Frage:
Was ist Mein Business und wie kann ich es nutzen?
Antwort:
„Mein Business“ ist der Bereich in DocuWare „Mein Konto“, auf das nur Sie als zertifizierter DocuWare Partner sowie von Ihnen ausgewählte Mitarbeiter Zugriff haben. Mein Business wird schrittweise das Partner Portal ablösen.
Voraussetzung für den Zugang zu „Mein Business“ ist eine DocuWare ID, die mit Ihrer Firma als DocuWare Partnerunternehmen verknüpft ist. Dazu muss ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens, der Teil der Teams „Verwaltung“ oder „Administration“ (Mein Konto > Personen verwalten) ist, eine Person entsprechend einladen.
Mehr Informationen zur Verwaltung von Personen finden Sie im Artikel DocuWare ID.
„Mein Business“ unterteilt sich in zwei Bereiche:
Kunden und Interessenten / Abonnements: Hier verwalten Sie die Daten Ihrer DocuWare Kunden und finden Informationen zu deren Abonnements.
Ressourcen: Hier finden Sie Materialien und Informationen zu DocuWare Produkten, die Sie im Verkaufsprozess unterstützen.
1. Kunden und Interessenten
Unter Kunden und Interessenten werden die Kunden und Interessenten aufgelistet, die für den angemeldeten Mitarbeiter sichtbar sind.
1.1 Sichtbarkeit von Kunden, Interessenten und Abonnements steuern
Welche Kunden, Interessenten und Abonnements der Mitarbeiter eines Unternehmens sehen kann, hängt von zwei Einstellungen ab:
1.1.1 Partner-Kontakt
Der „Partner-Kontakt“ ist ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens, der dem jeweiligen Kunden oder Interessenten als Ansprechpartner zugeteilt ist. Die Zuweisung des Mitarbeiters zu einem Kunden muss durch ein Mitglied der Teams „Verwaltung“ oder „Administration“ unter Kunden und Interessenten auf der Kundendetailseite vorgenommen werden.
1.1.2 Sichtbarkeit von Kundendaten
Die Einstellung Sichtbarkeit von Kundendaten bietet folgende Berechtigungen:
- Alle: Der Mitarbeiter sieht alle Kunden, Interessenten und Abonnements in „Mein Business“.
- Eigene: Der Mitarbeiter sieht nur diejenigen Kunden und Interessenten sowie deren Abonnements, denen er explizit als „Partner-Kontakt“ zugewiesen ist (siehe unter 1.1.1)
- Keine: Der Mitarbeiter sieht keine Informationen zu Kunden, Interessenten oder Abonnements, selbst wenn er (noch) als „Partner-Kontakt“ zugewiesen sein sollte.
Die Zuordnung zu den Teams „Administration“ oder „Verwaltung“ hat keinen Einfluss auf Sichtbarkeit von Kundendaten. Mitglieder dieser Teams können aber unter anderem steuern, welche Aktionen erlaubt sind, wie beispielsweise die Änderung des Partner-Kontakts oder der Download einer Lizenz für einen Vertrag.
Ein Beispiel zu der Sichtbarkeit von Kunden:
Drei Mitarbeiter eines zertifizierten DocuWare Partners – unten im Screenshot User 1, User 2 und User 3 – sind als Partner-Kontakt jeweils einem der insgesamt drei DocuWare Kunden A, B und C zugewiesen. Die Berechtigung „Sichtbarkeit der Kunden“ ist jedoch bei jedem Mitarbeiter unterschiedlich.
Mitarbeiter User 1 mit Sichtbarkeit: Alle, Team: Administration:
Er sieht alle drei Kunden, auch wenn er nur einem Kunden als Partner-Kontakt zugewiesen ist.
Mitarbeiter User 2 mit Sichtbarkeit: keine, Team: Administration:
Er sieht keinen Kunden und keinen Vertrag, obwohl er bei Kunde A als „Partner-Kontakt“ eingetragen ist. Die Tatsache, dass er im Team „Administration“ ist, ändert daran nichts. Als Mitglied dieser Gruppe ist er allerdings berechtigt, die Datensichtbarkeit der Mitarbeiter zu steuern und könnte somit seine Einstellung auch auf Alle ändern und somit Zugriff auf die jeweiligen Kunden und Vertragsdaten erhalten.
Mitarbeiter User 3 mit Sichtbarkeit: Eigene, Team: Kollaboration:
Er sieht Kunde C, da er diesem als „Partner-Kontakt“ zugewiesen ist. Andere Kunden sind für ihn nicht sichtbar.
1.2 Partner-Kontakt zuweisen
Ein Klick auf eine Zeile der Kundenliste öffnet die Detailseite mit den bei DocuWare gespeicherten Stammdaten Ihrer Kunden und Interessenten. Bitte informieren Sie DocuWare Datamanagement (data.administration@docuware.com), sobald Ihnen veraltete Daten auffallen sollten.
Weisen Sie jedem Kunden und Interessenten einen Mitarbeiter als „Partner-Kontakt“ zu. Damit ist Ihr Kontakt bei DocuWare informiert, wer der Ansprechpartner für alle Informationen bezüglich eines Kunden oder Interessenten ist.
Der Mitarbeiter, der als „Partner-Kontakt“ eingetragen ist, erhält zudem automatisch Benachrichtigungen zum DocuWare Cloud-System Ihrer Kunden – zum Beispiel, wenn dort der Speicher knapp wird oder Updates anstehen.
1.3 Liste der Kunden und Interessenten filtern und sortieren
Sie können die Liste der Kunden und Interessenten durchsuchen, filtern, sortieren, die verschiedenen Spalten ein- und ausblenden oder deren Reihenfolge anpassen. Die Einstellungen werden gespeichert, so dass Sie immer zur jeweils letzten Ansicht zurückkehren:
Ist Ihre DocuWare ID mit mehreren Standorten verknüpft, so können Sie über die Spalte „Partner“ Kunden und Interessenten nach Standorten filtern. Auch eine Mehrfachauswahl wird hierbei unterstützt.
Sollten keine oder zu wenige Daten angezeigt werden, so sind Sie wahrscheinlich nicht berechtigt, alle Kundendaten einzusehen. Kontaktieren Sie in diesem Fall einen Kollegen aus dem Team „Administration“ oder „Verwaltung“.
Ein Klick auf eine Zeile der Tabelle öffnet die Kunden-Detailseite – mehr dazu weiter unten.
Neue Interessenten können vorerst nur im Partner Portal ( https://partnerportal.docuware.com/ssl/main.asp?sig=ser_mdw&a=1&lan=de&loc=de ) angelegt werden. Diese Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt in „Mein Business“ integriert.
1.4 Liste der Abonnements suchen, filtern und sortieren
Auch die Liste der Abonnements können Sie durchsuchen, filtern und sortieren.
In die Vertragsliste ist standardmäßig die Ansicht „Vertragsalarm“ integriert. Ein Klick auf den Button „Alarm“ filtert die Liste, so dass nur noch Abonnements angezeigt werden, die eines der folgenden Kriterien erfüllen:
- Die Laufzeit endete innerhalb der letzten 60 Tage. Eine etwaige Reaktivierung muss umgehend bestellt werden. Cloud Systeme werden 60-90 Tage nach Vertragsende gelöscht.
- Innerhalb der letzten 60 Tage wurde der Vertrag gekündigt. Innerhalb dieser 60 Tage kann der Vertrag ohne Gebühr reaktiviert werden.
- Die aktuelle Vertragsperiode endet innerhalb der nächsten 120/90/60/30 Tage. Eine automatische Verlängerung steht an.
Ein Klick auf eine Zeile in dieser Liste führt Sie zu der Vertragsdetailansicht im Partner Portal ( https://partnerportal.docuware.com/ssl/main.asp?sig=ser_mdw&a=1&lan=de&loc=de). Den Download der Lizenzdatei für ein DocuWare On-Premises-System finden Sie vorerst weiterhin dort. Die Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt in „Mein Business“ integriert.
