ergebnisse dieser zweiten Suche stellen sicher, dass sowohl der spezifische Schlüsselbegriff als auch das Schlüsselwort cloud in jedem Artikel
enthalten sind, der in den Suchergebnissen enthalten ist.
Verwendung von OR:
Der OR-Boolesche Ausdruck ist in den Fällen nützlich, in denen Sie Synonyme verwenden, um Ihre Suchergebnisse zu erweitern. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie Artikel suchen, die sich auf das Entfernen eines Benutzers beziehen, aber andere Verben verwenden möchten, die die gleiche Bedeutung wie entfernen haben. Beachten Sie die Unterschiede in den Ergebnissen unten, wenn Sie den OR-Booleschen Ausdruck mit diesen Schlüsselwörtern nicht verwenden.
Ergebnisse 1 - 8 von 8 für Suche: "Benutzer entfernen"
Vs.
Ergebnisse 1 - 10 von 29 für die Abfrage: "Benutzer löschen" ODER "Benutzer entfernen" ODER "Benutzer deaktivieren"
Verwendung von NOT:
Wenn es Informationen gibt, die Sie aus Ihren Suchergebnissen ausschließen möchten, kann der Boolesche Ausdruck NOT verwendet werden, um Ergebnisse zu eliminieren, die das ausgeschlossene Schlüsselwort/die ausgeschlossene Phrase enthalten.
Sie möchten beispielsweise mehr Informationen über die in Ihren lokalen Datenbanktabellen gespeicherten Benutzer erfahren und möchten alle Artikel ausschließen, die sich auf Cloud-Systeme beziehen. Die folgende Abfrage würde die Suchergebnisse durch die Kombination von AND & NOT Booleans erheblich einschränken: databases AND users NOT cloud:
Ergebnisse 1 - 10 von 169 für Abfrage: database AND users NOT cloud
3.Verwendung von Klammern
Wenn Sie wirklich raffiniert vorgehen wollen, können Sie Klammern verwenden, um Ihre bedingten Anweisungen zu kombinieren.
Angenommen, Sie haben ein Cloud-System und fragen sich, inwieweit Sie Informationen in der Datenbank des Systems einsehen können.Nehmen wir an, Sie haben die beiden folgenden Abfragen:
Ergebnisse 1 - 7 von 7 für Abfrage: Wolke AND "Datenbanktabellen"
und
Ergebnisse 1 - 5 von 5 für die Abfrage: cloud AND "database access"
Mit Hilfe von Klammern können Sie jedoch die Ergebnisse von zwei separaten booleschen Abfragen miteinander kombinieren. In diesem Fall liefert die Abfrage cloud AND ("database access" OR "database tables") folgendes Ergebnis:
Ergebnisse 1 - 10 von 11 für die Abfrage: cloud AND ("database access" OR "database tables")
Beachten Sie, dass bei der booleschen Abfrage in Klammern nur elf Ergebnisse angezeigt wurden, da ein Artikel in beiden Ergebnissen auftauchte, was zeigt, wie die Verwendung dieser Suchstrategien Ihnen unnötige Wiederholungen bei der Überprüfung Ihrer Suchergebnisse ersparen kann.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
Wir hoffen, dass Ihnen die Informationen entweder neue Einblicke in die Suche gegeben haben oder eine hilfreiche Übersicht waren. Die wichtigsten Punkte der nachstehenden Informationen lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Keywords/Keyphrases/Synonyms
- Versuchen Sie, die Suche auf die Kernbegriffe des Themas zu beschränken, indem Sie Schlüsselwörter und Schlüsselsätze nach Bedarf verwenden und nicht mit ganzen Sätzen oder Fragen suchen.
- Setzen Sie die Schlüsselbegriffe in Anführungszeichen.
- Wenn ein Schlüsselwort oder eine Schlüsselphrase keine Informationen liefert, von denen Sie glauben, dass es sie gibt, versuchen Sie, Synonyme für bestimmte Wörter zu verwenden, insbesondere für Verben - Wörter, die auf eine ausgeführte Handlung hinweisen.
Boolesche Operatoren
- Kombinieren Sie Ihre Schlüsselwörter und Schlüsselphrasen mit den booleschen Operatoren AND, OR und NOT, um Ihre Suchergebnisse zu erweitern oder zu reduzieren.
- Achten Sie darauf, dass Ihre booleschen Operatoren großgeschrieben werden. Andernfalls werden sie nicht funktionieren!
Kombinieren von Booleschen Operatoren mit Parenthesen
- Sie können mehrere boolesche Operatoren kombinieren und verschachteln, um Ihre Suchergebnisse zu optimieren. So können Sie viele verschiedene Suchergebnisse in einer praktischen Liste zusammenfassen und gleichzeitig Überschneidungen in separaten Abfragen vermeiden.
Mit den oben genannten Informationen und unserer ständig wachsenden Knowledge Base, die jeden Monat um neue Artikel erweitert wird, können Sie DocuWare optimal nutzen.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine Übersetzung aus dem Englischen. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Originalversion(en) des Produkts. In der übersetzten Version unserer Artikel können kleinere Fehler enthalten sein, z.B. in der Grammatik. Wir können zwar nicht für die vollständige Richtigkeit der Übersetzung garantieren, aber in den meisten Fällen werden Sie sie als ausreichend informativ empfinden. Im Zweifelsfall wechseln Sie bitte zurück zur englischen Version dieses Artikels.