Il flusso di lavoro di sincronizzazione del file cabinet consente di sincronizzare uno o più file cabinet di DocuWare, in cui un file cabinet è sempre il master e uno o più file cabinet satellite. I satelliti devono avere la stessa struttura del file cabinet principale. Un raccoglitore satellite può fungere da master per altri raccoglitori satellite.
Per definire un archivio come satellite, è necessario attivare l'opzione "Abilita satellite" nella prima scheda della procedura guidata di creazione dell'archivio.
La sincronizzazione riguarda i documenti e le voci di database associate. Quando si crea il flusso di lavoro di sincronizzazione del file cabinet, si specifica anche se il testo completo dei documenti deve essere esportato o meno durante la sincronizzazione.
Campi di mappatura
Quando si imposta un processo di sincronizzazione, è necessario mappare i campi indice del file cabinet satellite con i campi indice del file cabinet master. Per quanto possibile, è meglio utilizzare tipi di campo identici di DocuWare. Le seguenti mappature sono legittime:
- I campi numerici possono essere mappati solo su campi numerici. Inoltre, i tipi di campo del database dei campi indice devono corrispondere. Pertanto, non è possibile mappare un campo indice di tipo INT32 a un campo indice di tipo INT24.
- Icampi di testo possono essere mappati solo su campi di testo. Quando si utilizzano campi di testo di lunghezza variabile, la sincronizzazione può troncare le informazioni dell'indice.
- Icampi data possono essere mappati solo su campi data e i campi annotazione solo su campi annotazione.
Il flusso di lavoro di sincronizzazione del file cabinet non è disponibile in DocuWare BUSINESS.
Se un raccoglitore viene utilizzato come raccoglitore satellite, il GUID del raccoglitore master viene inserito nel raccoglitore satellite per evitare che più di un raccoglitore funga da master per questo satellite.
Il GUID del file cabinet master viene richiesto ogni volta che si esegue una sincronizzazione. Se è diverso dal GUID originale, la sincronizzazione viene interrotta. Se il raccoglitore deve fungere da satellite per un raccoglitore diverso da quello principale, tutti i documenti del raccoglitore satellite devono essere cancellati. È quindi necessario inserire manualmente il GUID del nuovo schedario principale. Andare a: <Organizzazione x> / schedario / < schedario x> / Impostazioni generali / Opzioni.
Se si desidera eliminare i documenti da un archivio satellite durante un'esecuzione di sincronizzazione se sono stati eliminati dall'archivio principale, è necessario riavviare il client DocuWare tra la prima e le successive esecuzioni del flusso di lavoro di sincronizzazione, oppure chiudere e riaprire l'archivio principale sul client DocuWare.
Se un nuovo documento COLD, ovvero un documento all'interno di un file CL5, viene sincronizzato in una sincronizzazione del raccoglitore, nel raccoglitore da aggiornare viene creato un nuovo file CL5 contenente il documento e le relative voci del database.
Se in seguito si modificano le voci dell'indice per questi documenti in uno dei raccoglitori, alla successiva sincronizzazione del raccoglitore verranno aggiornate solo le voci del database nell'altro raccoglitore. Il file CL5 e le voci di indice che contiene per il documento non vengono aggiornati durante la sincronizzazione. Di conseguenza, le voci dell'indice memorizzate nel database e quelle contenute nel file CL5 non sono più coerenti. In caso di ripristino, le voci di indice più vecchie contenute nel file CL5 verranno utilizzate per ricostruire le voci del database.
Quando un archivio viene sincronizzato, vengono trasferiti anche i flag dei documenti associati: Protetto, Freddo, Bloccato e Cancellato.
Caratteristiche speciali del flag Protetto:
I documenti con il flag Protetto possono essere sincronizzati solo se il flusso di lavoro di sincronizzazione viene eseguito da un utente che è il proprietario del raccoglitore.
Caratteristiche speciali del flag Checked Out:
Il documento sarà ancora contrassegnato come in uscita nel raccoglitore di destinazione e avrà ancora l'ID utente originale, in modo che il documento rimanga in uscita per quell'utente. Tuttavia, se questo utente non esiste nel sistema di destinazione o non ha diritti sul file cabinet di destinazione, solo il proprietario del file cabinet potrà accedere al documento.
Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dalla lingua inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla/le versione/i originale/i del/i prodotto/i in inglese. Potrebbero esserci errori minori, come nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi troverai che è sufficientemente informativa. In caso di dubbio, fai riferimento alla versione inglese di questo articolo.