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Question:
What is My Business and how can I use it?

Answer:
“Mi negocio” es una sección dentro de “Mi Cuenta” en DocuWare, a la que solo se tiene acceso como Partner de DocuWare, además de determinados trabajadores seleccionados por usted mismo. Mi negocio irá sustituyendo gradualmente al Portal de Partners.

El requisito previo para poder acceder a “Mi negocio” es disponer de un ID de DocuWare vinculado a una empresa Partner de DocuWare. Para ello, un trabajador de su empresa que forme parte del equipo de “Gestión” o “Administración” (Mi cuenta > Gestionar personas) debe invitar a la persona que también deba tener acceso a la plataforma.

For more information on managing people, see DocuWare ID KBA-36956.

“Mi negocio” se divide en dos secciones:

Clientes y Prospectos: : Aquí podrá administrar los datos de sus clientes de DocuWare y encontrar información sobre sus contrataciones.
Recursos: Aquí encontrará material e información sobre los productos de DocuWare, que le servirán de ayuda en el Proceso De Venta.

 

1. Clientes y Prospectos
Bajo “Clientes y Prospectos” se enumerarán los clientes y potenciales clientes visibles para el trabajador designado, que haya iniciado sesión. .


1.1 Controlar la visibilidad de clientes, prospectos y suscriptores

Los clientes, prospectos y suscriptores, que puede ver un trabajador de una empresa partner, dependen de dos ajustes:

1.1.1 1. Contacto del Partner
El "Contacto del Partner” es un trabajador de su empresa, al cual le ha asignado un cliente o potencial cliente. Esta será la persona de contacto entre su empresa y el cliente o prospecto. La asignación de un trabajador a un cliente la deberá realizar un miembro de los equipos de “Gestión” o “Administración” en Clientes y Prospectos en la página de datos del cliente.

 

1.1.2 2. Visibilidad de los datos del cliente
En los ajustes Visibilidad de los datos del cliente aparecen los siguientes permisos:

  • Todos: El trabajador ve todos los clientes, prospectos y suscriptores en “Mi negocio”.
  • Algunos: El trabajador solo ve los clientes, prospectos y suscriptores para los que él haya sido asignado como "Contacto del Partner” específicamente (véase en 1).
  • Ninguno: El trabajador no ve ninguna información sobre los clientes, prospectos o suscriptores, aunque haya sido asignado como "Contacto del Partner”.


El ajuste, “Visibilidad de clientes”, se encuentra en el área Mi cuenta > Gestionar personas. Este ajuste solo lo pueden modificar trabajadores de los equipos de “Gestión” y “Administración”.
La asignación a los equipos de “Gestión” y “Administración” no repercute sobre la visibilidad de los datos del cliente. Los miembros de estos equipos pueden, entre otras cosas, controlar qué acciones están permitidas, por ejemplo, el cambio de "Contacto del Partner” o la descarga de una licencia para un contrato. :
Tres trabajadores de un Partner certificado de DocuWare: abajo en la captura de pantalla User 1, User 2 y User 3 están asignados respectivamente como "Contacto del Partner” a cada uno de los tres clientes de DocuWare A, B y C. No obstante, los permisos de “Visibilidad del cliente” son diferentes para cada trabajador.

Trabajador User 1 con visibilidad: “Todos”, equipo: “Administración”:
Él ve a los tres clientes, aunque sólo haya sido asignado a un cliente como Contacto del Partner.

Trabajador User 2 con visibilidad: “Ninguno”, equipo: “Administración”:

No ve ningún cliente, ni ningún contrato, aunque esté designado como Contacto del Partner para el Cliente A. El hecho de que él esté en el equipo “Administración” no cambia nada. Como miembro de este grupo, tiene permiso para controlar la visibilidad de los datos de cada trabajador y podría cambiar su ajuste a “Todos” y recibir acceso a los correspondientes clientes y sus datos de contrato.

Trabajador User 3 con visibilidad: “Algunos”, equipo: “Colaboración”:
EÉl ve al Cliente C, ya que ha sido asignado como Contacto del Partner. Los demás clientes no son visibles para él. 

 

1.2 Asignación del Contacto del Partner

Un clic sobre una línea de la lista de clientes abre la página informativa con los datos principales del cliente o prospecto guardados en DocuWare. Informe a los responsables de la gestión de datos de DocuWare (Data.Management@DocuWare.com) si identifica algún dato desactualizado.
Asigne un trabajador como Contacto del Partner a cada cliente y prospecto. De este modo, sus contactos de DocuWare estarán informados sobre quien es la persona de contacto para cualquier información sobre un cliente o prospecto.
El trabajador designado como "Contacto del Partner”, además, recibirá notificaciones automáticas sobre el sistema de DocuWare Cloud de sus clientes, por ejemplo, cuando quede poco espacio de almacenamiento o haya una actualización pendiente.

 

1.3 Filtrar y clasificar la lista de los clientes y prospectos

Puede filtrar, clasificar y buscar en la lista de clientes y prospectos, y mostrar u ocultar las diferentes columnas o cambiar su orden. Los ajustes se guardarán para que siempre vuelva a la última vista configurada:

Si su ID de DocuWare está vinculado con varias ubicaciones, puede filtrar en la columna "Partner Asociado” a los clientes y prospectos por su ubicación. Es posible seleccionar varias opciones..
Si no se muestran datos o se muestran muy pocos, probablemente no esté autorizado para ver todos los datos del cliente. En ese caso, póngase en contacto con un/a compañero/a del equipo de “Gestión” o “Administración”.
Un clic sobre una línea de la tabla abre la página informativa de los datos del cliente. Más información al respecto a continuación.

Los nuevos prospectos solo pueden ser creados, de momento, en el Portal de Partners
( https://partnerportal.docuware.com/main.asp?sig=ser_mdw&lan=en&loc=in). Esta función se integrará más adelante en "Mi negocio”.

 

1.4 Buscar, filtrar y clasificar en la lista de los suscriptores.

También puede buscar, filtrar y clasificar la lista de los suscriptores.
A screenshot of a computer<br><br>Description automatically generated

En el listado de suscripciones viene integrada por defecto la vista "Alerta”. Un clic sobre el botón “Alerta” filtra la lista de manera que solo se muestren los suscriptores, que cumplen alguno de los siguientes criterios:
  • El periodo de validez finalizó en los últimos 60 días. Puede que sea necesario pedir una reactivación. Los sistemas en la nube se borran a los 60-90 días tras la finalización del contrato.
  • El contrato rescindió en los últimos 60 días. Dentro de esos 60 días es posible reactivar el contrato sin coste alguno..
  • El periodo del contrato actual finaliza en de los próximos 120/90/60/30 días. Está pendiente una extensión automática.

Un clic sobre una línea de esta lista, le dirigirá a la vista de los detalles del contrato en el Portal de Partners (https://partnerportal.docuware.com/main.asp?sig=ser_mdw&lan=en&loc=in).
De momento seguirá encontrando allí la descarga del archivo de licencia para un sistema de DocuWare on-premise. Esta función se integrará más adelante en “Mi negocio”.