Question :
Qu'est-ce que My Business et comment puis-je l'utiliser ?
Réponse :
" My Business " remplacera progressivement ce que l'on appelle aujourd'hui le Portail partenaires à partir du printemps 2023. " Mon entreprise " est une section de " Mon Compte " qui n'est accessible qu'à vous et à vos employés en tant que Partenaire DocuWare autorisé.
Pour accéder à " Mon entreprise ", vous aurez besoin d'un DocuWare ID lié à votre entreprise partenaire DocuWare. Si votre identifiant n'est pas lié à votre entreprise, un employé de votre entreprise qui fait partie de l'équipe d'administration ou de gestion (Mon Compte > Gérer les personnes) doit vous inviter à compléter ce processus de liaison. Sinon, vous n'aurez pas accès aux contacts de la société.
Pour plus d'informations sur la gestion des personnes, voir DocuWare ID KBA-36956.
"Mon entreprise" est divisée en deux zones :
Abonnements des clients et des prospects: Recherchez et gérez les données contractuelles de vos clients et prospects DocuWare.
Ressources: Des supports marketing et des informations sur les produits conçus pour vous supporter dans vos efforts de vente.
1.Clients et prospects
Sous Clients et prospects, toutes les personnes enregistrées auprès d'un employé sont listées.
1.1 Contrôler la visibilité des clients, prospects et abonnements
1.1.1 Contactpartenaire
Un "contact partenaire" est un employé de votre entreprise qui est affecté à un client ou à un prospect spécifique en tant que personne de contact principale. L'affectation d'un employé à un client est gérée par un membre de l'"Administration" ou de l'"Équipe de gestion" sous Clients et prospects sur la page de détail du client.
1.1.2 Visibilité des données des clients
Le paramètreVisibilité des données des clients détermine les autorisations suivantes :
- Tous: un employé peut voir tous les clients, prospects et abonnements dans "Mon entreprise".
- Propre: un employé ne peut voir que les clients, les prospects et les abonnements de ceux qui sont spécifiquement affectés en tant que "contact partenaire" (voir 1.1.1 ci-dessus).
- Aucun: Un employé ne peut consulter aucune information sur les clients, les prospects ou les abonnements, même s'il est désigné comme "contact partenaire".
Le paramètre de visibilité des données clients se trouve dans Mon Compte > Gérer les personnes. Là encore, ce paramètre ne peut être défini que par les employés de l'"Administration" ou de l'"Équipe de gestion".
L'affectation à l'"Administration" ou à l'"Équipe de gestion" n'a pas d'incidence sur la visibilité des données clients.Cependant, les membres de cette équipe peuvent notamment contrôler les actions autorisées, comme la modification d'un contact partenaire ou le téléchargement d'une licence pour un contrat.
Exemples de visibilité des clients:
Trois employés du Partenaire DocuWare - l' Utilisateur 1, l'Utilisateur 2 et l'Utilisateur 3 dans la capture d'écran ci-dessous - sont affectés aux trois clients DocuWare A, B et C en tant que contacts partenaires. L'autorisation " Visibilité du client " est différente pour chaque employé.
Employé Utilisateur 1 avec Visibilité: Tous et Equipe : Administration
Il voit les trois clients, même s'il n'est affecté qu'à un seul client en tant que contact partenaire.
Employé Utilisateur 2 avec Visibilité: Aucune et Team : Administration
Il ne voit aucun client ni abonnement, bien qu'il soit enregistré en tant que "Contact partenaire" pour le client A. Le fait qu'il fasse partie de l'"Équipe d'administration" n'y change rien.En tant que membre de l'"Équipe d'administration", il a toutefois le droit de contrôler la visibilité des données des employés et pourrait modifier son propre paramètre en " Tous" et ainsi accéder aux données des clients et des contrats.
Employee User 3 with Visibility: Propre et Equipe : Collaboration
Il voit le client C parce qu'il est affecté à ce client en tant que "contact partenaire". Les autres clients ne sont pas visibles pour eux.
1.2 Affecter un contact partenaire
En cliquant sur une ligne de la liste des clients, vous ouvrez la page détaillée contenant les données de base de vos clients et prospects stockées à DocuWare. Veuillez informer le service DocuWare Data Management(data.administration@docuware.com) dès que vous constatez que les données figurant ici sont obsolètes.
Affectez un employé à chaque client et prospect en tant que " contact partenaire ".Cela permet à vos interlocuteurs à DocuWare de savoir qui est le meilleur contact pour toutes les informations concernant un client ou un prospect.
Un employé enregistré en tant que " Contact partenaire " recevra également automatiquement des Notifications concernant le système DocuWare Cloud de vos clients - par exemple, en cas de manque d'espace de stockage ou lorsque des mises à jour sont en attente.
1.3 Filtrer et trier la liste des clients et prospects
Vous pouvez rechercher, filtrer, trier la liste des clients et prospects, afficher et masquer des colonnes ou modifier leur ordre. Les paramètres sont enregistrés, ce qui vous permet de toujours revenir à la dernière vue :
Si votre DocuWare ID est lié à plusieurs sites, vous pouvez utiliser la colonne " Partenaires " pour filtrer les clients et les prospects par site.Les sélections multiples sont également Supportées.
Si aucune ou trop peu de données sont affichées, vous n'êtes probablement pas autorisé à consulter toutes les données du client.Dans ce cas, contactez un collègue de l'"Administration" ou de l'"Équipe de gestion".
En cliquant sur une ligne du tableau, vous ouvrez la page de détail du client - plus d'informations à ce sujet ci-dessous.
Pour l'instant, les nouveaux prospects ne peuvent être enregistrés que dans le Portail partenaires ( https://partnerportal.docuware.com/main.asp?sig=ser_mdw&lan=en&loc=in). Cette fonction sera intégrée à "My Business" à une date ultérieure.
1.4 Rechercher, filtrer et trier la liste des abonnements
Vous pouvez également rechercher, filtrer et trier la liste des abonnements.Par défaut, la vue "Alerte contrat" est intégrée dans la liste des contrats. En cliquant sur le bouton "Alerte", vous filtrez la liste de manière à n'afficher que les abonnements qui répondent à l'un des critères suivants :
- Le terme d'un contrat a pris fin au cours des 60 derniers jours. Toute réactivation doit être commandée immédiatement. Les systèmes en nuage sont supprimés 60 à 90 jours après la fin du contrat.
- Un contrat a été résilié au cours des 60 derniers jours. Dans ces 60 jours, le contrat peut être réactivé sans frais.
- La période contractuelle actuelle se termine dans les 120/90/60/30 prochains jours. Un renouvellement automatique est en cours.
En cliquant sur une ligne de cette liste, vous accéderez à la vue détaillée du contrat dans le Portail partenaires(https://partnerportal.docuware.com/main.asp?sig=ser_mdw&lan=en&loc=in).
Pour l'instant, vous trouverez encore ici la fonction de téléchargement des fichiers de licence pour un système DocuWare sur site ; cette fonction sera intégrée à "My Business" ultérieurement.
Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.