Question :
Comment utiliser le nouveau DocuWare ID sur le site Internet et avec les fonctionnalités associées ?
Réponse :
1. Qu'est-ce qu'un DocuWare ID et quelles sont les fonctions qui y sont associées ?;
1.1 Fonctions générales
1.2 Fonctions spéciales pour les partenaires DocuWare
2. Comment créer mon DocuWare ID ?
2.1 Créer un DocuWare ID
2.2 Se lier à une entreprise
2.3 Inviter de nouvelles personnes dans l'entreprise
3. Comment gérer mon DocuWare ID ?
3.1 Créer des droits d'équipe pour les clients DocuWare
3.2 Créer des droits d'équipe pour les partenaires DocuWare
- Pourquoi ne puis-je pas me connecter au portail d'assistance ? DocuWare ID est disponible.
- Comment puis-je retirer mon assignation à une entreprise ?
- Comment puis-je retirer l'assignation d'autres membres à une entreprise ?
- Uniquement pour les partenaires : Comment puis-je conserver ma certification après avoir changé d’entreprise ?
- Uniquement pour les partenaires : J'ai un DocuWare ID et je ne peux toujours pas me connecter à l’Académie DocuWare.
- Pourquoi ne puis-je pas voir les informations relatives aux clients dans My Business ?
1. Qu'est-ce qu'un DocuWare ID et quelles sont les fonctions qui y sont associées ?
Outre l'accès à votre Client Web, vous disposez d'un compte DocuWare personnel, qui correspond à votre DocuWare ID. Ce compte personnel vous permet d'accéder à de nombreux services spéciaux destinés aux clients DocuWare, tels que l'assistance. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous. Pour utiliser l'ensemble des fonctionnalités, vous devez lier votre compte personnel à une entreprise.
Cela vous permet d'accéder aux fonctions suivantes:
- Accédez au système de tickets d'assistance DocuWare. Communiquez directement et facilement avec nos experts.
- Maintenance à distance via TeamViewer pour un dépannage rapide
- Créez et répondez aux messages dans les forums de la communauté. Partagez vos expériences avec d'autres utilisateurs de DocuWare.
1.2 Fonctions spéciales pour les partenaires DocuWare
En tant que partenaire DocuWare, vous pouvez accéder à deux options supplémentaires :
- Participer aux cours de l'Académie DocuWare
- Gérer les employés et les clients DocuWare de l'unité commerciale via "My Business"
Choisissez votre rôle ci-dessous et découvrez comment créer un DocuWare ID étape par étape et le relier à vos entreprises.
2. Comment créer mon DocuWare ID ?
2.1 Créer un DocuWare ID
1. Sur le site Web de DocuWare, cliquez sur « Mon compte » et sélectionnez « S'inscrire gratuitement ».
2. Saisissez votre adresse e-mail et un mot de passe sécurisé.
3. Vous recevrez automatiquement un e-mail contenant un code à saisir sur la page d'inscription. Si vous ne recevez pas d'e-mail, veuillez vérifier votre dossier de courrier indésirable.
4. Vous pouvez maintenant cliquer sur „Mon Compte" et compléter votre profil personnel sous « Général ».
À l'étape suivante, reliez votre compte personnel à votre entreprise.
Remarque : seuls les membres des équipes « Administration » ou « Direction » ont le droit d'inviter de nouvelles personnes dans une entreprise. Vous pouvez en savoir plus sur la gestion des droits ici.
1. Pour vous lier à une entreprise, vous devez être invité par e-mail. Pour cela, contactez votre administrateur système DocuWare. Vérifiez votre dossier de courrier indésirable si nécessaire.
2. Après avoir accepté l'invitation, vous allez être redirigé vers la page d'invitation.
Remarque : si vous n'avez pas encore de DocuWare ID, vous devrez en créer un dans les pages suivantes.
3. Remplissez tous les champs requis pour compléter l'invitation.
4. Confirmez que le nom de l'entreprise est correct et donnez votre accord pour partager vos informations personnelles avec vos nouveaux collègues.
5. Félicitations ! Vous êtes désormais lié à votre entreprise.
2.3 Inviter de nouvelles personnes dans l'entreprise
Les personnes supplémentaires ne peuvent être invitées que par les membres des équipes « Administration » et « Direction » et elles sont automatiquement ajoutées à l'équipe « Collaborations ».
1. Ainsi, si vous êtes membre d'« Administration » ou de « Direction », connectez-vous à „Mon Compte“ et allez dans la section « Entreprise ».
2. Indiquez l'entreprise dans laquelle vous souhaitez inviter quelqu'un.
3. Sélectionnez « Gérer les personnes » et « Inviter de nouvelles personnes ».
Pour plus d'informations sur la gestion des droits, consultez l'article → 3. Comment gérer mon DocuWare ID ?
4. Saisissez l'adresse e-mail de la personne qui rejoindra l'entreprise.
5. Votre invitation est en route vers le destinataire !
6. Si vous souhaitez inviter d'autres personnes, il vous suffit de cliquer sur « Inviter plus ».
Remarque : Les membres des équipes « Administration » et « Direction » sont automatiquement avertis par e-mail lorsque des invitations ont été envoyées et acceptées.
3. Comment gérer mon DocuWare ID ?
Les droits des employés sont déterminés par leur appartenance à une équipe. Les autorisations sont prédéfinies pour chaque équipe et ne peuvent pas être modifiées.
Vous pouvez accéder à tout moment au résumé des droits de l'équipe via le menu latéral dans « Gérer les personnes ».
3.1 Créer des droits d'équipe pour les clients DocuWare
Les clients DocuWare disposent de trois équipes différentes (voir également la capture d'écran ci-dessous).
Seuls les membres des équipes « Administration » ou « Direction » ont le droit de modifier les droits d'équipe des membres de l'entreprise.
Si vous faites partie de l'équipe « Administration », vous ne pouvez pas rétrograder des administrateurs ou promouvoir des membres dans l'équipe « Administration ».
Dans l'espace client DocuWare ID, les employés peuvent être assignés à trois équipes : Administration, Direction et Collaboration.
Pour modifier les droits de l'équipe, procédez comme suit :
1. Connectez-vous à „Mon Compte“ et accédez à la section « Entreprise ».
2. Indiquez l'entreprise dans laquelle vous souhaitez modifier les droits d'un membre.
3. Sélectionnez le membre dont vous souhaitez modifier les droits.
4. Dans le menu assigné au membre, sélectionnez « Changer d'équipe ».
5. Indiquez l'équipe à laquelle le membre doit appartenir. Cette opération modifie les droits d'équipe du membre sélectionné.
3.2 Créer des droits d'équipe pour les partenaires
Une entreprise partenaire de DocuWare peut assigner des employés à 4 équipes différentes. En fonction de l'appartenance à l'équipe, les employés reçoivent des autorisations prédéfinies différentes, qui ne peuvent pas être modifiées. Seuls les membres des équipes « Administration » ou « Direction » ont le droit de modifier les droits d'équipe des membres de l'entreprise. Si vous faites partie de l'équipe « Administration », vous ne pouvez pas rétrograder des administrateurs ou promouvoir des membres dans l'équipe « Administration ».
En tant que partenaire, 4 équipes de droits sont à votre disposition : Administration, Direction, Licences et Collaboration.
Pour modifier les droits de l'équipe, procédez comme suit :
1. Connectez-vous à « Mon compte » et accédez à la section « Entreprise ».
2. Indiquez l'entreprise dans laquelle vous souhaitez modifier les droits d'un membre.
3. Sélectionnez le membre dont vous souhaitez modifier les droits.
4. Allez dans le menu du membre et sélectionnez « Changer d'équipe ».
5. Indiquez l'équipe à laquelle le membre doit appartenir.
6. Cette opération modifie les droits d'équipe du membre sélectionné.
Pour terminer l'enregistrement de votre DocuWare ID, vous devez relier votre compte personnel à votre entreprise. Contactez votre administrateur système et suivez les étapes ci-dessous: Se lier à une entreprise
Remarque : Si vous êtes lié à plusieurs entreprises et que vous supprimez le lien, les liens vers toutes les autres entreprises seront également supprimés. Vous pouvez supprimer des entreprises supplémentaires sans affecter les autres liens.
1. Connectez-vous à « Mon compte » et accédez à la section « Entreprise ».
2. Sélectionnez l'entreprise dont vous souhaitez supprimer le lien et cliquez sur « Supprimer ».
3. Le lien vers cette entreprise est maintenant supprimé et ne sera plus affiché dans votre DocuWare ID. Pour relier à nouveau votre compte à cette entreprise, une autre invitation est nécessaire.
Remarque : seuls les membres des équipes « Administration » ou « Direction » ont le droit de supprimer des membres d'une entreprise.
1.Connectez-vous à „Mon Compte“ et accédez à la section « Entreprise ».
2. Indiquez l'entreprise dont vous souhaitez supprimer un membre.
3. Cliquez ensuite sur « Gérer les personnes ».
4. Identifiez le membre que vous souhaitez supprimer.
5. Sélectionnez « Supprimer » dans le menu du membre.
6. Le membre a été supprimé de l'entreprise.
Si vous changez d'employeur, modifiez votre adresse e-mail (DocuWare ID) et les liens de votre entreprise comme suit :
1. Connectez-vous avec votre DocuWare ID existant (login.docuware.com).
2. Modifiez l'adresse e-mail de votre DocuWare ID sous Mon compte > Compte.
3. Allez dans Mon compte > Entreprise et supprimez le lien vers votre ancien employeur (si ce dernier ne l'a pas déjà fait).
4. Pour effectuer le changement d'entreprise, un membre de l'équipe Administration/Direction (de la nouvelle entreprise) doit envoyer un lien d'invitation à votre adresse e-mail mise à jour sous Mon compte > Personnes.
5. Une fois que vous aurez accepté l'invitation, vous serez lié à la nouvelle entreprise.
6. Vous trouverez également vos certifications dans l'Académie avec votre adresse e-mail mise à jour et votre nouvelle entreprise.
Pour terminer l'enregistrement de votre DocuWare ID, vous devez relier votre compte personnel à votre entreprise. Contactez votre administrateur système et suivez les étapes ci-dessous: Se lier à une entreprise
Si vous n'arrivez pas à voir vos clients listés dans My Business, assurez-vous de vérifier ce KBA.